HRIS سیستم اطلاعاتی منابع انسانی چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راهکار نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارکنان یک سازمان استفاده می‌شود. به طور اساسی، تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای افزایش کارایی و اتخاذ تصمیمات مبتنی بر داده‌ها استفاده می‌کنند.

در این مقاله یاد می‌گیریم، HRIS چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟ کدام سازمان‌ها به آن نیاز دارند و چگونه می‌توان بهترین HRIS را انتخاب کرد.

HRIS چیست؟

HRIS مخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی(Human Resources Information System) یا نرم‌افزار اطلاعات منابع انسانی است. تیم‌های منابع انسانی از HRIS برای مدیریت، ذخیره، سازمان‌دهی و پیگیری اطلاعات کارکنان و سازمان استفاده می‌کنند و به آنها کمک می‌کند تا وابستگی خود به پرونده‌های کاغذی را کاهش دهند، کارآمدتر عمل کنند و تصمیمات مبتنی بر داده‌های بیشتری اتخاذ کنند.

به عبارت دیگر HRIS یک پایگاه داده انسانی است که می‌تواند به شما کمک کند تا جزئیات مهمی درباره کارکنان را پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کنید، از جمله:

– نام و اطلاعات تماس
– مشخصات دموگرافیک (مانند تاریخ تولد، جنسیت و شماره کارمندی)
– اطلاعات شغلی مانند پوزیشن، دپارتمان و وضعیت شغلی (مانند تمام‌وقت، نیمه‌وقت، پیمانکار و غیره)
– حقوق و دستمزد و مزایا
– موجودی و درخواست‌های مرخصی

قدرت سیستم‌های HRIS این است که یک منبع واحد از داده‌های دقیق درباره همه افراد در سازمان ارائه می‌دهند.

در اکثر موارد، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی شامل ویژگی‌های اساسی لازم برای مدیریت جامع منابع انسانی است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی منابع انسانی را مدیریت و خودکار کنند. سیستم‌های پیشرفته‌تر HRIS فراتر از پیگیری داده‌های پایه رفته و قابلیت‌های گزارش‌دهی را نیز فراهم می‌کنند.

پیش‌بینی می‌شود که بازار نرم‌افزارهای منابع انسانی تا سال ۲۰۲۸ به ۳۳.۵۷ میلیارد دلار برسد، با نرخ رشد سالانه ترکیبی بیش از ۱۰٪.

HRIS، سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی: تفاوت چیست؟

بسیاری از اصطلاحات برای HRIS وجود دارد از جمله سیستم HRIS، نرم‌افزار HRIS و نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی. اما در نهایت، همه این اصطلاحات مترادف هستند.

HRIS در کدام فانکشن‌های منابع انسانی کمک می‌کند؟

۱. مدیریت داده‌های کارکنان

مدیریت داده‌های کارکنان به جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی اطلاعات کارکنان اشاره دارد و می‌توان آن را به عنوان مهم‌ترین ویژگی هر سیستم اطلاعات منابع انسانی در نظر گرفت و دلیل استفاده بسیاری از سازمان‌ها از آن است.

این قابلیت به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا حجم کاغذها کاهش یابد، اطلاعات را به‌روز نگه دارند و قابلیت جستجو و دسترسی به اطلاعات را بهبود ببخشند.

متخصصان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از HRIS و امضای الکترونیکی به جای اسناد کاغذی، تا ۲ ساعت از زمان مدیریت اداری را صرفه‌جویی کنند.

2. مدیریت زمان و حضور

این ماژول داده‌های زمان و حضور کارکنان را جمع‌آوری می‌کند. این داده‌ها به‌ویژه برای کارگران شیفتی موثر عمل می‌کند.

در گذشته (در برخی شرکت‌ها هنوز هم این روش وجود دارد) کارکنان معمولاً ساعات کاری خود را روی یک تکه کاغذ می‌نوشتند. سپس فرد مسئول داده‌ها را به صورت دستی در یک سیستم ردیابی وارد می‌کرد و بر اساس این داده‌ها، دستورات پرداخت ایجاد می‌شد.

