طراحی شغل چیست؟(راهنمای کامل + مثال)

تصور کنید یک کارمند در واحد خدمات پس از فروش یک شرکت تولید لوازم خانگی کار می‌کند. کار او این است که هر روز برگه‌های گارانتی را بررسی کند، تاریخ گارانتی را کنترل کند و مشتریان را برای ادامه فرایند به باجه‌ی مربوط هدایت کند. در ابتدا، این شغل حس مسئولیت و تعامل با مشتریان را به او می‌دهد، اما بعد از مدتی، کار او تبدیل به مجموعه‌ای از وظایف تکراری و مکانیکی می‌شود: مهر کردن برگه‌ها، چک کردن تاریخ‌ها و ثبت ورود و خروج. در این شرایط، انگیزه و رضایت او کاهش می‌یابد و تصویر شغل در ذهنش محدود به یک سری کارهای روتین و بی‌معنا می‌شود.

اینجاست که طراحی شغل اهمیت پیدا می‌کند. طراحی شغل به معنای ساختاردهی وظایف، مسئولیت‌ها و منابع کاری به گونه‌ای است که هم سازمان بتواند به اهداف خود برسد و هم کارکنان احساس ارزشمندی، انگیزه و رضایت داشته باشند. اگر همین کارمند بتواند علاوه بر ثبت برگه‌ها، با مشتریان در تعامل باشد، مشکلات رایج را شناسایی کند، در بهبود فرایند خدمات مشارکت کند یا فرصت یادگیری مهارت‌های جدید داشته باشد، شغل او از یک کار مکانیکی به یک نقش معنادار و انگیزه‌بخش تبدیل می‌شود.

طراحی شغل پاسخ به این سؤال است که چگونه کار را تعریف کنیم تا هم کار درست انجام شود و هم انسان در انجام آن فرسوده نشود؟ از این منظر، طراحی شغل نقطه تلاقی بهره‌وری سازمان و کیفیت تجربه کاری کارکنان است.

این مقاله، تلاش می‌کند تصویری جامع، کاربردی و تحلیلی از طراحی شغل ارائه دهد. تمرکز مقاله بر توضیح مفهوم طراحی شغل بررسی اهداف، مراحل، رویکردها، مدل‌های نظری و الزامات عملی آن در سازمان‌های امروزی است.

طراحی شغل چیست؟

طراحی شغل (Job Design)،  فرایند ساختاردهی نقش‌ها و مسئولیت‌ها به‌گونه‌ای است که سازمان بتواند به اهداف خود دست یابد و در عین حال انگیزش و رضایت کارکنان افزایش یابد. این فرایند شامل تعیین وظایف مشخص و ترتیب انجام آن‌ها، و همچنین شناسایی حمایت‌ها و منابع موردنیاز برای عملکرد اثربخش کارکنان است. طراحی شغل قوی، نقاط قوت کارکنان را در نظر می‌گیرد و فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌ها و رشد فردی فراهم می‌کند.

طراحی شغل پاسخ به این سؤال نیست که «چه کسی چه کاری انجام دهد»، بلکه پاسخ به پرسشی عمیق‌تر است: «چگونه کار را تعریف کنیم تا هم کار درست انجام شود و هم انسان در انجام آن فرسوده نشود؟» هدف از این فرآیند، ایجاد تعادل میان الزامات فنی شغل، اهداف سازمان و نیازهای انسانی و روان‌شناختی شاغل است.

برخلاف تصور رایج، طراحی شغل صرفاً به نوشتن شرح شغل محدود نمی‌شود. شرح شغل خروجی مستند طراحی شغل است، در حالی که خود طراحی شغل یک فرآیند تحلیلی و تصمیم‌محور است.

