آف بوردینگ Offboarding چیست؟راهنمای کامل + چک لیست

آف‌بوردینگ (Offboarding) یا فرآیند خاتمه همکاری فرآیندی حیاتی و کمتر دیده‌شده در چرخه عمر کارکنان است که به جدایی سازمانی کارمند و مدیریت اصولی این مرحله می‌پردازد.

اجرای یک روند دقیق و ساختاریافته در این مرحله، نه تنها باعث بهبود تجربه کارمند خروجی می‌شود، بلکه امنیت داده‌ها، دانش و اعتبار سازمان را نیز تضمین می‌کند.

در این مقاله، با مفهوم آف‌بوردینگ آشنا شده، مراحل کلیدی آن را بررسی می‌کنیم و یک چک‌لیست کاربردی و جامع برای اجرای موفق این فرآیند به شما ارائه خواهیم داد. همراه ما باشید تا بتوانید جدایی کارکنان را به بهترین شکل مدیریت کنید.

آف بوردینگ (Offboarding) یا خاتمه همکاری چیست؟

خاتمه همکاری یا Offboarding فرآیندی است که طی آن یک کارمند به‌طور رسمی از سازمانی که در آن مشغول به کار بوده، جدا می‌شود. این روند از لحظه‌ای آغاز می‌شود که کارمند استعفا می‌دهد و تا آخرین روز کاری‌اش ادامه دارد، اما تأثیرات آن ممکن است تا مدت‌ها پس از خروج کارمند نیز باقی بماند.

در یک فرآیند معمولی خاتمه همکاری، کارمند موظف است وظایف خود را به اعضای دیگر تیم واگذار کند، تجهیزات شرکت را تحویل دهد و در مصاحبه خروج (Exit Interview) شرکت کند. هدف از این فرآیند، ایجاد انتقالی روان برای همه افراد درگیر، بستن پرونده‌های باز، و اطمینان از این است که کارمند با ذهنیت مثبت و رابطه‌ای سالم از شرکت جدا شود.

به‌عبارت دیگر، هدف فرآیند خاتمه همکاری دو جنبه دارد:

1. کمک به سازمان برای کاهش تأثیرات منفی خروج یک نیروی کار و ارتقای تجربه کارکنان.

2. شکل‌دادن به آخرین برداشت‌هایی که کارمند از شرکت دارد و تصویری که از آن در بیرون بازتاب خواهد داد.

تفاوت بین Onboarding و Offboarding چیست؟

Onboarding و Offboarding هر دو بخش‌های حیاتی از چرخه عمر کارمندان هستند و نقش مهمی در شکل‌گیری تجربه کارکنان دارند.

• Onboarding (ورود به سازمان):
  آنبوردینگ به فرایندی گفته می‌شود که به استخدام‌های جدید کمک می‌کند تا وارد سازمان شوند، تجهیزات مورد نیاز را دریافت کنند، آموزش‌های اولیه را ببینند، با تیم آشنا شوند و در نقش جدید خود مستقر شوند. هدف، فراهم‌کردن زیرساختی محکم برای موفقیت بلندمدت آن‌ها و تیمشان است.

• Offboarding (خاتمه همکاری):
  برعکس onboarding عمل می‌کند و فرآیند خروج کارکنان از سازمان را به‌صورت ساختاریافته مدیریت می‌کند. کارمندان در این مرحله باید تجهیزات شرکت را بازگردانند، دسترسی‌شان به شبکه‌ها لغو شود، وظایف خود را تحویل دهند و با همکاران خداحافظی کنند. هدف، ایجاد تجربه‌ای بدون تنش در زمان خروج است.

چرا Offboarding اهمیت دارد؟

۱. کارکنان سابق، سفیران برند شما هستند

برداشت اول مهم است، اما برداشت آخر نیز بی‌نهایت ارزشمند است. لحظات کلیدی زیادی در مسیر شغلی یک کارمند وجود دارد؛ از جمله روز اول، ترفیع شغلی، اولین حقوق، رویدادهای تیمی و البته فرآیند خروج.