در محیط کار دیجیتالی امروز، کارگران معمولاً با اثر انگشت یا با کارت‌هایی که با HRIS شرکت همگام‌سازی شده‌اند، وارد کار می‌شوند. این امر زمان دقیقی برای ورود و خروج افراد را ارائه می‌دهد و هر گونه مشکل در تأخیر به راحتی قابل شناسایی است.

۳. مدیریت پرداخت و مزایا

HRIS، فرآیند پرداخت به کارکنان یک سازمان را خودکار می‌کند. داده‌ها و اطلاعات مربوط به استخدام‌های جدید معمولاً در این ماژول وارد می‌شوند. گاهی اوقات با داده‌های زمان و حضور ترکیب می‌شوند و در پایان ماه، دستورات پرداخت ایجاد می‌شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم اطلاعات منابع انسانی، مدیریت مزایا است. مزایای کارکنان جنبه‌ای اساسی از جبران خدمات هستند و در این سیستم مدیریت می‌شوند.

این سیستم به عنوان یک پلتفرم متمرکز برای مدیریت برنامه‌های مختلف مزایا عمل می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد به راحتی به انتخاب‌های مزایای خود دسترسی پیدا کنند و آنها را تغییر دهند.

4. گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

این ویژگی امکان ایجاد گزارش‌های خودکار منابع انسانی در موضوعات مختلفی مانند خروج کارکنان، غیبت، عملکرد و غیره را فراهم می‌کند. تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات بهتر در حوزه مدیریت منابع انسانی کمک‌کننده است.

این مقاله را مطالعه کنید: گزارش منابع انسانی چیست و چطور تهیه می‌شود؟ (+نمونه)

5. خدمات خودکار کارکنان

همان‌طور که در بالا ذکر شد، شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای بر این تمرکز دارند که کارکنان و سرپرستان مستقیم آنها، داده‌های خود را مدیریت کنند.

با HRIS، کارکنان می‌توانند موجودی مرخصی خود را بررسی کنند و نیازی به ارائه هیچ نوع کاغذ فیزیکی به مدیر خود ندارند. HRIS درخواست را به مدیر می‌فرستد و مدیر در سیستم، مرخصی را بررسی و تأیید می‌کند.

5 مزیت کلیدی HRIS

۱. بهبود نگهداری سوابق

HRIS به عنوان یک سیستم نگهداری سوابق عمل می‌کند که تغییرات مرتبط با کارکنان را پیگیری می‌کند. به همین دلیل، HRIS به عنوان منبع اصلی درباره داده‌های پرسنلی محسوب می‌شود. با یک HRIS، دیگر نیازی به جستجو در کمدهای بایگانی و صفحات گسترده نخواهید داشت و می‌توانید از ورود دستی داده‌ها در چندین سیستم صرف‌نظر کنید. تمامی داده‌های کارکنان در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود، بنابراین هر اطلاعاتی که نیاز دارید به راحتی قابل جمع‌آوری، پیگیری، به‌روزرسانی و جستجو در چند ثانیه است.

2. زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد

حتی وظایف زمان‌بر و دستی منابع انسانی می‌توانند با HRIS سریع و آسان شوند. به عنوان مثال، کارکنان به طور میانگین سالانه سه روز مرخصی گزارش نشده دارند. این ممکن است به نظر جزئی بیاید، اما با میانگین حقوق ۲۲.۱۲ دلار در ساعت، سه روز مرخصی گزارش نشده به سرعت به ۵۳۰.۸۸ دلار در سال برای هر کارمند می‌رسد.

3. فضای بیشتری برای استراتژیک‌تر بودن خواهید داشت.

با کاهش وظایف عملیاتی دستی، می‌توانید مهارت‌ها و زمان ارزشمند خود را بر روی اقدامات استراتژیک منابع انسانی مانند بهبود حفظ کارکنان، افزایش بهره‌وری تیم و شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی، صرف کنید.

4. کارکنان شما تجربه بهتری خواهند داشت.

تعامل روان با HRIS شرکت شما می‌تواند تأثیر مثبتی بر تجربه دیجیتال کارکنان شما داشته باشد و به تبع آن، تجربه کارکنان را بهبود بخشد.