طراحی شغل به پرسش‌هایی از این جنس پاسخ می‌دهد:

• این شغل چرا در سازمان وجود دارد؟
• چه ارزشی خلق می‌کند؟
• چه تصمیم‌هایی باید توسط شاغل گرفته شود؟
• این شغل چگونه با سایر نقش‌ها و فرآیندها در ارتباط است؟

در واقع، طراحی شغل مشخص می‌کند که «تجربه روزمره کار کردن در این نقش چگونه خواهد بود». مثال زیر مفهوم طراحی شغل را برای شما شفاف‌تر می‌کند:

در یک شرکت خدماتی با حدود ۴۰۰ کارمند، مدیریت متوجه می‌شود که دوره‌های آموزشی برگزارشده اثربخشی لازم را ندارند و کارکنان آموخته‌های خود را در محیط کار به‌کار نمی‌گیرند؛ در ساختار فعلی، کارشناس آموزش صرفاً مسئول هماهنگی کلاس‌ها و برگزاری دوره‌هاست و نقشی در نتیجه یادگیری ندارد، بنابراین سازمان تصمیم می‌گیرد به‌جای استخدام نیروی جدید، شغل موجود را بازطراحی کند و نقش «کارشناس تجربه یادگیری کارکنان» را شکل دهد؛ در این طراحی شغل جدید، وظایفی مانند تحلیل نیازهای یادگیری، طراحی تجربه یادگیری قبل، حین و بعد از آموزش، همکاری با مدیران برای انتقال یادگیری به محیط کار، طراحی تمرین‌های عملی و سنجش اثربخشی آموزش بر اساس شاخص‌های عملکردی به شغل افزوده می‌شود و هم‌زمان سطح اختیار کارشناس در انتخاب روش‌های یادگیری و اصلاح محتوا افزایش می‌یابد و بازخورد مستقیم از مدیران واحدها درباره تغییر رفتار کارکنان به او داده می‌شود؛ برای ایفای این نقش نیز شایستگی‌هایی مانند طراحی یادگیری بزرگسالان، تحلیل داده‌های آموزشی و ارتباط مؤثر با مدیران تعریف می‌شود و کارمند فعلی از طریق یک برنامه توسعه‌ای برای این شغل آماده می‌گردد که نتیجه آن، افزایش اثربخشی آموزش‌ها برای سازمان و افزایش انگیزه، معناداری شغل و رشد حرفه‌ای برای کارمند است.

اهداف طراحی شغل

اهداف طراحی شغل را می‌توان در سه سطح بررسی کرد. در سطح راهبردی، طراحی شغل باید با استراتژی سازمان هم‌راستا باشد. سازمانی که به دنبال نوآوری است، به مشاغلی با خودمختاری بالا، تنوع وظایف و امکان یادگیری نیاز دارد. در مقابل، سازمانی که بر کارایی عملیاتی تمرکز دارد، ممکن است به استانداردسازی بیشتر مشاغل نیازمند باشد.

در سطح عملیاتی، طراحی شغل به دنبال بهینه‌سازی جریان کار، شفاف‌سازی وظایف و افزایش کارایی اجرای فعالیت‌هاست. در این سطح، پاسخ به این سؤال اهمیت دارد که کار چگونه و با چه ترتیبی انجام شود.

در سطح فردی، طراحی شغل باید نیازهای روان‌شناختی کارکنان مانند نیاز به معنا، رشد، استقلال و بازخورد را در نظر بگیرد. نادیده گرفتن این سطح، حتی در صورت موفقیت عملیاتی، منجر به کاهش انگیزش خواهد شد.

مدل‌های طراحی شغل

طراحی و بازطراحی شغل نیازمند چارچوبی برای هدایت فرایند است. شناخته‌شده‌ترین چارچوب، مدل و نظریه ویژگی‌های شغلی هاکمن و اولدهام است. در سال ۱۹۸۰، هاکمن و اولدهام پیشنهاد دادند که هر شغل باید پنج ویژگی اصلی داشته باشد که فرد را انگیزه‌مند و چالش‌پذیر کند. این ویژگی‌ها در طول زمان ثابت مانده و هنوز هم مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اجزای مدل هاکمن و اولدهام(Job Characteristics Model)

تنوع مهارت‌ها (Skill Variety)
میزان نیاز یک شغل به مجموعه‌ای گسترده از مهارت‌ها. برای مثال، یک کنترلر مالی که سه بخش مختلف را مدیریت می‌کند، تنوع مهارت بیشتری نسبت به کنترلری دارد که تنها یک بخش خاص را مدیریت می‌کند. شغل‌هایی با تنوع مهارتی بیشتر، چالش‌برانگیزتر هستند و نیاز به توانمندی بالاتری دارند.

هویت وظیفه (Task Identity)
میزان تکمیل یک کار به‌صورت کامل توسط فرد و اینکه این کار چگونه با اهداف کلی سازمان مرتبط است. وقتی یک وظیفه شروع و پایان مشخص داشته باشد و کارکنان بتوانند نتیجه نهایی تلاش خود را ببینند، رضایت و جذابیت آن افزایش می‌یابد.

اهمیت وظیفه (Task Significance)
میزان تأثیر کار بر دیگران. وقتی کاری بر دیگران تأثیر می‌گذارد، معنا و ارزش بیشتری پیدا می‌کند و به رضایت شغلی بالاتر منجر می‌شود.

استقلال عمل (Autonomy)
سطح استقلال و آزادی فرد در انجام کار. سطوح بالاتر استقلال باعث می‌شود فرد احساس مسئولیت بیشتری نسبت به کار خود داشته باشد.

بازخورد (Feedback)
اطلاعاتی که کارکنان درباره عملکرد خود دریافت می‌کنند. بازخورد می‌تواند از خود کار (مثلاً محصولی که به‌درستی کار می‌کند) یا منابع خارجی (مثلاً رضایت مشتری) حاصل شود.

زمانی که یک شغل این پنج ویژگی فوق را داشته باشد، برای کارکنان معنادارتر خواهد بود و آن‌ها احساس مسئولیت بیشتری کرده و درک بهتری از نتایج کار خود خواهند داشت. این امر به نتایجی منجر می‌شود که پیش‌تر ذکر شد: انگیزه بالاتر، عملکرد بهتر، رضایت شغلی بیشتر و کاهش غیبت و ترک خدمت. به بیان ساده، وقتی کارکنان شغل خود را دوست دارند، بیشتر تلاش می‌کنند و برای رسیدن به نتایج بهتر کوشش می‌کنند که این به نفع هم سازمان و هم فرد است.

امتیاز پتانسیل انگیزشی (Motivating Potential Score – MPS)

مدل ویژگی‌های شغلی پایه‌ای برای طراحی شغل فراهم می‌کند. هاکمن و اولدهام سیستمی به نام «امتیاز پتانسیل انگیزشی» ارائه دادند. برای محاسبه این امتیاز، همه ویژگی‌های اصلی شغل در نظر گرفته می‌شوند و با استفاده از آن‌ها، پتانسیل انگیزشی شغل محاسبه می‌شود.

برای این کار، هر یک از ابعاد اصلی شغل باید در مقیاس ۱ (کم) تا ۷ (زیاد) امتیازدهی شود. سپس این مقادیر در فرمول زیر قرار می‌گیرند:

طبق این فرمول، امتیاز پایین در استقلال عمل یا بازخورد تأثیر قابل‌توجهی بر پتانسیل انگیزشی شغل دارد، در حالی که امتیاز پایین در تنوع مهارت‌ها، هویت وظیفه یا اهمیت وظیفه تأثیر کمتری خواهد داشت.

پرسشنامه تشخیصی شغل (Job Diagnostic Survey)

پرسشنامه تشخیصی شغل یک پرسشنامه استاندارد است برای ارزیابی این جنبه‌های شغل و شغل‌ها را از نظر ویژگی‌های انگیزشی ارزیابی می‌کند و میزان پتانسیل انگیزشی شغل (MPS) را محاسبه می‌کند. این عدد مبنای تصمیم‌گیری برای بازطراحی و غنی‌سازی شغل قرار می‌گیرد

در نمونه ارزیابی پرسشنامه تشخیصی شغل که در ادامه آمده است، شغل «A» در تمامی ابعاد انگیزشی امتیاز بسیار بالاتری نسبت به شغل «B» کسب کرده است. از آنجا که این عناصر انگیزشی در یکدیگر ضرب می‌شوند، تفاوت «نمره پتانسیل انگیزشی» (MPS) بین دو شغل قابل توجه است (۲۵۵ در مقابل ۴۰). بنابراین، در صورت امکان توصیه می‌شود بخشی از میزان اختیار عمل (استقلال) یا فرصت‌های بازخورد از شغل «A» به شغل «B» منتقل شود.

استراتژی‌های طراحی شغل

سازمان‌ها برای افزایش پتانسیل انگیزشی شغل، از چهار راهبرد رایج طراحی شغل استفاده می‌کنند: چرخش شغلی، گسترش شغل، غنی‌سازی شغل و ساده‌سازی شغل. هر یک از این راهبردها می‌تواند بر یک یا چند عنصر در فرمول امتیاز  پتانسیل انگیزشی (MPS) تأثیر بگذارد. در ادامه، این راهبردها را به تفصیل بررسی می‌کنیم:

۱. چرخش شغلی (Job Rotation)

چرخش شغلی به معنای جابه‌جایی کارکنان بین مشاغل مختلف در یک سازمان است. این جابه‌جایی معمولاً به‌صورت افقی (در همان سطح صلاحیت یا استخدام) و نه عمودی انجام می‌شود. گاهی اوقات چرخش شغلی موقت است و در موارد دیگر، برخی کارکنان به‌طور منظم در طول سال بین چند شغل جابه‌جا می‌شوند.

چرخش شغلی باعث افزایش تنوع مهارت‌ها و دانش کارکنان می‌شود، امکان یادگیری از طریق تجربیات مختلف را فراهم می‌کند و به درک بهتر کارکنان از نحوه تعامل بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند. همچنین، به کارکنان کمک می‌کند نقاط قوت خود و علاقه‌مندی‌های شغلی‌شان را شناسایی کنند و مسیر حرفه‌ای مناسبی برای توسعه شغلی پیدا کنند.

مثال: در برنامه چرخش شغلی منابع انسانی، کارکنان ممکن است چند ماه در بخش‌های مختلف HR مانند استخدام، جبران خدمات و مزایا، روابط کارکنان و آموزش و توسعه کار کنند. این چرخش باعث گسترش مهارت‌ها و درک جامع از عملکردهای مختلف HR می‌شود و آن‌ها را برای نقش‌های رهبری آینده آماده می‌کند.

۲. توسعه شغل (Job Enlargement)

توسعه شغل نوعی بازطراحی شغل است که در آن مدیران و منابع انسانی وظایف هم‌سطح را ترکیب کرده و دامنه یک نقش موجود را افزایش می‌دهند.

مثال: یک طراح گرافیک که قبلاً تنها مسئول طراحی گرافیک سایت و بروشورهای فیزیکی بود، اکنون وظیفه طراحی محتوای گرافیکی تمامی شبکه‌های اجتماعی را نیز بر عهده می‌گیرد.

هدف از گسترش شغل افزایش بهره‌وری، کاهش تکرار وظایف و حفظ انگیزه کارکنان است. این روش باعث افزایش تنوع مهارت‌ها و هویت وظیفه می‌شود و به کارکنان امکان انجام فعالیت‌های مشابه بیشتر و کاهش یکنواختی می‌دهد. همچنین، مهارت‌های متنوع، مسئولیت‌های گسترده‌تر و استقلال بیشتری را فراهم می‌کند و به افزایش بهره‌وری و روحیه کارکنان منجر می‌شود.

۳. غنی‌سازی شغل (Job Enrichment)

در حالی که گسترش شغل بر افزودن وظایف تمرکز دارد، غنی‌سازی شغل بر افزودن عوامل انگیزشی به نقش‌های موجود تمرکز می‌کند تا امتیاز پتانسیل انگیزشی (MPS) افزایش یابد.

نمونه‌ها شامل:

• ایجاد فرصت‌های بازخورد بیشتر
• دادن آزادی عمل برای انجام وظایف به شیوه‌ای که برای کارکنان مناسب است
• برقراری ارتباط با مشتریان برای افزایش اهمیت وظایف
• ایجاد واحدهای کاری طبیعی برای گروه‌بندی وظایف مرتبط و افزایش هویت وظیفه

غنی‌سازی شغل فرصت‌های جدیدی برای یادگیری، توسعه مهارت‌ها و کشف توانمندی‌های کارکنان ایجاد می‌کند و حس موفقیت آن‌ها را افزایش می‌دهد. این امر انگیزه و روحیه کارکنان را تقویت کرده و تأثیر مثبت در کل محیط کار ایجاد می‌کند. همچنین، فرصت‌های عملکردی بیشتری برای شناسایی و پاداش‌دهی به تلاش‌های کارکنان فراهم می‌کند.

۴. ساده‌سازی شغل (Job Simplification)

ساده‌سازی شغل، نقطه مقابل گسترش شغل است و شامل حذف برخی وظایف از نقش‌های موجود برای تمرکز بیشتر و افزایش بهره‌وری می‌شود.

HR و مدیران ممکن است تصمیم بگیرند نقش‌ها را ساده کنند اگر شغل در طول زمان بیش‌ازحد گسترش یافته و مدیریت آن برای یک نفر دشوار شده باشد. مزیت ساده‌سازی شغل این است که کارکنان در زمینه تخصص خود متخصص می‌شوند، که باعث افزایش تسلط و اعتمادبه‌نفس و کاهش خطا می‌شود. همچنین، جایگزینی کارکنان آسان‌تر می‌شود زیرا مجموعه مهارت‌ها محدودتر است.

مثال: در بخش خدمات مشتری، ابتدا کارکنان تمام انواع درخواست‌ها را مدیریت می‌کنند، اما با افزایش حجم کار، ساده‌سازی شغل باعث می‌شود نقش‌ها به حوزه‌های تخصصی تقسیم شوند. یک تیم مسئول صورتحساب، تیم دیگر مسئول مشکلات حساب و تیم سوم مسئول پشتیبانی فنی می‌شود. این تخصصی‌سازی باعث افزایش کارایی، کاهش خطا و ارتقای مهارت کارکنان می‌شود.

نتیجه‌گیری

طراحی شغل یکی از بنیادی‌ترین و درعین‌حال استراتژیک‌ترین وظایف مدیریت منابع انسانی است. سازمان‌هایی که طراحی شغل را صرفاً یک کار اداری می‌دانند، فرصت‌های مهمی را در حوزه انگیزش، عملکرد و توسعه سرمایه انسانی از دست می‌دهند. در مقابل، سازمان‌هایی که با رویکردی علمی، انسانی و کاربردی به طراحی شغل می‌پردازند، می‌توانند محیط کاری معنادارتر، پویاتر و اثربخش‌تری ایجاد کنند؛ محیطی که در آن هم سازمان رشد می‌کند و هم انسان‌ها.

منابع

https://www.aihr.com/blog/job-design/

https://motamem.org/%D9%85%D8%AF%D9%84-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%B7%D8%B1%D8%A7%D8%AD%DB%8C-%D8%B4%D8%BA%D9%84-%D8%BA%D9%86%DB%8C-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C/

نویسنده: سونیا جلالی