چطور یک نیازسنجی آموزشی کارآمد انجام دهیم؟
در عـصر تغییرات مـسـتـمر، تنــها
«یــادگیــرندگان» آیـنــده را به ارث خواهند برد.
مابـقی خود را برای زندگی در دنـیایی مجهـز
كـرده اند كه دیگر وجـود نـــــدارد.
اریك هوفر
در عصری هستیم که نیاز به یادگیری و رشد از یک انتخاب به یک ضرورت تبدیل شده است، فرآیند آموزش به عنوان یکی از اصلی‌ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی هر سازمان مورد توجه است، آموزش کلیه تلاش‌ها و فعاليت‌هايي است كه موجب ارتقاء سطح دانش و آگاهي و مهارت‌هاي حرفه‌ای، شغلی و ايجاد رفتار مطلوب در كاركنان يك سازمان شده و آنها را آماده انجام وظايف و مسئوليت‌هاي شغلي خود مي‌نمايد.
الگوی متعارف فرآیند آموزش کارکنان
الگوی متعارف فرآیند آموزش کارکنان از چرخه زیر پیروی می‌کند.
مشکل از جایی آغاز می‌شود که بسیاری از آموزش‌هایی که برگزار می‌شود، اثربخش نیست و در نهایت احساس می‌کنیم تغییری در رفتار کارکنان و عملکرد سازمان اتفاق نیفتاده است. یکی از دلایل ناکارآمدی برنامه‌های آموزشی که با صرف هزینه بسیار اجرا می‌شود این است که ورودی برنامه‌های آموزش به اشتباه تشخیص داده شود، قطعا یک نیازسنجی آموزشی ناکارآمد می تواند همه رشته‌های برنامه آموزش سازمان شما را پنبه کند!
بنابراین به منظور كارایی و اثربخشی، همه برنامه‌های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند.
نیازسنجی آموزشی فرآیندی است که از طریق آن اطلاعات لازم در مورد نیازهای آموزشی کارکنان جمع آوری و تحلیل می‌شود و می بایست بتواند به دو سوال زیر پاسخ دهد:
چه كسی به آموزش نیاز دارد؟
چه آموزشی مورد نیاز است؟
نیازسنجی آموزشی
در انجام نیازسنجی آموزشی می‌بایست سه حوزه زیر را مورد تحلیل قرار دهیم:
1- تحلیل سازمان:
تحلیل سازمان یکی از ورودی‌های اصلی تعیین نیازهای آموزشی است که معمولا در سازمان‌ها مغفول می‌ماند.
پاسخ به سوالات زیر به شما در شناسایی نیازهای آموزشی برگرفته از تحلیل سازمان کمک می‌کند:
استراتژی‌ها، جهت گیری‌ها و برنامه های آینده سازمان من کدامند؟
سازمان من برای رسیدن به اهداف خود به چه شایستگی‌های نیاز دارد؟
فرهنگ سازمانی و ارزش‌های کلیدی سازمان من کدامند؟ کدام رفتارها را می‌خواهم بر اساس ارزش‌ها در کارکنان تقویت کنم؟
چه چالش‌هایی پیش روی سازمانم قرار دارد؟
2- تحلیل شغل:
وجود تجزیه و تحلیل و پاسخ به سوالات زیر در تعریف نیازهای آموزشی بر اساس تجزیه و تحلیل شغل کمک کننده است.
متصدی شغل چه وظایفی را باید انجام دهد و برای انجام آن به چه دانش، مهارت و ویژگی‌هایی نیاز دارد؟
متصدی شغل برای انجام وظایف(بالاتر از حد متوسط) چه شایستگی‌هایی می‌بایست داشته باشد؟(وضع مطلوب)
3- تحلیل فرد:
تحلیل وضعیت هر یک از کارکنان سازمان برای ایفای نقش با عملکرد بالا در سازمان از طریق پاسخ به سوالات زیر
وضعیت فعلی شایستگی‌های فرد از نظر دانش، مهارت و ویژگی های شخصی در چه سطحی قرار دارد؟
گپ شایستگی‌ها (بین وضع موجود و وضع مطلوب) در هر یک از کارکنان چقدر است؟
اگر اطلاعات جامع‌تری در خصوص نیازسنجی آموزشی کارکنان نیاز دارید مقاله راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی را هم مطالعه کنید.
