راهنمای کامل نیازسنجی آموزشی

نیازسنجی آموزشی یک ابزار کلیدی در اندوخته علمی هر متخصص، مربی یا مشاور آموزشی  L&D(آموزش و توسعه) است.

این ابزار در تعیین حوزه‌های یادگیری و توسعه که باید روی آن‌ها تمرکز کنید مؤثر است تا بوسیله آن شکاف‌های عملکردی را که مانع دستیابی به اهداف سازمانی می‌شوند شناسایی کنید.

در این مقاله توضیح خواهیم داد که نیازسنجی آموزشی چیست و چطور انجام می‌شود و همچنین برای انجام آن، راهنمایی‌ها و مثال‌های مفیدی ارائه خواهد شد.

نیازسنجی آموزشی چیست؟

نیازسنجی آموزشی یا تحلیل نیازهای آموزشی Training needs analysis (TNA) فرآیندی برای شناسایی شکاف بین دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های واقعی و مطلوب (KSAs) در یک شغل است.

مسائل و مشکلات سازمانی نیاز به این تحلیل را برای ما ایجاد می‌کنند. مسائل و مشکلاتی نظیر فروش کمتر از حد انتظار در یک فصل برای تیم فروش، تغییر فناوری که تهدیدی بر اثربخشی آموزشی اپراتورها است، یا رضایت مشتری که دائماً پایین ارزیابی می‌شود و  تیم محصول را مجبور به چابک‌تر شدن و تمرکز بر مشتری می‌کند. در تمام این موارد، مشکلات به طور بالقوه می‌توانند از طریق آموزش حل شوند.

به عبارت دیگر، زمانی که کمبود دانش، مهارت یا توانایی باعث ایجاد مشکل می‌شود، نیازسنجی آموزشی و آموزش‌های تکمیلی و بازآموزی می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.

از طرفی، اگر مسائل سازمانی گسترده‌تری باعث ایجاد مشکلات شده باشند نیازسنجی آموزشی موثر نخواهد بود.  این به این معنی است که ممکن است پایین بودن فروش به جای کمبود دانش، مهارت یا توانایی، به دلیل عدم تطابق بین کار و پاداش برای کارکنان فروش باشد. و یا اینکه رضایت مشتری کم است زیرا استراتژی محصول از بالا به پایین با آنچه مشتریان به دنبال آن هستند همخوانی ندارد.

این مشکلات از طریق آموزش (به تنهایی) قابل حل نیست، بلکه نیازمند اقدامات گسترده سازمانی است.

سطوح نیازسنجی آموزشی

سه سطح تحلیل نیازهای آموزشی وجود دارد.

سطح سازمان

سطح سازمان نیازهای آموزشی مرتبط با معیارهای عملکرد را تعیین می‌کند و دانش جدید کارکنان در سطح شرکت و آموزش مداوم برای بهینه سازی عملکرد شرکت و بهره وری برای رسیدن به اهداف خود را مشخص می‌کند و برای رفع مشکلات و نقاط ضعف سازمان و همچنین بهبود بیشتر شایستگی‌ها و نقاط قوت فعلی شرکت طراحی می‌شود و مهمتر از آن، عوامل دیگری مانند روندها و تغییرات در اقتصاد، سیاست، فناوری و جمعیت‌شناسی را در نظر می‌گیرد.

سطح گروه، شغل و نقش

این نوع تجزیه و تحلیل، آموزش‌های خاصی را که برای ارتقاء مهارت یک تیم، بخش یا واحد تجاری مورد نیاز است، شناسایی می‌کند. علاوه بر این، تعیین می‌کند که کدام گروه‌های شغلی شکاف یا اختلاف مهارت‌ها را تجربه می‌کنند و راه‌هایی برای از بین بردن آنها ارائه می‌نماید. از سند تجزیه و تحلیل شغل برای تحلیل نیازهای آموزشی در این سطح استفاده می‌شود.

سطح فردی

در این سطح، نیازسنجی آموزشی به یک فرد یا افراد در یک تیم اختصاص داده شده است. این در ارتباط با یک پروژه یا تغییراتی انجام می‌شود که می‌تواند بر هر یک از اعضای تیم تأثیر بگذارد. همچنین برای پیشرفت شخصی یک کارمند در جهت پیشرفت شغلی در آینده استفاده می‌شود.

