گام‌های لازم برای موفقیت مدیر منابع انسانی در 90 روز اول

تبریک می‌گویم! شما به تازگی به جایگاهی برجسته در حوزه منابع انسانی دست یافته‌اید. اکنون از شما انتظار می‌رود تیم اجرایی را در شناسایی و رفع نیازهای سازمان برای اجرای یک استراتژی جسورانه و چالش‌برانگیز یاری کنید. همچنین، لازم است عملکرد منابع انسانی را به سطحی برسانید که بتواند ارزشی استراتژیک برای سازمان ایجاد کند، در حالی که همچنان در اجرای فرآیندهای اساسی منابع انسانی برتری خود را حفظ می‌کنید. اعضای تیم رهبری مشتاق شنیدن ایده‌های شما هستند.

با این وجود، در مسیر جدید خود با چالش‌های متعددی روبرو هستید. باید عملکرد منابع انسانی را اصلاح کرده و ارزش‌آفرینی کنید؛ یک تیم جدید برای منابع انسانی تشکیل داده و روابط مؤثری با تیم‌های سازمان برقرار کنید؛ در عین حال، باید بین پاسخ‌گویی به الزامات قدیمی و ایجاد انتظارات جدید، تعادل برقرار کنید. همچنین نیاز است برنامه‌ای طراحی کنید که هم چشم‌انداز بلندمدتی برای آینده ترسیم کند و هم شامل پیروزی‌های کوتاه‌مدت و ملموس باشد.

برای کمک به شما در مدیریت این چالش‌ها، پنج سؤال کلیدی همراه با زیرسؤال‌هایی پیشنهاد شده است. این سؤالات که بر اساس تجربه همکاری با رهبران ارشد منابع انسانی در دوره‌های گذار تدوین شده‌اند، به شما کمک می‌کنند تا سریع‌تر به بهره‌وری بالا دست یابید و تأثیرگذاری خود را به نمایش بگذارید.

۱. آیا من درک عمیقی از کسب‌وکار دارم؟

برای بهبود عملکرد منابع انسانی، باید این عملکرد با اهداف کسب‌وکار هماهنگ شود. هر تغییری که در افراد، ساختار یا روش‌های منابع انسانی ایجاد می‌کنید، باید در جهت دستیابی به اهداف کسب‌وکار باشد. آشنایی با کسب‌وکار نیازمند تسلط بر اصول اولیه‌ای چون صورت سود و زیان، ترازنامه، بررسی استراتژی‌های کسب‌وکار و درک دینامیک‌های صنعت است. این اصول به شما کمک می‌کند تا جزئیات عملکرد کسب‌وکار را بهتر درک کرده و منابع انسانی را به گونه‌ای طراحی و پیاده‌سازی کنید که به نتایج مطلوب منتهی شود.

آیا می‌دانم چگونه درآمدزایی می‌کنیم؟

هر کسب‌وکاری فرمول خاص خود را برای درآمدزایی دارد. شما باید بیاموزید که مشتریان چه کسانی هستند و چرا برای محصولات یا خدمات شما پول می‌پردازند. ممکن است بخواهید نقشه فرآیندی طراحی کنید که نحوه ایجاد، توسعه و ارائه محصولات یا خدمات شما به مشتریان را نشان دهد. این نقشه به شما کمک می‌کند تا درک بهتری از چگونگی ایجاد ارزش برای شرکت خود داشته باشید. علاوه بر این، لازم است نقشه جریان نقدی تهیه کنید که نشان دهد چگونه پول مشتریان مصرف می‌شود. این نقشه می‌تواند شامل سرمایه، تأمین، هزینه‌های اداری و سود باشد. این نقشه‌ها را می‌توانید با گفتگو با همکاران مالی و بازاریابی تهیه کنید. ممکن است آنها از توجه شما به محصولات و پول به جای افراد تعجب کنند، اما یادگیری عمیق‌تر در مورد کسب‌وکار برای بهبود عملکرد ضروری است. همچنین می‌توانید به ارائه‌های اخیر در جلسات هیئت‌مدیره یا جلسات مدیریت ارشد مراجعه کنید، جایی که معمولاً تحلیل‌هایی از صنعت و شرکت انجام می‌شود. آشنایی با افرادی که این ارائه‌ها را تهیه می‌کنند می‌تواند منبع خوبی برای کسب بینش‌های تجاری باشد.