اگر کارمند در روزهای آخر خود تجربه مثبتی داشته باشد، احتمال بیشتری دارد که به خوبی از شرکت یاد کند و همین موضوع برند کارفرمایی شما را تقویت می‌کند و بر جذب استعدادهای جدید تأثیر مثبت می‌گذارد.

۲. کارکنان سابق ممکن است دوباره بازگردند

کارکنان به دلایل مختلفی سازمان را ترک می‌کنند: نبود مسیر پیشرفت، عدم انعطاف کاری، یا پیشنهاد بهتر. این دلایل لزوماً به معنی نارضایتی از فرهنگ سازمان نیستند.

بسیاری از افراد بعد از مدتی به شرکت قبلی خود بازمی‌گردند (اصطلاحاً «کارکنان بومرنگی»). بر اساس آمار، تقریباً ۴۰٪ از کارکنان تمایل دارند که دوباره در محل کار قبلی خود مشغول شوند. یک فرآیند خروج مثبت، نقشی کلیدی در این بازگشت ایفا می‌کند.

از دید سازمان، استخدام دوباره این افراد مزایای زیادی دارد: آن‌ها سریع‌تر به بهره‌وری می‌رسند و تناسب فرهنگی نیز از قبل مشخص است.

۳. کارکنان سابق، مشتریان شما هم هستند

کارکنان پیشین، مانند داوطلبان استخدام، ممکن است از مشتریان شما نیز باشند. درست همان‌طور که تجربه داوطلبی اهمیت دارد، تجربه خروج نیز نقش مهمی در وفاداری مشتریانه آن‌ها دارد.

چه تبلیغی بهتر از یک کارمند سابق که همچنان از محصولات یا خدمات شما استفاده می‌کند؟

۴. حفظ دانش سازمانی

خروج کارمند نباید به معنای از دست رفتن دانش باشد. انتقال دانش به هم‌تیمی‌ها یا جانشین‌ها از طریق فرآیند Offboarding بسیار حیاتی است.

۵. امنیت

Offboarding از منظر امنیت اطلاعات هم اهمیت زیادی دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که ۸۹٪ از کارکنان سابق، حداقل به یکی از نرم‌افزارهای محل کار قبلی خود همچنان دسترسی دارند، و نیمی از حساب‌های آن‌ها بیش از یک روز پس از خروج فعال باقی می‌ماند.

همچنین، ۷۶٪ از مدیران IT بر این باورند که خاتمه همکاری کارکنان، تهدیدی جدی برای امنیت سازمان است.
در نتیجه، قطع دسترسی‌ها بخشی ضروری از فرآیند Offboarding است.

۶. رعایت قوانین و مقررات

در برخی صنایع یا کشورها، سازمان‌ها باید مقررات خاصی را درباره پرداخت نهایی، مرخصی‌های مانده، یا زمان‌بندی تسویه رعایت کنند.

فرآیند آف‌بوردینگ در ۹ گام

یک فرآیند ایده‌آل برای خاتمه همکاری دقیقاً به ساختار سازمان و موقعیت شغلی کارمند بستگی دارد، اما در کل، اصولی وجود دارد که رعایت آن‌ها می‌تواند خروج کارمند را به تجربه‌ای حرفه‌ای، محترمانه و بی‌دردسر تبدیل کند. در ادامه، ۹ گام کلیدی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند این مرحله را به‌درستی مدیریت کنید.

۱. از کارمند خداحافظی و قدردانی کنید

از کارمند بابت تمام تلاش‌ها و زحماتی که در طول همکاری با سازمان کشیده است، تشکر کنید و به او نشان دهید که حضورش در مجموعه ارزشمند بوده و دلتان برایش تنگ خواهد شد.
اگر او قرار است وارد مرحله‌ای جدید از مسیر شغلی یا زندگی‌اش شود، فراموش نکنید که به او تبریک بگویید.

۲. درباره خروج کارمند اطلاع‌رسانی کنید

ممکن است وسوسه‌انگیز باشد که تا مشخص شدن همه جزئیات، خبر خروج یک کارمند را به تعویق بیندازید. اما بهتر است زودتر این موضوع را با شفافیت و صداقت اعلام کنید تا اعتماد حفظ شود و از شایعات سازمانی جلوگیری شود.

با خودِ کارمند درباره زمان و شیوه اعلام خبر خروجش مشورت کنید. مدیران باید به‌سرعت تیم، دپارتمان و واحد منابع انسانی را در جریان بگذارند.

به‌قول «سانیا نگپال» (مدیر منابع انسانی در پلتفرم Leena.AI): “ارتباطات شفاف و مستمر در تمام مراحل فرآیند Offboarding کلید موفقیت است، زیرا باعث می‌شود همه بدانند چه انتظاری باید داشته باشند.»

۳. انتقال دانش را تضمین کنید

چه برای این نقش جایگزین استخدام شود یا نه، باید دانش و تجربیات کارمند خروجی در سازمان حفظ شود.

اطمینان حاصل کنید که موارد زیر مستند شده‌اند:

• شرح وظایف روزانه او

• اولویت‌بندی کارها

• دسترسی به سیستم‌ها و فایل‌ها

• لیست افرادی که با آن‌ها تعامل داشته (درون‌سازمانی و بیرونی)

می‌توانید از او بخواهید یک سند یا ویدیوی «تحویل کار» تهیه کند تا فرد بعدی بتواند سریع‌تر مستقر شود.
اگر جایگزین مشخص است، فرآیند تحویل از همان لحظه شروع شود.

همچنین، اگر کارهایی قابل اتوماسیون یا استانداردسازی هستند، خودِ این کارمند بهترین فرد برای انجام این کارهاست و در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌شود.

مزیت جانبی: اگر بعد از رفتن او متوجه شدید دانشی در دسترس نیست، احتمالاً او با کمال میل در صورت ارتباط مثبت کمک خواهد کرد.

۴. تجهیزات سازمان را بازپس بگیرید

طبق پژوهش Oomnitza، ۲۷٪ از شرکت‌ها بیش از ۱۰٪ از دارایی‌های فناورانه‌شان را به خاطر offboarding ناقص از دست داده‌اند.

در روز آخر کار، حتماً از کارمند بخواهید همه وسایل شرکت را تحویل دهد:

• کارت پرسنلی یا بند شناسایی

• کارت اعتباری شرکت

• لباس فرم، لپ‌تاپ، تلفن، خودرو سازمانی و غیره

«نورا برنز» که در پروژه‌ای با عنوان Undercover برای سازمان‌های Fortune 500 کار کرده، می‌گوید: «در چرخه عمر کارکنان، بیشتر از هر مرحله‌ای، Offboarding نادیده گرفته می‌شود. هنوز هم یونیفرم‌هایی دارم که کسی دنبالشان نیامده و کارت‌هایی که باید جمع‌آوری می‌شدند.»

پیشنهاد: یک چک‌لیست برای تجهیزات تهیه کنید تا چیزی فراموش نشود.

۵. دسترسی به سیستم‌ها را لغو کنید

طبق نظرسنجی Beyond Identity، تقریباً ۱ نفر از هر ۴ کارمند سابق، هنوز به حساب‌های کاری پیشین خود دسترسی دارند.

دسترسی کارمند را به تمام سیستم‌ها لغو کنید:
شبکه داخلی، نرم‌افزارهای CRM، حساب‌های شبکه‌های اجتماعی شرکت، پایگاه‌های داده، داشبوردهای فروش و غیره.

این کار ساده، یک قدم مهم برای جلوگیری از تهدیدهای امنیتی است.

۶. مصاحبه خروج برگزار کنید

اگر به‌درستی انجام شود، مصاحبه خروج (Exit Interview) اطلاعات ارزشمندی به شما می‌دهد: از نقاط قوت و ضعف سازمان گرفته تا فرصت‌های بهبود.

این مصاحبه معمولاً جلسه‌ای محرمانه بین یکی از اعضای تیم منابع انسانی و کارمند خروجی است. بازخوردها را جدی بگیرید؛ این جلسه تأثیر زیادی بر خاطره و تصویر نهایی کارمند از شرکت دارد.

برخی پرسش‌های مفید برای این مصاحبه:

• چرا تصمیم به ترک شرکت گرفتید؟

• چه چیزی را در محیط کار بهبود می‌دادید؟

• چه کاری می‌توانستیم انجام دهیم تا شما بمانید؟

• رابطه شما با مدیرتان چگونه بود؟

• چه ویژگی‌هایی باید در جانشین شما وجود داشته باشد؟

• برای بهبود فرهنگ سازمانی چه کارهایی باید انجام دهیم؟

• آیا شرکت ما را به دیگران پیشنهاد می‌کنید؟

۷. نمودار سازمانی را به‌روزرسانی کنید

پس از خروج کارمند، نمودارهای سازمانی و دفترچه‌های راهنما و سایت شرکت را به‌روزرسانی کنید.

اگر جانشین مشخص شده، اطلاعات او را اضافه کنید؛ اگر نه، مشخص کنید چه کسی موقتاً وظایف را برعهده دارد. این کار از سردرگمی در داخل سازمان جلوگیری می‌کند.

۸. تسویه حساب نهایی و مزایا را پیگیری کنید

همان‌طور که گاهی شرکت‌ها فراموش می‌کنند دسترسی کارمند را لغو کنند، گاهی هم فراموش می‌کنند که از لیست حقوق حذفش کنند!

با اینکه بیشتر سیستم‌های حقوق‌ودستمزد این قابلیت را دارند، اما حتماً بررسی کنید که فرایند پرداخت نهایی توسط واحد مالی انجام شده باشد.

اطلاعات لازم را در اختیارشان بگذارید: تاریخ پایان همکاری، مدت زمان اطلاع‌رسانی، مرخصی‌های مانده و سایر موارد مهم.

۹. ارتباط را حفظ کنید

روش‌های زیادی برای حفظ ارتباط با کارکنان سابق وجود دارد: مثل ایجاد بانک استعداد یا گروه فارغ‌التحصیلان شرکت.

این کانال‌ها به شما کمک می‌کنند تا اخبار و فرصت‌های شغلی را برای آن‌ها ارسال کنید و در صورت تمایل آن‌ها، ارتباط حفظ شود.

این ارتباط فواید دیگری هم دارد:

• اگر دانش خاصی را فقط کارمند خروجی دارد و جایگزین نیاز به راهنمایی دارد.

• اگر در آینده او نیاز به توصیه‌نامه داشته باشد یا بخواهد دوباره به سازمان بازگردد.

چک لیست آف‌بوردینگ

چه بخواهید چک‌لیست خاتمه همکاری را خودتان طراحی کنید یا از یک الگو استفاده کنید، موارد زیر اجزای کلیدی‌ای هستند که باید حتماً در آن گنجانده شوند. این مراحل معمولاً در سه بازه زمانی دسته‌بندی می‌شوند: پیش از جلسه خاتمه، روز خاتمه، و پس از خاتمه.

مرحله پیش از خاتمه همکاری

پیش از برگزاری جلسه خاتمه، اطمینان حاصل کنید که اقدامات زیر انجام شده‌اند:

• بررسی قرارداد و پرونده پرسنلی
  مفاد مهم مانند مدت اطلاع قبلی، حقوق پایان کار، مزایای خاص و سایر تعهدات را مرور کنید.

