آداب میزبانی در جلسه مصاحبه

همیشه اولین برخوردها، از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار بوده خصوصا زمانی که این احتمال وجود دارد اولین برخورد زمینه ساز یک همکاری طولانی مدت باشد و حتی اگر اینگونه نباشد، تصویر سازی ذهنی برای فرد مهمان ایجاد می‌کند.

اولین برخورد در سازمان‌ها، بیشتر در جریان فرآیند جذب و استخدام صورت می‌گیرد، زمانی که یک سازمان با انتشار آگهی استخدام خود از طریق کانال‌ها و منابع مختلف این فرصت را ایجاد می‌کند تا افراد متعددی با تخصص مرتبط با آن اگهی شغلی، اولین ارتباط را برقرار کنند.

در این مقاله سعی بر این هست تا با ارایه نکاتی، کیفیت جلسات مصاحبه استخدامی که ارتقا دهید و از این فرصت برای رشد و ارتقا جایگاه برند کارفرمایی سازمان خود استفاده کنید. توجه داشته باشید که توجه به زمان و سرمایه خود و فرد مصاحبه شونده بسیار مهم بوده و این نگاه باعث شکل گیری نگرش اهمیت به سرمایه‌های انسانی در سازمان شما می‌باشد.

بنابراین توصیه می‌شود برای جلسه مصاحبه وقت صرف کنید، چون هزینه نیست بلکه اندوخته سرمایه انسانی و سازمانی شماست.

آداب میزبانی جلسات مصاحبه حضوری 

گاهی اوقات توجه به ساده‌ترین نکات، بیشترین ارزش افزوده را برای شما به ارمغان می‌آورد. به عنوان مثال وقتی جلسه مصاحبه تنظیم می‌کنید:

1. قبل از حضور مصاحبه شونده، مکان مصاحبه را مشخص کنید.
2. به زمان خود و فرد مقابل احترام گذاشته و دو، سه روز قبل از تاریخ مدنظر، با فرد مصاحبه شونده تاریخ جلسه را نهایی کنید.
3. اجازه دهید رایحه خوشی در فضای مصاحبه جریان داشته باشد.
4. مکان مصاحبه به دور از سر و صدا و شلوغی باشد.
5. قرار نیست فقط صحبت کنید، شاید یک لیوان چای کنار هم نوشیدن به شما و طرف مقابل آرامش خاطر بدهد، لوازم پذیرایی اندکی در محل مصاحبه قرار بدهید.
6. صحبت‌های زیادی قرار هست رد و بدل شود، تعدادی کاغذ یادداشت و خودکار در نظر بگیرید تا شما و مصاحبه شونده امکان یادداشت برداری داشته باشید.
7. شاید نیاز داشته باشید که فرم مشخصات فرد مصاحبه شونده را برای آرشیو سازمان، در اختیار داشته باشید، سعی کنید قبل از برگزاری جلسه با استفاده از رزومه وی، قسمت‌های ممکن را تکمیل کرده تا فرد مصاحبه شونده فقط قسمت‌هایی که در رزومه وجود ندارد را تکمیل کند.
8. در این روزهای پرمشغله، نیاز به یادآوری، بیشتر از قبل احساس می‌شود؛ چند ساعت قبل از زمان جلسه تماس گرفته و از مصاحبه شونده مجددا دعوت کنید تا در جلسه حاضر شود تا متوجه این موضوع شود که مشتاق حضور و دیدار وی هستید.
9. در بدو ورود مصاحبه شونده، از وی استقبال گرمی داشته باشید و به اتاق مصاحبه راهنمایی‌اش کنید.
10. در ابتدای مصاحبه، برنامه پیش رو و زمان در نظر گرفته شده را با هم چک کنید تا با آرامش خاطر و تمرکز به موضوع جلسه بپردازید.
11. در جلسه مصاحبه سعی کنید شناخت خوبی از یکدیگر در ابعاد شخصیتی، رفتاری، کاری و تخصصی داشته باشید؛ دنبال مچ گیری و تحقیر نباشید.
12. در انتهای جلسه مصاحبه با یک نامه حاوی محتوای قدردانی (در صورت امکان همراه با یک هدیه کوچک) از حضور وی تشکر و بدرقه‌اش کنید.
13. چند ساعت بعد از اتمام جلسه مصاحبه، با ارسال یک ایمیل از حضور وی مجدد تشکر کنید و بیان کنید که تا چه زمانی باید منتظر پاسخ شما باشد.