آیا عملکرد کسب‌وکار را از دیدگاه‌های مختلف درک می‌کنم؟

ذی‌نفعان مختلف دیدگاه‌های متفاوتی در مورد کسب‌وکار دارند. در سه ماه اول، شما این فرصت را دارید که سؤالات اولیه اما کنجکاوانه بپرسید تا دیدگاه‌های آنها را بفهمید. این جلسات ۳۰ تا ۶۰ دقیقه‌ای به شما کمک می‌کنند بفهمید کسب‌وکار چگونه عمل می‌کند و به ذی‌نفعان نشان می‌دهند که شما چه بینش‌هایی ممکن است ارائه دهید.

• با مدیران ارشد در مورد کسب‌وکار، اهداف، تجربیات آنها با منابع انسانی و اینکه چگونه افراد و سازمان می‌توانند به آنها در دستیابی به اهدافشان کمک کنند صحبت کنید. بفهمید آنها چگونه به موضوع افراد و سازمان نگاه می‌کنند و مشخص کنید چگونه اهداف آنها از طریق اقدامات شما قابل دستیابی است.
• با مدیران مالی (CFO) در مورد الزامات مالی موفقیت گفتگو کنید. درباره ارزش بازار شرکت، به ویژه دارایی‌های نامشهود، و دیدگاه سرمایه‌گذاران نسبت به ارزش فعلی دارایی‌های نامشهود شرکت بیاموزید. معیارهای مالی مهم در این شرکت را بشناسید و از آنها بخواهید به شما کمک کنند سرمایه‌گذاری‌های منابع انسانی را با این معیارها هماهنگ کنید.
• با مشتریان در مورد عملکرد سازمانتان نسبت به رقبا گفتگو کنید. معیارهای خرید آنها چیست؟ آنها چه چیزی از شرکت شما بیشتر یا کمتر می‌خواهند؟ شهرت (یا برند) فعلی و مطلوب شرکت شما چیست؟ چگونه این مشتریان می‌توانند در طراحی شیوه‌های نوآورانه منابع انسانی که تجربیات و برند مطلوب آنها را ارائه دهد، مشارکت کنند؟
• با تحلیل‌گران و سرمایه‌گذارانی که شرکت شما را در بازار عمومی (یا در صورت وجود در یک منطقه یا کسب‌وکار) ارزیابی می‌کنند گفتگو کنید. بفهمید آنها هنگام ارزیابی شرکت به چه نکاتی توجه می‌کنند، شرکت شما در مقایسه با رقبا در زمینه دارایی‌های نامشهود چگونه رتبه‌بندی می‌شود، و برای افزایش اعتماد آنها چه تغییراتی باید انجام شود.

آیا تجربه مستقیم با محصول/خدمت دارم؟

گاهی اوقات، زمانی که تازه وارد یک شرکت می‌شویم، اطلاعات کافی درباره محصولات یا خدمات نداریم. در این شرایط، مفید است که مانند یک مشتری رفتار کنیم – محصول را بخریم، از خدمت استفاده کنیم، بررسی کنیم که رقبا در چه سطحی هستند و کشف کنیم که محصولات ما چگونه وعده‌ای را که به مشتریان داده‌ایم، برآورده یا نقض می‌کنند.

آیا با افراد کلیدی ارتباط برقرار می‌کنم؟

خارج از واحد منابع انسانی، با افرادی که قرار است با آن‌ها همکاری کنید آشنا شوید. از آن‌ها بخواهید درباره اهداف، چالش‌ها و نگرانی‌هایشان صحبت کنند تا بتوانید همکاری بهتری داشته باشید. زمانی را به صورت خصوصی با همکاران کلیدی بگذرانید و در این گفت‌وگوهای غیررسمی به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چرا این مسئولیت به من داده شده است؟ چه نقاط قوتی دارم که انتظار می‌رود در این موقعیت از آن‌ها بهره ببرم؟
• چه توصیه‌ای برای من در رابطه با تیمم دارید؟ قوی‌ترین و ضعیف‌ترین اعضای تیم من چه کسانی هستند؟
• چه کارهایی را در حال حاضر به خوبی انجام می‌دهیم؟ در چه زمینه‌هایی باید به طور جدی بهبود یابیم؟
• نقاط قوت و ضعف خاص سازمان که باید بدانم چیست؟
• چه موانعی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشم و از آن‌ها اجتناب کنم؟
• چه سبک‌های مدیریتی در اینجا موثرند و کدام‌ها کارایی ندارند؟

در واحد منابع انسانی، با تیم مستقیم خود و افرادی که به عنوان استعدادهای برتر شناسایی شده‌اند، آشنا شوید. زمانی را به صورت فردی و گروهی با آن‌ها بگذرانید و سوالات زیر را بررسی کنید:

• مشتریان داخلی منابع انسانی ما را چگونه می‌بینند؟
• تیم رهبری منابع انسانی چگونه ارزیابی می‌شود؟ چه اولویت‌هایی باید در نظر گرفته شود؟
• در چه زمینه‌هایی عملکرد خوبی داشته‌ایم و در کجا ضعف داریم؟
• سازمان درباره منابع انسانی چه نکاتی را مطرح می‌کند که باید توجه کنیم؟
• منابع انسانی چگونه تأثیر خود را بر کسب‌وکار اندازه‌گیری کرده است؟
• در سه سال گذشته در منابع انسانی چه چیزهایی موفق بوده و چه چیزهایی موفق نبوده است؟
• بازیکنان کلیدی شرکت چه کسانی هستند؟
• چه موانعی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشم و از آن‌ها اجتناب کنم؟
• چه سبک‌هایی در اینجا موثرند و کدام‌ها تاثیری ندارند؟

با مقایسه پاسخ‌ها از دیدگاه ذی‌نفعان کلیدی و درک داخلی از منابع انسانی، نکات زیادی در خصوص مسائل کسب‌وکار و مهارت‌های تیم منابع انسانی به دست خواهید آورد.

آیا تمرکزم را بر مسائل کسب‌وکار در ارائه‌های رسمی و بحث‌های غیررسمی قرار داده‌ام؟

در جلسات با متخصصان منابع انسانی، بهتر است با به‌روزرسانی‌های کسب‌وکار شروع کنید. پیامی ارسال کنید که نشان‌دهنده توجه شما به کسب‌وکار باشد؛ برای مثال، در ارائه‌های منابع انسانی از اطلاعات مالی، مشتری و استراتژی استفاده کنید. این کار پیامی قوی ارسال می‌کند که منابع انسانی به عنوان شریک کسب‌وکار شناخته می‌شود و تمرکز خود را بر مسائل کلیدی کسب‌وکار قرار داده است.

2. آیا نقشه‌ای جامع از فعالیت‌های منابع انسانی دارم؟

برای بهبود عملکرد واحد منابع انسانی، باید بفهمید چه کارهایی انجام می‌شود و نقشه آن را تهیه کنید. این فرآیند می‌تواند تمرین خوبی برای تیم‌سازی با تیم اصلی شما باشد، زیرا همه اعضا خلاصه‌ای از فعالیت‌ها ارائه می‌دهند و سپس با هم اولویت‌ها را بررسی می‌کنید.

اگر در سازمانی با چندین کسب‌وکار فعالیت می‌کنید، مفید است که کارهای انجام‌شده را در داخل و بین کسب‌وکارها خلاصه و ترکیب کنید. برای این منظور می‌توان از جدولی استفاده کرد که فعالیت‌های منابع انسانی را در حوزه‌های افراد، عملکرد، ارتباطات و کار ترسیم کند. این جدول به شما کمک می‌کند تا کارهای نوآورانه، همسو و یکپارچه منابع انسانی را شناسایی کنید.

• کارهای نوآورانه منابع انسانی معمولاً به‌عنوان استاندارد صنعت شناخته می‌شوند و راه‌حل‌های جدیدی برای مشکلات قدیمی ارائه می‌دهند.
• کارهای همسو منابع انسانی اطمینان می‌دهند که شیوه‌های منابع انسانی با استراتژی کسب‌وکار تطابق دارند؛ مثلاً با بررسی رفتارها و نتایجی که پاداش‌ها را هدایت می‌کنند یا محتوای برنامه‌های آموزشی، باید بتوانید استراتژی کسب‌وکار را تشخیص دهید.
• کارهای یکپارچه منابع انسانی به این معناست که هنگام استخدام، ارتقا، آموزش کارکنان، پرداخت یا ارتباطات، پیام‌های مشابهی ارائه شوند.

3. آیا حس روشنی از اولویت‌های کلیدی منابع انسانی دارم؟

یکی از اشتباهات رایج این است که تلاش کنید همه کارها را برای همه انجام دهید. به‌عنوان مدیر جدید منابع انسانی، احتمالاً با مشکلات زیادی روبه‌رو خواهید شد که نیاز به بهبود دارند. این مشکلات را فهرست کنید، به آن‌ها فکر کنید و سپس اولویت‌بندی کنید. این اولویت‌ها را با کسب اطلاعات بیشتر درباره شرکت به‌روزرسانی کنید. در نهایت، باید تصمیم بگیرید که کجا باید زمان، انرژی و منابع خود را متمرکز کنید.

برای این کار:

• آیا فرصت‌هایی برای پیروزی‌های سریع وجود دارد؟ مناطقی که به‌وضوح قابل بهبود هستند را شناسایی کنید. این کار می‌تواند اعتبار شما را در ابتدا افزایش دهد. گاهی اوقات افراد در محیط خود بی‌نظمی‌ها را نمی‌بینند چون به آن‌ها عادت کرده‌اند، اما با دید جدید، ممکن است این شلوغی‌ها را مشاهده کرده و اولویت‌های خود را برای ایجاد تغییر مشخص کنید.
• دو یا چهار اولویت منابع انسانی که می‌توانم بر آن‌ها تمرکز کنم چیست؟ استراتژی منابع انسانی باید بر پیامدهای حاصل از انجام کارهای درست متمرکز باشد. این پیامدها همان قابلیت‌هایی هستند که یک شرکت برای اجرای استراتژی خود به آن‌ها نیاز دارد. در نقش جدید خود، باید همواره مشخص کنید که کدام قابلیت‌ها (مانند استعداد، سرعت، رهبری، نوآوری، خدمات، بهره‌وری، همکاری، یادگیری، مسئولیت‌پذیری و فرهنگ) برای دستیابی به استراتژی سازمان حیاتی هستند. بر این قابلیت‌ها تمرکز کنید، توافق مدیران را جلب کرده و آن‌ها را به‌عنوان نتایج استراتژیک منابع انسانی تعیین کنید. این قابلیت‌ها را اندازه‌گیری کنید، پیگیری کنید و برنامه‌های ۹۰ روزه برای دستیابی به آن‌ها طراحی کنید.

۴. آیا تیم مناسبی در اختیار دارم؟

یکی از اولین چالش‌های رهبری شما، تیمی است که در اختیار دارید. برای سازماندهی تیم خود، باید به دنبال افرادی باشید که ممکن است با شما در رقابت باشند و نتوانند از موفقیت شما حمایت کنند، یا کسانی که از نظر اعتبار یا صلاحیت برای نقش خود مناسب نیستند.

گاهی اوقات، رهبران کسب‌وکار منتظر می‌مانند تا ببینند آیا شما می‌توانید تصمیم‌های سخت در مورد تیم خود بگیرید یا نه، پیش از آنکه به شما اعتماد کنند تا در تصمیم‌گیری‌های دشوار کسب‌وکارشان به آن‌ها کمک کنید. ساختن تیم مناسب ممکن است به معنای ناراحت کردن برخی افراد، شناسایی کسانی باشد که از جهت‌گیری یا سبک شما راضی نیستند، و در نهایت ایجاد تیمی از همکارانی که می‌توانید به آن‌ها اعتماد کنید و با آن‌ها همکاری کنید.

بدون داشتن تیم مناسب، نمی‌توانید کارهایی را که باید انجام دهید به نتیجه برسانید.

آیا من استعدادهای مناسب در حوزه منابع انسانی دارم؟

کارکنان منابع انسانی شما به راهنمایی و حمایت شما نیاز دارند. معمولاً متخصصان منابع انسانی در فهرست آخرین افرادی قرار دارند که برای توسعه آن‌ها سرمایه‌گذاری می‌شود. زمانی که جهت‌گیری جدیدی برای منابع انسانی تعیین می‌کنید، کارکنان منابع انسانی جدیت شما را در این مسیر با سرمایه‌گذاری برای ارتقاء مهارت‌های خود احساس خواهند کرد. ممکن است بخواهید ابتدا یک ارزیابی از نقاط قوت و ضعف آن‌ها انجام دهید تا بررسی کنید آیا آن‌ها توانایی ایجاد ارزش برای کسب‌وکار را دارند یا خیر. سپس، از طریق آموزش، تفویض اختیار و فعالیت‌های یادگیری دیگر در آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید. تعیین استانداردهای بالاتر برای منابع انسانی بدون فراهم کردن ابزارهای لازم برای دستیابی به آن استانداردها، تنها موجب ایجاد امیدهای بی‌اساس خواهد شد.

آیا من یک تیم منابع انسانی با عملکرد بالا دارم؟

با تیم منابع انسانی خود، ممکن است بخواهید یک تمرین «تطبیق رهبر جدید» انجام دهید، جایی که شما و تیمتان نیم روز را به صحبت در مورد تیم و نحوه عملکرد آن اختصاص دهید. این تمرین زمانی موفق است که به دو پرسش پاسخ دهید:

• تیم باید چه چیزهایی درباره من بداند؟
• من (مدیر جدید منابع انسانی) چه چیزهایی باید درباره تیم بدانم؟

در همین حال، تیم شما، با تسهیلگری، باید به این دو پرسش پاسخ دهد:

• ما (تیم) چه چیزهایی درباره شما (رهبر جدید) می‌خواهیم بدانیم؟
• شما (رهبر جدید) باید چه چیزهایی درباره ما (تیم) بدانید؟

زمانی که تیم گرد هم می‌آید، پاسخ‌ها به این چهار پرسش را بررسی کنید. این گفتگو، با تسهیلگری مناسب، می‌تواند مسائل پنهان را آشکار کند و تیم را حول مسائل کلیدی متحد سازد.

آیا من یک منتور دارم؟

در هر سازمان جدید، شناسایی افرادی که می‌توانند به شما در زمینه‌های سیاسی و اجتماعی کمک کنند، اهمیت زیادی دارد. منتور لزوماً فردی نیست که تنها در زمینه مدیریتی شما را راهنمایی کند و درباره نقاط قوت و نتایج شما مشاوره دهد؛ بلکه کسی است که می‌تواند به شما دیدگاه‌هایی درباره نحوه سازگاری با فرهنگ و هنجارهای سازمان ارائه کند. این منتور ممکن است یک رهبر سابق باشد که هنوز از نزدیک با جزئیات سازمان آشناست، رهبری خارج از سلسله‌مراتب مستقیم شما باشد، یا حتی فردی جوان‌تر که به فرآیندهای سیاسی سازمان واقف است. مهم این است که فردی باشد که به او اعتماد دارید، با او صادقانه صحبت می‌کنید و قادر است مشاوره‌های روشن و مفیدی درباره نحوه حرکت در مسیرهای پیچیده و ابهامات سازمان ارائه دهد.

5. آیا من اولویت‌ها و ارزش‌هایم را در طول انتقال به‌وضوح نشان می‌دهم؟

رفتار شخصی شما در طول انتقال پیام قدرتمندی ارسال می‌کند و نشان‌دهنده این است که شما که هستید و برای چه چیزی ارزش قائلید. در شرایط استرس ناشی از انتقال، رفتارهای شما بیش از پیش برجسته می‌شوند.

آیا به پیشینیانم احترام می‌گذارم و در عین حال برنامه جدیدی معرفی می‌کنم؟

نحوه صحبت کردن شما درباره پیشینیان، ارزش‌ها و حساسیت‌های شما را نشان می‌دهد. معمولاً شما برای ایجاد تغییر وارد شده‌اید، اما باید بر پایه گذشته عمل کنید نه اینکه آن را تخریب کنید. مشورت با پیشینیان (یا حداقل شنیدن نظرات آن‌ها)، پیدا کردن نکات مثبت در دوران آن‌ها و سپس تعریف دستور کار خودتان، گام‌های حساسی هستند که باید رعایت شوند. بهتر است بر پایه گذشته ساخت و آینده‌ای نو بسازید تا اینکه تلاش کنید گذشته را کنار بزنید.

چگونه زمان و انرژی‌ام را صرف می‌کنم؟

در ۹۰ روز اول، مهم است که توجه ویژه‌ای به جایی که انرژی خود را متمرکز می‌کنید، داشته باشید. با چه کسانی ملاقات می‌کنید؟ در کجا ملاقات می‌کنید؟ چه سوالاتی از دیگران می‌پرسید؟ ضروری است که در صورت لزوم تغییراتی را نشان دهید (مثلاً: غیبت در این جلسه غیرقابل قبول است یا این رویکرد مؤثر نخواهد بود). اگر تقویم شما با پیام شما هماهنگ نباشد، پیام شما به‌طور واضح منتقل نخواهد شد.

آیا استانداردهای منابع انسانی را ارتقا می‌دهم؟

شما می‌توانید استانداردهای جدیدی برای منابع انسانی تعیین کنید، از جمله صحبت درباره معیارها و مسئولیت‌ها و پیگیری مواردی که ممکن است جدید یا متفاوت باشند. بیان انتظارات جدید و سپس نشان دادن تعهد به آن‌ها از طریق تعیین معیارهای جدید و مسئولیت‌پذیر کردن افراد نسبت به این معیارها، نشان‌دهنده این تعهد است.

آیا هنجارهای درستی را تعیین کرده و سیگنال‌های مناسبی ارسال می‌کنم؟

کارمندان شما با دقت به سیگنال‌های اولیه شما، مانند نگرش، رویکرد، سبک و زمان‌بندی توجه می‌کنند تا متوجه شوند که چگونه بخش را مدیریت خواهید کرد.

نتیجه‌گیری

به عنوان یک رهبر جدید، فرصت منحصربه‌فردی برای شکل دادن به دستور کار جدید برای بخش منابع انسانی دارید. 90 روز اول اغلب آن دستور کار را با گفتار و رفتار شما منتقل می‌کند. وقتی با درک واضحی از دستور کاری که می‌خواهید و چگونگی دستیابی به آن وارد شغل شوید، شانس موفقیت خود را افزایش می‌دهید.

دوره جامع مدیریت منابع انسانی آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی با کمک آموزش‌های کاربردی به شما دانش و مهارت‌های عملی برای ایفای نقش به عنوان یک متخصص منابع انسانی را می‌دهد.

منابع

https://www.rbl.net/insights/articles/im-the-new-head-of-hr-now-what-the-first-90-days

ترجمه: سونیا جلالی