• بررسی تطابق قانونی و سیاست‌های داخلی
  از رعایت قوانین کار محلی و آیین‌نامه‌های داخلی شرکت اطمینان حاصل کنید تا از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری شود.

• اطلاع به واحد IT و امنیت
  آن‌ها را زودتر در جریان بگذارید تا اقدامات لازم برای محدود کردن دسترسی‌ها و جمع‌آوری تجهیزات انجام شود.

• تنظیم زمان جلسه خاتمه همکاری
  با هماهنگی منابع انسانی، مدیر مربوطه و خود کارمند، زمان و مکان جلسه را نهایی کنید.

روز خاتمه همکاری 

در روز رسمی پایان همکاری، مراحل زیر را انجام دهید:

• برگزاری جلسه خاتمه همکاری
  با حضور کارمند، مدیر مستقیم و نماینده منابع انسانی. تصمیم سازمان را واضح، محترمانه و حرفه‌ای توضیح دهید.

• تحویل نامه خاتمه همکاری
  نامه کتبی به کارمند ارائه شود که شامل:
  دلایل خاتمه، تاریخ آخرین روز کاری، و توضیح درباره حقوق و مزایا.

• تشریح اقدامات بعدی
  مانند: تاریخ پرداخت آخرین حقوق، نحوه تسویه مزایا، و روند بازگرداندن تجهیزات.

• تحویل تجهیزات سازمانی
  جمع‌آوری مواردی نظیر:
  کارت شناسایی، لپ‌تاپ، تلفن همراه، کارت دسترسی، لباس فرم یا هر وسیله دیگر متعلق به شرکت.

پس از خاتمه همکاری 

پس از ترک سازمان توسط کارمند، این اقدامات تکمیلی را انجام دهید:

• لغو دسترسی‌ها به سیستم‌ها
  دسترسی کارمند به ایمیل سازمانی، نرم‌افزارهای داخلی، پلتفرم‌های مشتریان و سایر حساب‌های مرتبط را قطع کنید.

• پرداخت نهایی و تسویه‌حساب
  حقوق نهایی، مزایای باقی‌مانده (مثل مرخصی استفاده‌نشده) و هرگونه کسر یا پاداش را محاسبه و پرداخت کنید.

• به‌روزرسانی سیستم‌های منابع انسانی (HRIS)
  وضعیت کارمند را در سیستم‌های حقوق و دستمزد و مزایا به «خاتمه همکاری» تغییر دهید و ثبت‌های داخلی را به‌روزرسانی کنید.

• برگزاری مصاحبه خروج (در صورت امکان)
  بازخوردهای کارمند را درباره تجربه‌اش در سازمان جمع‌آوری کنید. این اطلاعات به بهبود فرآیند جذب و نگهداشت نیرو کمک می‌کند.

• بایگانی مستندات
  همه مدارک مربوط به خاتمه همکاری را در پایگاه داده داخلی به‌طور امن ذخیره کنید. این اقدام برای رعایت الزامات قانونی و مراجعات آینده ضروری است.

نکته پایانی

یک فرآیند خاتمه همکاری ساختاریافته و منظم، می‌تواند این مسیر را برای همه افراد درگیر—چه مدیران، چه تیم منابع انسانی و چه خود کارمند خروجی—بدون تنش و دردسر کند.

Offboarding مؤثر مزایای بسیاری دارد:

• تجربه‌ای مثبت و حرفه‌ای برای کارمند در حال خروج رقم می‌زند،

• امنیت داده‌ها و دارایی‌های فکری سازمان را حفظ می‌کند،

• هزینه‌ها را کاهش می‌دهد،

• و تصویر برند کارفرمایی شما را تقویت می‌کند.

اگر هنوز فرآیند offboarding مشخصی برای سازمان خود طراحی نکرده‌اید، اکنون بهترین زمان برای شروع است.

منابع

https://www.aihr.com/blog/offboarding-checklist/

https://www.aihr.com/blog/employee-termination-checklist

تجربیات نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی