چگونه شرح شغلی بنویسیم که متقاضیان را به درخواست شغل ترغیب کند؟

نوشتن یک شرح شغلی ساده به نظر می‌رسد، اما نیاز به دقت و خلاقیت دارد. از یک طرف باید اطلاعات عملی و دقیق درباره وظایف روزمره شغل ارائه دهید، و از طرف دیگر باید جویندگان کار را جذب کنید. پس از کجا شروع کنیم؟ چگونه می‌توان شرح شغلی نوشت که هم مفید باشد و هم جذاب؟ چگونه می‌توان از فرار متقاضیان جلوگیری کرد؟ و چگونه اطمینان حاصل کنیم که شرح شغلی با انتظارات نیروی کار امروز هم‌راستا است؟

پاسخ به سوالات فوق را در مقاله جدید Harvard Business Review دنبال کنید.

نظرات کارشناسان

نوشتن شرح شغل ممکن است به نظر یک کار کسل‌کننده و کم بازده بیاید که به همان اندازه ارزیابی عملکرد یا ثبت گزارش‌های هزینه جذاب نیست. اما کارشناسان توصیه می‌کنند که دیدگاه خود را تغییر دهید. این کار فرصتی است برای جذب یک کارمند جدید که ایده‌های تازه بیاورد، استراتژی را هدایت کند و تیم شما را تکمیل کند. شرح شغل، فرصتی است تا برند، ارزش‌ها و چشم‌انداز سازمان خود را به جویندگان کار نشان دهید و آن‌ها را ترغیب کنید تا به شما بپیوندند.

تایرون اسمیت جونیور، مشاور منابع انسانی و استاد مدعو در کالج بووارد USC می‌گوید: “باید از خود بپرسید: این فرد چگونه می‌تواند نیازهای فعلی و آینده من را برطرف کند؟”

آنتونیو نیتو-رودریگز، نویسنده کتاب راهنمای مدیریت پروژه کسب و کار هاروارد، می‌گوید: “امروزه کار انعطاف‌پذیرتر شده است. کارکنان به دنبال آزادی برای ساخت مسیر شغلی خود، فرصت‌های رشد، و خودمختاری هستند.”

با این رویکرد، در ادامه راهکارهایی برای نوشتن یک شرح شغل ارائه شده است که نه‌تنها با متقاضیان هماهنگ باشد، بلکه آن‌ها را برای ارسال درخواست شغلی ترغیب کند.

با تأمل و تفکر شروع کنید

مانند هر کار نوشتاری، فرایند نوشتن شرح شغل باید با تفکر شروع شود. ابتدا باید تصویری از متقاضی ایده‌آل داشته باشید و ویژگی‌ها، تجربه‌ها و مهارت‌هایی که او را برای این شغل مناسب می‌کند، بررسی کنید. پس از آن، باید وظایف اصلی و اهداف کلی این نقش را تعریف کنید. در نهایت، باید خود را جای متقاضی بگذارید و از خود بپرسید که چه چیزی می‌تواند این شغل را برای او جذاب کند. از همکاران خود هم کمک بگیرید تا بدانید چه ویژگی‌هایی در یک همکار می‌خواهند و چه چیزی را در فرهنگ سازمان خود دوست دارند.

اسمیت می‌گوید که همکاران را در این فرآیند دخیل کنید. نیتو-رودریگز پیشنهاد می‌کند: “از آن‌ها بپرسید که در یک عضو تیم چه ویژگی‌هایی را می‌پسندند و بررسی کنید که چه جنبه‌هایی از کار و سازمانتان برای آن‌ها جذاب است.”

تمرکز بر تأثیرگذاری

شاید وسوسه شوید که شرح شغل خود را با یک فهرست بلند بالا از وظایف و انتظارات پر کنید، اما این روش به احتمال زیاد جویندگان کار را ترغیب نمی‌کند. به جای آن، باید تأکید کنید که این نقش چگونه به استراتژی کلان سازمان شما مربوط می‌شود. این به متقاضیان کمک می‌کند تا ببینند که چگونه نقش آن‌ها می‌تواند به تیم و کسب‌وکار ارزش افزوده بدهد. به عنوان مثال، ممکن است اشاره کنید که این شغل به اهداف پایداری یا توسعه تنوع در سازمان شما کمک می‌کند و به افراد نشان می‌دهید که کار در سازمان شما چه معنای اجتماعی دارد.

نیتو-رودریگز پیشنهاد می‌کند که با نمایش تأثیر اجتماعی یا سازمانی این موقعیت، آن را برای جویندگان کار هدف‌محور جذاب کنید. او می‌گوید: “به کارکنان نشان دهید چه سودی برای آن‌ها دارد و چه معنایی به زندگی‌شان می‌بخشد.”

فرصت‌های رشد را نمایش دهید

بسیاری از جویندگان کار، به ویژه نسل جوان، به سازمان‌هایی جذب می‌شوند که فرصت‌های مختلف برای پیشرفت شغلی و مسیرهای متنوع دارند. نیتو-رودریگز توصیه می‌کند که در شرح شغل بر این فرصت‌ها تأکید کنید و نشان دهید که این نقش چه امکاناتی برای رشد حرفه‌ای فرد دارد. این ممکن است شامل مشاوره، مربیگری یا حتی فرصت‌های جابجایی در دیگر بخش‌های سازمان باشد. از این طریق، متقاضیان می‌توانند چشم‌اندازی از آینده خود در سازمان شما داشته باشند.

این مقاله را هم مطالعه کنید: ساختار سازمانی چیست و چطور طراحی می‌شود؟

تأکید بر مهارت‌ها، نه مدارک تحصیلی

تکیه بیش از حد بر مدارک تحصیلی ممکن است موجب از دست دادن متقاضیانی شود که ممکن است تجربه‌های ارزشمند دیگری داشته باشند. نیتو-رودریگز پیشنهاد می‌کند که به جای تمرکز بر مدارک تحصیلی، بیشتر بر مهارت‌ها، تجربه‌ها و مدارک جایگزین تأکید کنید. این می‌تواند شامل تجربه‌های کاری در پروژه‌های مختلف یا نقش‌های داوطلبانه باشد. اسمیت نیز تأکید می‌کند که شما باید مهارت‌های خاصی را که برای شغل نیاز دارید، روشن کنید، اما باید مراقب باشید که لیست طولانی از مهارت‌ها ایجاد نکنید، چرا که این ممکن است برخی متقاضیان را از درخواست منصرف کند.

برجسته‌سازی خودمختاری

بر اساس تحقیقات نظرسنجی‌ها، امروزه کارکنان اهمیت زیادی به آزادی در کنترل زمان، مکان و نحوه انجام کارشان می‌دهند. اگر شغل شما انعطاف‌پذیری در این زمینه‌ها ارائه می‌دهد، این را حتماً در شرح شغلی ذکر کنید. برای نسل‌های جدید‌تر، کار یک مکان خاص نیست، بلکه یک وظیفه است که می‌توان آن را از هر جایی انجام داد. بنابراین، بر خودمختاری و آزادی تصمیم‌گیری که این شغل به افراد می‌دهد تأکید کنید. این باعث می‌شود که متقاضیان حس کنند در نقش خود استقلال دارند و می‌توانند تأثیرگذار باشند.

انتخاب کلمات با دقت

در نوشتن شرح شغل، باید از اصطلاحات و زبان‌هایی استفاده کنید که برای متقاضیان قابل درک باشد. استفاده از کلمات پر زرق و برق یا عباراتی مانند “ستاره‌های راک” یا “نینجاها” ممکن است جذاب به نظر برسد، اما نیتو-رودریگز توصیه می‌کند که از زبان ساده‌تر و متعادل‌تری استفاده کنید. از بهینه‌سازی موتور جستجو (SEO) برای اطمینان از رسیدن به دامنه گسترده‌تری از متقاضیان استفاده کنید. همچنین باید از کلمات و عباراتی اجتناب کنید که ممکن است به فرهنگ سازمانی پر استرس اشاره کنند.

شفافیت در مورد پاداش‌ها

نیتو-رودریگز تأکید می‌کند که باید درباره پاداش‌ها و جبران خدمات شفاف باشید. اگرچه بسیاری از سازمان‌ها هنوز جبران خدمات را به عنوان یک موضوع تابو در نظر می‌گیرند، اما شفاف بودن در مورد حقوق و مزایا می‌تواند به جذب متقاضیان کمک کند. علاوه بر حقوق، می‌توانید پاداش‌های مبتنی بر عملکرد، کمیسیون‌ها یا مشوق‌های دیگری که ممکن است به فرد تعلق بگیرد، نیز ذکر کنید. این به متقاضیان این امکان را می‌دهد که ببینند چگونه مشارکت آن‌ها در سازمان می‌تواند منجر به پاداش‌های مالی و رشد شغلی شود. شفاف و رقابتی بودن به نفع شماست.

خسته‌کننده نباشید

در نهایت، نباید فراموش کنید که کمی سرگرم‌کننده باشید. شرح شغل شما باید جذاب و جالب باشد. از عناصر چندرسانه‌ای مانند ویدئوها یا گرافیک‌ها برای جذاب‌تر کردن شرح شغلی استفاده کنید و از پلتفرم‌هایی مانند لینکدین یا خبرنامه‌ها برای گسترش دامنه خود بهره ببرید. استفاده از این ابزارها می‌تواند کمک کند تا نشان دهید که سازمان شما در تفکر و نوآوری پیشرفته است.

اصولی که باید به خاطر داشته باشید

انجام دهید

• در نظر بگیرید چه چیزی شغل را جذاب می‌کند و از تیم خود درباره ویژگی‌هایی که در متقاضیان به دنبال آن هستید و نقاط قوت سازمان خود بازخورد بگیرید.
• توجه را به انعطاف‌پذیری و خودمختاری نقش جلب کنید، به جای ارائه فهرست طولانی از وظایف.
• نشان دهید که چگونه نقش با استراتژی سازمان و تأثیرات گسترده‌تر آن مرتبط است و ارزش آن را برای تیم و کسب‌وکار برجسته کنید.

انجام ندهید

• جزئیات مربوط به پول را پنهان نکنید؛ درباره حقوق و مزایا شفاف باشید تا متقاضیان را جذب کرده و رقابتی بمانید.
• بیش از حد به پیشینه تحصیلی متکی نباشید؛ در عوض، اولویت را به مهارت‌ها و تجربیات بدهید تا از دفع متقاضیانی که ممکن است احساس کنند همه شرایط را ندارند، جلوگیری کنید.
• از اصطلاحات پر زرق و برق یا عبارات پر استفاده اجتناب کنید؛ در عوض، از زبان متعادل استفاده کنید که ویژگی‌های قابل ارتباط و تعهد شرکت شما به شمولیت را برجسته می‌کند.

اگر نیاز به توسعه دانش و مهارت خود در زمینه تجزیه و تحلیل شغل دارید دوره آموزشی تجزیه و تحلیل شغل برای شما مفید خواهد بود.

منابع

https://hbr.org/2025/01/how-to-write-a-job-description-that-actually-gets-people-to-apply

تهیه کننده سونیا جلالی(ترجمه، ساده‌سازی و تلخیص)