کرونا و چالش مصاحبه‌های آنلاین

به واسط شیوع بیماری کرونا و پس از آن نیز، فرهنگ استفاده از تجهیزات و فناوری‌های دیجیتال رونق بسیار گرفت و باعث این شد تا برخی از تعاملات و ارتباطات نیز به صورت آنلاین صورت پذیرد. حضور در جلسات آنلاین نیز همانند جلسات حضوری آداب و رفتاری دارد که بایستی در نظر گرفته شود.
جلسات آنلاین، استرس کمتری نسبت به جلسات حضوری ندارد، درست است که نیازی به درنظر گرفتن زمان رفت و آمد نیست ولی باید از برقرار بودن ارتباط مطئمن بود، همین شاید مهم‌ترین دغدغه در جلسات آنلاین باشد.
علاوه بر نکاتی که بالاتر برای جلسات حضوری گفته شد (که برخی از آنها برای جلسات آنلاین هم کاربرد دارد) موارد زیر برای ارتقای کیفیت جلسات آنلاین،کمک کننده هست.

آداب میزبانی جلسات مصاحبه آنلاین

1. قبل از برگزاری جلسه مصاحبه، لینک جلسه و یک راه ارتباطی مطمئن و پاسخگو برای شرایط خاص را برای مصاحبه شونده بفرستید و مطمئن شوید که دریافت کرده‌اند.
2. یک فایل راهنما برای حضور مصاحبه شونده در جلسه آماده کنید و با هم یک سری اصول حضور در جلسه آنلاین از لحاظ فنی و رفتاری رو مرور نمایید.
3. 15 دقیقه قبل از شروع جلسه آنلاین باشید و اگر فرد مصاحبه شونده زودتر از زمان جلسه آنلاین شد، با پخش یک موزیک لایت زمان انتظار برای شروع جلسه را لذت بخش کنید.
4. در جلسه مصاحبه به صورت ویدئویی حضور داشته باشید و مطمئن شوید که پشت زمینه مناسبی انتخاب کردید.
5. ابتدای جلسه کیفیت صدا و تصویر را چک کنید.
6. اگر اینترنت مصاحبه شونده کیفیت خوبی نداشت، ابتدا دقایقی را به صورت تصویری در جلسه حضور داشته باشید تا ارتباط خوبی شکل بگیرد و ادامه جلسه را صوتی پیش ببرید.
7. اگر زمان جلسه مصاحبه به درازا کشید، زمان استراحت در نظر گرفته تا هم شما و هم مصاحبه شونده زمان برای تنفس کوتاهی داشته باشید.

سخن آخر

میزبانی خوب علاوه بر اینکه جزئی از فرهنگ و سنت ایرانی‌ها بوده، برای مهمان نیز تجربه خوب و لذت بخشی را به همراه دارد. در جلسه مصاحبه که بخشی از فرآیند جذب و استخدام سازمان شما می‌باشد، رعایت این نکات در کنار دیگر رفتار‌های حرفه‌ای می‌تواند تجربه لذت بخشی از اولین دیدار برای فرد مصاحبه شونده ایجاد کند.

این امر، علاوه بر انتقال حس خوب و فراهم کردن شرایط مناسب برای شناخت بهتر یکدیگر، به ارتقا برند کارفرمایی سازمان شما نیز منجر خواهد شد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

نویسنده: علیرضا صفار

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده