پرسشنامه ارزیابی فرآیند استخدام
علی‌رغم آنکه چیزی به نام فرآیند جذب و استخدام استاندارد وجود ندارد و هر سازمان باید بر اساس استراتژی‌ها، فرصت‌ها، منابع و محدودیت‌های خود فرآیندی اقتضایی و اختصاصی برای خود طراحی و اجرا کند، اما الگوبرداری از سازمان‌های برتر و پیشرو و تحلیل بهترین تجارب جهانی در این فرآیند حاکی از آن است که یک فرآیند مطلوب و ایده آل استخدام دارای ابعاد و ارکان اصلی و پایداری است که می‌توان آنها را تعمیم داد و تحت شرایط مختلف و متفاوت بکار گرفت.
از سوی دیگر بسیاری از مدیران سازمان‌ها، به ویژه مدیران منابع انسانی مایلند به ابزاری دستیابی داشته باشند که به کمک ان بتوانند فرآیند موجود استخدام در سازمان را ارزیابی کنند، آن را با بهترین تجارب جهانی مقایسه نمایند و بعد از شناسایی نقاط قوت و ضعف این فرآیند به بهبود و اصلاح آن بپردازند.
پاسخ به سوالات پرسشنامه زیر می تواند تصویری از وضع موجود فرآیند استخدام در سازمان‌ها را فراهم آورد و پتانسیل‌های بهبود این فرآیند را تعیین کرده و راهنمایی برای مدیران در مسیر بهبود مستمر این فرآیند باشد.
هر چه تعداد پاسخ‌های مثبت(بلی) به این سوالات بیشتر باشد نشان دهنده وضعیت مطلوب و نزدیک به استانداردهای جهانی است و تعداد پاسخ‌های منفی حاکی از وجود نقض، کمبود یا ضعف در فرآیند استخدام و نشاندهنده فرصت برای اصلاح و بهبود است.
سوالات پرسشنامه ارزیابی فرآیند استخدام
1- آیا تجزیه و تحلیل شغل و یا مدل و یا فهرستی از قابلیت‌ها و شایستگی‌ها برای هر شغل یا هر خانواده شغلی وجود دارد؟
2- آیا در تدوین فهرست قابلیت‌ها از شرکت‌های مشابه و موفق الگوبرداری شده است؟
3- آیا استراتژی‌ها، ارزش‌ها، اهداف و برنامه‌های بلندمدت شرکت در تدوین فهرست شایستگی‌های مشاغل مورد استفاده قرار گرفته است؟
4- آیا فهرست شایستگی‌های مشاغل، متناسب با تغییرات در درون و بیرون سازمان به روزآوری می‌شود؟
5- آیا شواهد عملی و مصادیق رفتاری هر شایستگی تدوین و مکتوب شده است؟
6- آیا استخدام‌های شرکت بر مبنای شایستگی انجام می‌شود؟
7- آیا نیازهای استخدامی شرکت از نظر تعداد، خصوصیات و مهارت‌های مورد نظر، زمان نیاز، نوع نیاز،(دائمی یا موقت) و… برآورد و پیش بینی می‌شود؟
8- آیا از روش‌های علمی مثل تحلیل روند یا استفاده از شاخص‌های راهنما مثل تولید سرانه/ فروش سرانه و… برای برآورد دقیق نیروی انسانی مورد نیاز استفاده می‌شود؟
9- آیا تامین برخی از نیازهای استخدامی از درون شرکت و از میان کارکنان شاغل در سایر واحدها مورد توجه قرار می‌گیرد؟
10- آیا علاوه بر آگهی‌های استخدام از سایر روش‌ها و ابزارهای جذب افراد واجد صلاحیت از جمله ارتباط با دانشگاه‌ها، موسسات کاریابی، سایت‌های اینترنتی، کارمندیابی و … استفاده می‌شود؟
11- آیا بازار کار هدف برای هر شغل یا هر خانواده شغلی شناسایی شده است تا جستجو برای یافتن داوطلبان واجد شرایط در محدوده این بازار هدف انجام شود؟
12- آیا برای معرفی شرکت در بازار کار هدف اقدامات تبلیغاتی و اطلاع رسانی موثری(مثل حضور در مراسم فارغ التحصیلی دانشگاه‌ها، حضور در کنفرانس ها و همایش‌های تخصصی یا معرفی شرکت در نشریات صنفی و تخصصی انجام می‌شود؟
