نویسنده: سونیا جلالی

زمان مطالعه: 10 دقیقه

چگونه بفهمیم که سیستم موجود ارزیابی عملکرد کارکنان در شرکت ما کامل است و خوب کار می‌کند؟

بسیاری از مدیران مایلند ابزاری در اختیار داشته باشند تا با کمک آن سیستم ارزیابی عملکرد فعلی کارکنان را ارزیابی کنند، قوت‌ها و ضعف‌های این سیستم را پیدا کنند و برای بهبود آن ایده‌هایی داشته باشند.
فهرست سوالات زیر، با استفاده از تجارب سازمان‌های موفق جهان تهیه شده و این امکان را دارد که به عنوان چک لیست برای منظور فوق مورد استفاده قرار گیرد.
به 32سوال زیرپاسخ دهید، پاسخ‌های مثبت(بلی) به هر یک از سوالات نشان دهنده یک نقطه قوت(تطابق) و پاسخ‌های منفی(نخیر) نشان دهنده یک نقطه ضعف(مغایرت) است و می‌تواند شما را برای شناخت و برطرف کردن کمبودها و ضعف‌های سیستم موجود ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمانتان راهنمایی کند.

چک لیست سنجش سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان

1- آیا معیارهای مندرج در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس قابلیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام موفق آن شغل تعیین و تدوین شده است؟
2- آیا این معیارها، تعاریف عملیاتی و مصادیق رفتاری روشن و دقیق دارند و کارکنان از این معیارها مطلع هستند؟
3- آیا تعدادی معیار عمومی و مشترک برای همه شغل‌ها و نقش‌های سازمان و تعدای معیار اختصاصی برای هر شغل یا نقش وجود دارد؟
4- آیا برای اجرای سیستم ارزیابی عملکرد، سیاست‌ها و ضوابط مکتوب و مدون و منظم وجود دارد؟
5- آیا برای تعیین و تدوین معیارهای ارزیابی از استراتژی‌ها، ارزش‌ها، و چشم انداز مطلوب سازمان استفاده شده است و این معیارها بازتاب استراتژی‌ها و ارزش‌ها هستند؟
6- آیا مدیران و سرپرستان برای ارزیابی موفق کارکنانشان در مواردی مثل نحوه هدفگذاری، چگونگی مربی‌گری، خطاهای ارزیابی و شیوه‌های جلوگیری از آن، نحوه ارائه بازخورد سازنده و شیوه‌های موثر بهبود عملکرد کارکنان آموزش دیده‌اند؟
7- آیا در ابتدای هر دوره زمانی، هدفگذاری و برنامه‌ریزی مشارکتی دقیق در مورد عملکرد و رفتار مورد انتظار از کارکنان انجام می‌شود؟
8- آیا در پایان هر دوره ارزیابی، مرور و تحلیل و ریشه‌یابی عملکردها و رفتارها به صورت مشارکتی( بین ارزیابی‌کننده و ارزیابی‌شونده) انجام می‌شود؟
9- آیا نسخه‌ای از فرم تکمیل شده ارزیابی عملکرد هر کارمند در اختیار خودش قرار می‌گیرد؟
10- آیا نیازهای آموزشی کارکنان از فرم ارزیابی عملکرد آن‌ها استخراج می‌شود؟
11- آیا در صورت ابهام یا اعتراض کارمند به فرایند یا نتایج ارزیابی، امکان تجدید نظرخواهی وجود دارد؟
12- آیا برای جلوگیری از فراموشی اطلاعات، از فرم ثبت وقایع حساس استفاده می‌شود و عملکرد و رفتار کارمند در طی دوره ارزیابی مستند می‌شود؟
13- آیا هدف از ارزیابی عملکرد برای کارکنان روشن است؟
14- آیا کارکنان، سیستم ارزیابی عملکرد فعلی سازمان را مهم و مفید ارزیابی می‌کنند؟
15- آیا هدف از ارزیابی عملکرد برای مدیران و سرپرستان روشن است؟
16- آیا مدیران و سرپرستان، سیستم ارزیابی عملکرد فعلی سازمان را مهم و مفید ارزیابی می‌کنند؟
17- آیا سیستم ارزیابی عملکرد با سیستم پاداش مرتبط است؟
18- آیا پاداش‌های مربوط به رفتارهای مطلوب و عملکردهای رضایت بخش، برانگیزاننده هستند؟
19- آیا از سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان برای استعداد‌یابی استفاده می‌شود؟
20- آیا امکان خود ارزیابی برای کارکنان(ارزیابی شوندگان) وجود دارد؟
21- آیا تعداد ارزیابان در تکمیل هر فرم ارزیابی حداقل 2 نفر هست؟
22- آیا کارکنان بین عملکرد خودشان و عملکرد تیم یا سازمان ارتباطی احساس می‌کنند؟
23- آیا ارزیابی عملکرد کارکنان و مراحل مختلف آن زمان‌بندی ثابت مناسبی دارد؟
24- آیا پس از ارزیابی، برنامه بهبود عملکرد کارمند توسط مدیر و با مشارکت کارمند تهیه می‌شود؟
25- آیا در هر بار ارزیابی، نتایج ارزیابی‌های قبلی کارمند هم مورد توجه قرار می‌گیرد؟
26- آیا عملکرد مدیران و سرپرستان در ارزیابی عملکرد کارمندشان نظارت و پایش می‌شود؟
27- آیا برای بهبود سیستم ارزیابی عملکرد، الگو برداری و بهینه کاوی صورت می‌پذیرد؟
28- آیا ارزیابی عملکرد در همه سطوح سازمان(از بالاترین تا پایین‌ترین سطح) جریان دارد؟
29- آیا مدیران ارشد در فرایند ارزیابی عملکرد، الگوی مدیران میانی هستند؟
30- آیا مدیران و سرپرستان برای ارزیابی عملکرد کارکنان وقت کافی تخصیص می‌دهند؟
31- آیا اجرای سیستم ارزیابی عملکرد در سال‌ها و دفعات گذشته، موجب بهبود رفتارها و عملکردها شده است؟
32- آیا برای نرمالیزه کردن امتیازات و رتبه‌های ارزیابی که توسط مدیران مختلف تعیین می‌شود اقدامی صورت می‌گیرد؟

منبع: کتاب مدیریت عملکرد/ دکتر ابوالعلایی