برخی تکنیکهای اثربخش شناسایی نیازهای آموزشی
به منظور پاسخ به سوالات فوق و شناسایی نیازهای آموزشی در سه حوزه فرد، شغل و سازمان، تکنیکهای زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تکنیک دلفی
با استفاده از يك پرسشنامه كه توسط يك تیم طراحي شده، آغاز مي‌گردد. اين پرسشنامه براي طيف وسيعي از صاحب نظران ارسال و پاسخ دهندگان نسبت به تكميل پرسشنامه اقدام نموده و آن را عودت می‌دهند. گروه مربوطه پس از تجزيه و تحليل پاسخ‌ها، آنها را با هم تركيب نموده و يك فهرست كامل را تدوين و دوباره براي اولويت بندی در اختيار افراد پاسخ دهندگان و يا نمونه‌اي از آنها قرار می‌دهند. اين روند آنقدر ادامه می‌یابد تا توافق نسبی درباره نيازها حاصل شود.
تکنیک فیش باول
اين تكنيك زمانی مورد استفاده قرار می‌گيرد كه تعداد افراد انتخاب شده براي جمع آوري اطلاعات نياز‌سنجي محدود باشند و امكان تجمع آنها در يك كارگاه آموزشي نيز وجود داشته باشد. در اين تكنيك افرادي را كه براي كسب اطلاعات و سنجش نياز جمع شده‌اند، مشابه آنچه در كارگاه‌های آموزشي معمول است به گروه‌های كوچك تقسيم مي‌كنند و هر گروه با تبادل نظر، فهرستي از نيازها را تهيه می‌كند تا در جلسه عمومی با حضور همه شركت‌كنندگان، گزارش كار گروه‌ها عرضه شود و پس از بحث و تبادل نظر، فهرست نيازهای مورد توافق اولويت‌بندی آنها انجام می‌گيرد. بديهی است برای استفاده از اين تكنيك، مجريان نياز‌سنجی بايد نسبت به نحوه برگزاری كارگاه و شيوه انجام كار گروهی واقف و مسلط بوده و شركت‌كنندگان را نيز در مورد نحوه انجام كار گروهي توجيه كنند.
تكنيك رويداد مهم
در اين تكنيك، فرض بر اين است كه رويدادهاي درون سازمان به عملكرد مثبت و يا منفی كاركنان مربوط می‌شود. از اين رو با شناسایی عملكرد كاركنان برجسته و ضعيف، كوشش می‌شود عملكرد‌های برجسته از طريق آموزش به ديگر كاركنان تعميم يابد و عملكرد‌های ضعيف زدوده شود. در اين تكنيك در واقع فاصله عملكرد كاركنان برجسته و ضعيف نيازی می‌باشد كه بايد برای افزايش كارآيی سازمان برطرف گردد. نتایج ارزیابی عملکرد نیز در این تکنیک بسیار کمک کننده است.
تكنيك تجزيه و تحليل شغل
در اين تكنيك از طريق مشاهده، مصاحبه با كاركنان و سرپرستان و بررسي اطلاعات مربوط به شرح شغل، وظايف شغلی كاركنان به روشنی تجزيه و تحليل و شناسایی می‌گردد. فاصله شایستگی موجود كاركنان با شایستگی‌های لازم برای انجام شرح وظايف شغلی به عنوان نياز آموزشی در نظر گرفته می‌شود تكنيك تجزيه و تحليل شغل، سابقه طولاني دارد و به لحاظ ساده بودن سال‌هاست كه براي استخدام و آموزش كاركنان از آن استفاده می‌شود.
نظر‌خواهی از مدیر/ فرد
دو عامل زمان و سرعت در این روش مهم بوده و در تعيين نيازهای آموزشي تعيين كننده است و استفاده از این روش بر اظهار نظر و عقاید سطوح مختلف افراد سازمان متمركز است.
کانون ارزیابی
کانون ارزیابی یک روش مبتنی بر ارزیابی رفتار است که طی آن از طریق تمرینات و آزمون‌های متعدد وضعیت شایستگی‌های افراد شرکت‌کننده ارزیابی شده و با در نظر گرفتن وضعیت مطلوب، شکاف شایستگی‌ها شناسایی می‌شود، این گپ مبنای تعریف برنامه آموزش و توسعه قرار می‌گیرد. استفاده از این روش گران است و بیشتر برای مشاغل خاص و کلیدی و یا ارتقا مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سخن آخر
نیازسنجی سنگ زیرین ساختمان آموزش سازمان ماست، هر چقدر این سنگ را قوی‌تر و محکم‌تر بنا کنیم، ساختمان آموزش سازمان ما محکم‌تر و اثربخش‌تر خواهد بود، پس با توزیع چند فرم اولیه در ابتدای سال، ساده از کنار آن نگذریم.
اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان را مشاهده فرمایید.
منابع:
مروری بر راهبردها، مدل ها و تکنیکهای نیازسنجی آموزشی در سازمان/ علی محمد آقا علیخانی
تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی
نویسنده: سونیا جلالی
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
دوره های آموزشی مرتبط
دیدگاهتان را بنویسید