هدف از انجام نیازسنجی آموزشی چیست؟

هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی و پر کردن شکاف دانش و مهارت در نیروی کار برای دستیابی به عملکرد مطلوب است. تحلیل نیازهای آموزشی (TNA) همچنین علل شکاف‌ها را مشخص می‌کند و به تعیین رویکردهای مختلف برای از بین بردن این شکاف‌ها کمک می‌کند.

علاوه بر این، نیازسنجی آموزشی به موارد زیر کمک می‌کند:

همسو کردن آموزش با اهداف کسب و کار

همسویی تضمین می‌کند که شما در حال سرمایه‌گذاری در آموزش‌هایی هستید که به سازمان شما کمک می‌کند تا به اهداف تجاری خود دست یابد.

کشف سریع شکاف بین مهارت‌ها و عملکرد‌ها

به عنوان مثال، زمانی که یک کسب و کار در حال تغییر است یا فناوری‌های جدید ظهور می‌کند، شکاف‌های عملکردی رخ می‌دهد. به این ترتیب، کارکنان برای سازگاری با این تغییرات باید دائماً مهارت داشته باشند. نیازسنجی آموزشی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که این شکاف‌ها را قبل از تبدیل شدن به یک مسئله اصلی برطرف کنند.

با این حال، یک مطالعه توسط PWC نشان می‌دهد که تنها 40 درصد از کارفرمایان در حال ارتقا مهارت کارگران خود برای افزایش مهارت‌ها و جبران نقصان عملکرد هستند.

اولویت‌بندی آموزش

یک نیازسنجی آموزشی به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که کدام آموزش را با توجه به زمان و بودجه در اولویت قرار دهید.

امیلی چیپمن  Emily Chipman، مربی اجرایی و مشاور اصلی در Rushman Consulting Solutions، خاطرنشان می‌کند: تحلیل نیازهای آموزشی برای اطمینان از اینکه منابع، زمان و انرژی را هدر نمی‌دهید بسیار مهم است.

تحلیل نیازهای آموزشی وقتی به درستی انجام شود، افراد سریع‌تر یاد می‌گیرند، تأثیر بیشتری بر عملکرد شغلی می‌گذارند، و ناامیدی که برای کارمندان هنگام انجام نقش‌ها و وظایف جدید ایجاد می‌شود را کاهش می‌دهد و در نتیجه بر دلبستگی کارکنان تأثیر می‌گذارد.

برنامه‌ریزی آموزش هدفمند

به این روش شما می‌توانید برنامه‌های آموزشی ایجاد کنید که دقیقاً مهارت‌ها و دانش فراموش شده‌ای که شما شناسایی کرده‌اید را هدف قرار می‌دهند، بنابراین منابع به درستی سرمایه گذاری می‌شوند.

مشخص کردن اینکه چه کسی آموزش می‌بیند

با نیازسنجی آموزشی، می‌توانید مطمئن شوید که افراد خاصی در مورد آنچه نیاز دارند آموزش می‌بینند. سفارشی کردن برنامه آموزشی خود بر اساس نیازهای کارمندان به شما امکان می‌دهد اثربخشی  برنامه‌های آموزشی خود را به حداکثر برسانید.  نیازسنجی آموزشی نه تنها به نفع سازمان است، بلکه تأثیر مثبتی بر تجربه کارکنان دارد.

کارولینا کیجووسکا، رئیس بخش مردم و فرهنگ در استارتاپ فناوری PhotoAiD، توضیح می‌دهد که آن‌ها تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را نه تنها در صورت بروز مشکل بلکه زمانی که کارمندان فرصت‌های رشد بیشتری را درخواست می‌کنند، هم انجام می‌دهند زیرا می‌خواهند بهترین آموزش را به آنها ارائه دهند.

برنامه‌های L&D بر اساس تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی به سازمان ما کمک کرد تا امتیازات eNPS را از 57 به 65 افزایش دهیم. این به این دلیل است که ما فرصت‌های آموزشی را برای کارمندان فراهم می‌کنیم.

بهترین شیوه‌های نیازسنجی آموزشی

هنگام نیازسنجی آموزشی به سه موضوع زیر توجه کنید.

با نتیجه دلخواه شروع کنید: قبل از شناسایی فعالیت‌های آموزشی، مشخص کنید دنبال چه نتیجه‌ای هستید؟ این نتیجه می‌تواند یک هدف سازمانی، بخشی و یا فردی باشد که نیاز به بهبود دارد.

مدیریت انتظارات: آموزش و نیازسنجی آموزشی نیازمند مدیریت پیشرفته ذینفعان است. ذینفعان شامل کارمندان، کاربران خدمات (یا مشتریان)، ارائه دهندگان آموزشی که برنامه را طراحی و ارائه می کنند، و حامیان داخلی که هزینه رویداد آموزشی را پرداخت می‌‌کنند، هستند. حصول اطمینان از اینکه آموزش همه گروه‌ها را راضی می‌کند برای موفقیت آن بسیار مهم است.

به عبارت دیگر، وقتی مدیری فکر می‌کند که یک جلسه آموزشی حضوری تمام مشکلات داخلی او را حل می‌کند، باید انتظارات او را مدیریت کنید.

از یک رویکرد یکپارچه استفاده کنید:  تحقیقات نشان می‌دهد برنامه‌های آموزشی که مهارت‌های جدید را در یک چشم‌انداز شغلی یا سازمانی گسترده‌ قرار می‌دهند و آنها را با سایر فرآیندها و فعالیت‌های سازمانی ادغام می‌کنند، موفق‌تر هستند.

نحوه نیازسنجی آموزشی

هنگام انجام نیازسنجی آموزشی، پیروی از یک فرآیند استاندارد شده کمک کننده است. ما هر یک از مراحل فرآیند نیازسنجی آموزشی را با استفاده از یک مثال مرور خواهیم کرد، عناصر مختلف را توضیح می‌دهیم و آنچه را که برای حرکت به سمت مرحله بعدی لازم است تعریف می‌کنیم. در مثال، ما فرض می‌کنیم که یک راه حل آموزشی می‌تواند یک نیاز سازمانی را برآورده کند.

مراحل نیازسنجی آموزشی در جدول زیر آمده است.

گام1. اهداف سازمانی را تعریف کنید.

همانطور که قبلاً توضیح داده شد، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی همیشه با یک علامت یا عارضه سازمانی آغاز می‌شود.

معمولاً، یک مدیریت ( ارشد) با یکی از این مشکلات و  چالش‌ها  به تیم L&D می‌آید و از آنها می‌پرسد که چگونه می‌توانند به رفع آن کمک کنند؟ این مشکلات می‌تواند شامل موارد زیر شود.

• سازمانی که رهبری نوآورانه خود را از دست می‌دهد.
• یک بخش فروش که برای رشد سریع شاخص‌ها در تلاش برای افزایش سهم بازار است.
• هیئت مدیره یک قابلیت سازمانی ارائه کرده است که هه کارکنان باید آن را توسعه دهد.

چالش‌ها اغلب به فرصت‌های جدیدی نیز مربوط می‌شود که یک سازمان می‌خواهد برای آنها آماده شود.

برخی از نمونه‌ها عبارتند از:

• معرفی فناوری یا فرآیندهای جدید که کارکنان باید در مورد آنها آموزش ببینند.
• تلاش برای سازگاری یا ایمنی در محل کار.
• تمایل به توسعه مهارت‌های نیروی کار سازمان برای آماده شدن برای فرصت‌های تجاری آینده یا حفظ مزیت رقابتی در بازار کار.

همه این چالش‌ها به اهداف سازمانی مربوط می شود. اگر اینطور نباشد، معمولا ارزش پرداختن به آن را ندارند و بعید است که مدیر برای پیدا کردن راه‌حل آموزشی به L&D  مراجعه کند.

اگر هدف سازمانی نامشخص است، برای کشف آن وقت بگذارید. چراکه بررسی آن به شما در تشخیص مشکل و نیازهای آموزشی کمک می‌کند.

هنگامی که در مورد اهداف یا نتایج سازمانی صحبت می کنیم، اندازه گیری‌هایی مانند موارد زیر در نظر می‌باشد:

عملکرد مالی

درآمد

سود

بازده حقوق صاحبان سهام

بازده سرمایه به کار گرفته شده

رشد درآمد

قیمت سهم

نتایج نرم‌تر می‌تواند شامل رضایت مشتری، وفاداری مشتری و فرهنگ سازمانی باشد.

تأثیرگذاری بر اهداف و نتایج سازمانی دشوار است زیرا عملکرد کل سازمان در آنها تاثیر دارد. همچنین آنها به غیر از رفتار کارکنان از عوامل دیگری تاثیر می‌پذیرند. بنابراین بهبود آنها تنها از طریق آموزش دشوار است.

بهترین رویکرد این است که هدف سازمانی را به یک بخش یا هدف فردی تقسیم کنید (در ادامه این مقاله این کار را انجام خواهیم داد) یا بر شایستگی‌های اصلی تمرکز کنید.

شایستگی‌های اصلی شایستگی‌هایی هستند که همه کارکنان سازمان باید از آن برخوردار باشند و  اکثر سازمان‌ها تعریف مشخصی از عملکرد خوب در مورد این شایستگی‌ها ارائه داده‌اند.

همه افراد در سازمان باید در این شایستگی‌ها از یک سطح مهارت پایه برخوردار باشند.

قبل از رفتن به مرحله بعدی، متخصص تحقیق و توسعه باید بررسی کند که آیا این هدف سازمانی تنها از طریق رفتارهای شغلی مناسب قابل دستیابی است (مرحله 2). تأثیرات غیررفتاری نیز می‌تواند بر این اهداف تأثیر بگذارد، که باید همزمان با راه‌حل یادگیری مورد توجه قرار گیرد.

فرآیند تحلیل نیازهای آموزشی برای موارد فردی بسیار مشابه است. که در آن به جای یک هدف سازمانی، یک هدف فردی یا بخشی در نظر گرفته  شده است. هدف فردی باید مستقیماً با یک هدف بخشی یا سازمانی مرتبط باشد تا حداکثر اثر بخشی را تضمین کند.

گام 2. رفتارهای شغلی مناسب را تعریف کنید.

بیایید در نظر بگیریم که ما یک متخصص L&D هستیم که برای یک شرکت مشاوره بزرگ کار می‌کنیم. در حال حاضر، گروه کوچکی از مشاوران پروژه‌های بزرگ را به مشتریان می‌فروشند. با این حال، در آینده، همه مشاوران ملزم به فروش خدمات خود به مشتریان (بالقوه) خواهند بود. به عبارت دیگر، این یک شایستگی اصلی جدید خواهد بود که همه افراد در سازمان باید آن را توسعه دهند.

گام بعدی، تعریف رفتارهای شغلی مناسبی است که این شایستگی را برای دستیابی به هدف سازمانی ایجاد می‌کند.

برای اینکه مشاوران بتوانند خدمات خود را بفروشند، باید ارتباط برقرار کنند، فرصت‌ها را شناسایی و کشف کنند، راه‌حل‌هایی ارائه دهند و معامله را به صورت رسمی امضا کنند. اگر بخواهیم این رفتارها را تعریف کنیم، به شکل زیر خواهند بود.

گام3. دانش و مهارت‌های مورد نیاز را تعریف کنید

قبل از اینکه به یک برنامه آموزشی بپردازیم، باید رابطه رفتارهای تجاری که قبلاً تعریف کردیم، مشخص شوند. هرچه بتوانیم این رفتارها را مشخص‌تر کنیم، ایجاد برنامه‌های آموزشی که این ابعاد رفتاری را بوجود می‌آورند آسان‌تر خواهد بود.

همانطور که می‌بینید، ما سه رفتار را در دو گروه رفتاری ترکیب کرده و برای هر کدام مهارت‌ها و دانش مورد نیاز را تعریف کرده‌ایم.

برای تکمیل این چارچوب، از کارمندانی که این مهارت‌ها را دارند سوال کنید. برای بررسی اینکه آیا این رفتارها، مهارت‌ها و دانش به دستیابی به اهداف سازمان کمک می‌کند یا خیر، به سرپرست مستقیم شغل مراجعه کنید. کارکنان می‌توانند بگویند که دانش و مهارت‌ها تا چه حد شایستگی‌های اصلی مورد نیاز سازمان را منعکس می‌کنند.

آخرین مرحله ارزیابی مهارت‌های فعلی در سازمان است. همه به آموزش یکسانی نیاز نخواهند داشت. به عنوان مثال، یک کارمند ارشد نیاز به  آموزش متفاوتی نسبت به یک کارمند یا یک تازه وارد دارد. تمام این جزئیات باید قبل از رفتن به مرحله بعدی در نظر گرفته شود.

گام 4. آموزش را طراحی کنید.

گام نهایی در فرآیند نیازسنجی آموزشی، طراحی آموزش است. در این مرحله، نتایج آموزش‌های مورد نیاز، که در گام 3 تعریف کرده‌اید را برای ارائه‌دهنده(های) آموزش ارسال خواهید کرد. شما همچنین بودجه‌ای را تعیین می‌کنید، زمان اجرای آموزش را در نظر می‌گیرید و تصمیم می‌گیرید که آیا از مربیان داخلی یا خارجی استفاده خواهید کرد.

جایگزین‌های غیر آموزشی که می‌تواند به توسعه دانش و مهارت‌های مورد نیاز کمک کند را هم در نظر داشته باشید. مثل تقدیر و پاداش دادن به رفتارها و شایستگی‌های اصلی که در مدیریت عملکرد تعریف شده است باشد.

در مراحل بعدی، تیم شما برنامه‌های آموزشی را طراحی، توسعه و اجرا می‌کند. در نهایت، شما کارایی آنها را ارزیابی می‌کنید. با یک نیازسنجی آموزشی کامل، انجام ادامه این مراحل بسیار آسان‌تر است.

تری ترات، مدیر عامل شرکت توسعه رهبری Entelechy، تاکید می‌کند که در هر مرحله، مهم است که روی راه‌های بهبود عملکرد متمرکز بمانیم، صرف‌نظر از اینکه آیا راه‌حل ایده‌آل در نهایت به آموزش نیاز دارد یا خیر.

سوالاتی برای نیازسنجی آموزشی

در هر مرحله از فرآیند نیازسنجی آموزشی، می‌توانید سؤالات خاصی بپرسید که به شما کمک می‌کند ارزیابی را به روشی مؤثرتر انجام دهید.

مرحله 1. اهداف سازمانی را تعریف کنید

• چه مشکلاتی در سازمان رخ می‌دهد؟
• سازمان درصدد رسیدن به چه چیزی است؟
• کدام اهداف سازمانی نیازمند بیشترین تغییر در رفتار کارکنان است؟
• کدام اهداف، عقب مانده است؟
• کدام اهداف عملکرد فردی باید بهبود یابد؟
• آیا با رفتارهای مختلف می‌توان این مشکلات را حل کرد؟

مرحله 2. رفتارهای شغلی مرتبط را تعریف کنید.

• کدام رفتارهای شغلی به اهداف تعریف شده در مرحله 1 کمک می‌کند؟
• اگر رفتارهای شغلی فهرست شده “ثابت” باشد، آیا این ما را به اهداف تعریف شده در مرحله 1 نزدیک می‌کند؟
• آیا رفتارهای شغلی فهرست شده با ارزش‌های اصلی سازمانی ما همخوانی دارد؟
• کدام نشانه‌های فرهنگی رفتار نامطلوب را تقویت می‌کند؟

مرحله 3. دانش و مهارت‌های مورد نیاز را تعریف کنید.

• چه مهارت‌هایی برای نمایش رفتارهایی که در مرحله 2 تعریف کردیم مورد نیاز است؟
• کدام مؤلفه‌های دانش برای نمایش رفتارهایی که در مرحله 2 تعریف کردیم مورد نیاز است؟
• پس از آموزش مهارت‌ها و مؤلفه‌های دانش ذکر شده، آیا رفتارهای شغلی مرتبط همیشه انجام داده می‌شود؟
•  چه چیزی مانع از انجام رفتارهای شغلی مرتبط پس از آموزش مهارت‌ها و مؤلفه‌های دانش ذکر شده می‌شود؟

مرحله 4. آموزش را طراحی کنید.

• آیا تمام اطلاعات مورد نیاز برای شروع فرآیند طراحی و توسعه آموزش وجود دارد؟
• آیا جایگزین‌های غیر آموزشی وجود دارد که بتوانیم آن‌ها را مستقر کنیم که تأثیر مشابهی داشته باشد؟

الان نوبت شماست

نیازسنجی آموزشی برای کمک به سازمان‌ها در تعیین نیازهای یادگیری خاص کارکنان حیاتی است تا آنها بتوانند در نقش‌های خود مؤثرتر و سازنده‌تر باشند. همچنین می‌تواند مهارت‌های مورد نیازی را که در حال حاضر در نیروی کار وجود ندارد، آشکار کند و به حل مشکلات سازمانی ناشی از کمبود دانش، مهارت یا توانایی کمک کند. ممکن است کار سختی باشد، اما بدون انجام TNA، ابتکارات آموزشی شما ناکام خواهد ماند و ممکن است در نهایت منابع شرکت را برای برنامه‌های یادگیری نامربوط هدر دهید.

اگر در حال حاضر در حوزه آموزش و توانمندسازی کارکنان مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی گام به گام طراحی سیستم آموزش کارکنان را مشاهده فرمایید.

منبع:

https://www.aihr.com/blog/training-needs-analysis/

ترجمه: مهدی عبدیزدان