5. گزارش‌دهی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت.

یک HRIS می‌تواند به شما کمک می‌کند داده‌های دقیق و به موقع از منابع انسانی سازمان گزارش دهید که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.

چگونه یک HRIS انتخاب کنیم؟

انتخاب HRIS مناسب می‌تواند به نظر کار دشواری بیاید. در زیر یک نمای کلی از فرآیند پیاده‌سازی HRIS در ۶ مرحله آورده شده است:

۱. مسیر رشد خود را در نظر بگیرید

تعداد کارکنان شما یکی از مهم‌ترین عواملی است که باید هنگام انتخاب HRIS در نظر بگیرید. سیستم‌های مختلف HRIS برای اندازه‌های مختلف شرکت طراحی شده‌اند و مهم است که سیستمی را انتخاب کنید که بتواند نیازهای شما را در حال و آینده برآورده کند. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است فقط به یک HRIS پایه برای مدیریت داده‌های کارکنان، درخواست‌های مرخصی و عملکردهای پایه حقوق و دستمزد نیاز داشته باشند.
اما اگر شما صدها یا هزاران کارمند دارید، به یک HRIS نیاز خواهید داشت که بتواند عملکردهای پیچیده‌تری مانند مدیریت مزایا و مدیریت عملکرد را انجام دهد. این سیستم‌های پیچیده‌تر معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری مالی بالاتری دارند.

2. جستجو کنید

بررسی کنید که ذینفعان مختلف، چه انتظاراتی از HRIS دارند. بر اساس این نیازها و پس از بررسی لیست الزامات HRIS، می‌توانید تامین‌کنندگان بالقوه را فهرست کنید.

سپس می‌توانید از این تامین‌کنندگان درخواست دمو کنید. ایده‌آل این است که در پایان این مرحله، یک تامین کننده مناسب HRIS را انتخاب کرده باشید.

3. برنامه‌ریزی و هماهنگی پیاده سازی را انجام دهید

در این مرحله، کمیته راهبری و تیم پیاده‌سازی را تشکیل دهید. کمیته راهبری معمولاً شامل نمایندگان ارشد از تامین کننده HRIS منتخب، مدیر منابع انسانی سازمان، مدیر پروژه داخلی و ترجیحاً یک کاربر ارشد از کسب‌وکار شماست.

۴. ارزیابی و تست کنید

سیستم جدید اطلاعات منابع انسانی خود را با تعدای کاربر تست کرده و بازخوردهای بهبود را ارائه دهید.

۵. آموزش دهید.

قبل از راه‌اندازی، باید برای کارکنان خود آموزش‌هایی را آماده کنید، همچنین صفحه سوالات متداول و سایر اسناد پشتیبانی را تهیه کنید.

۶. اجرا و نگهداری را پیش ببرید

پس از اینکه تمام فرآیندهای پشتیبانی شما در جای خود قرار گرفت، می‌توانید به‌طور رسمی HRIS خود را راه‌اندازی کنید. به یاد داشته باشید که به طور مداوم بازخورد جمع‌آوری کرده و مطالب آموزشی خود را مطابق با سیستم‌های در حال تحول به‌روزرسانی کنید. ارتباط مداوم و دقیق در این مرحله کلیدی است.

جمع‌بندی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) یک سیستم نرم‌افزاری است که به مدیریت و سازماندهی اطلاعات مربوط به منابع انسانی در سازمان‌ها کمک می‌کند. این سیستم شامل پایگاه داده‌ای است که تمامی اطلاعات پرسنل، سوابق شغلی، دستمزدها، مزایا، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، و سایر داده‌های مرتبط با نیروی کار را ثبت و ذخیره می‌کند.

در این مقاله به چرایی و چگونگی این سیستم‌ها پرداختیم با استفاده از HRIS، فرآیندهای مربوط به مدیریت منابع انسانی، مانند جذب نیرو، آموزش کارکنان، مدیریت حقوق و مزایا، برنامه‌ریزی نیروی کار، و گزارش‌دهی، ساده‌تر و کارآمدتر می‌شوند.

منابع

https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris/

https://www.bamboohr.com/blog/what-is-an-hris

نویسنده: سونیا جلالی