13- آیا قبل از استخدام از امکان یا عدم امکان تامین نیاز از طریق آلترناتیوهای استخدام(مثل اضافه کاری، شیفت کاری بلند و…) اطمینان حاصل می‌شود؟
14- آیا واگذاری کار به پیمانکار(out-sourcing) به عنوان یکی از آلترناتیوهای استخدام مورد توجه و استفاده قرار می‌گیرد؟
15- آیا بانک اطلاعاتی کاملی از کارکنان موجود وجود دارد تا در فرآیند استخدام مورد استفاده و جستجو قرار گیرد؟
16- آیا بانک اطلاعاتی کاملی از متقاضیان استخدام وجود دارد تا در فرآیند استخدام مورد استفاده و جستجو قرار گیرد؟
17- آیا فرآیند استخدام از سرعت کافی برخوردار است؟
18- آیا هزینه هر استخدام برآورد و مدیریت می‌شود؟
19- آیا اثربخشی استخدام‌ها(بویژه از نظر کیفیت قابلیت‌ها و مهارت‌های استخدام شدگان و رضایت واحدهای درخواست کننده استخدام) چندی بعد از استخدام مورد ارزیابی و اندازه گیری قرار می‌گیرد؟
20- آیا مدیران شرکت برای کسب مهارت‌های لازم برای حضور در تیم‌های ارزیابی و مصاحبه استخدامی آموزش دیده‌اند؟
21- آیا ارزیابی‌های استخدامی شرکت(بویژه مصاحبه‌ها) بصورت گروهی برگزار می‌شود؟
22- آیا از مصاحبه‌های استخدامی گروهی به عنوان رایج‌ترین و معتبرترین آزمون و ابزار استخدامی استفاده می‌شود؟
23- آیا مصاحبه‌های استخدامی دارای ساختار(Structured)هستند؟
24- آیا مصاحبه‌ها رفتار محور(شایستگی محور) هستند؟
25- آیا علاوه بر مصاحبه از سایر روش‌ها و ابزارهای ارزیابی(مثل تست‌های روان سنجی، شبیه‌سازی کار، استعلام از معرف‌ها، آزمون‌های دانشی و مهارتی و…) استفاده می‌شود؟
26- آیا از مصاحبه تلفنی و یا مرور رزومه‌ها به نحوی سازمان یافته و منظم برای فیلتر کردن درخواست‌های اولیه استخدام و تدوین فهرست کوتاهی از متقاضیان مناسب‌تر استفاده می‌شود؟
27- آیا اعضای تیم استخدام در همه آزمون‌ها به ویژه مصاحبه‌ها، نظرات و ارزیابی انفرادی خود را قبل از بحث و تصمیم‌گیری گروهی در فرمی ثبت و درج می‌کنند؟
28- آیا روش موثری برای بحث گروهی و رسیدن به تفاهم و توافق بین اعضای تیم ارزیابی وجود دارد بنحوی که باعث اتخاذ تصمیماتی معتبر و قابل اتکا شود؟
29- آیا در مصاحبه‌های استخدامی و سایر ابزارها و آزمون‌ها، علاوه بر دانش و مهارت به خصوصیات رفتاری و ویژگی‌های شخصیتی داوطلبان استخدام توجه و در مورد آن کنجکاوی و کنکاش می‌شود؟
30- آیا در آگهی‌های استخدامی، شغل و سازمان مورد نظر بنحوی مناسب معرفی می‌شود؟
31- آیا در فرآیند استخدام از طریق دادن اطلاعات لازم و پاسخ به سوالات داوطلب استخدام، به او کمک می‌شود تا او هم انتخاب درستی داشته باشد و تصمیم مناسبی اتخاذ کند؟
32- آیا داوطلبان استخدام به موقع در جریان آخرین اطلاعات مربوط به فرآیند استخدام خود، از جمله در جریان نتیجه ارزیابی خود قرار می‌گیرند؟
33- آیا فرم استخدام(Application Form) مناسب و کامل طراحی شده و بکار می‌رود؟
34- آیا امکان ارائه درخواست استخدام یا تکمیل فرم درخواست استخدام بصورت online وجود دارد؟
35- آیا امکان انجام برخی تست‌های اولیه غیرحضوری برای ارزیابی داوطلبان استخدام وجود دارد؟
36- آیا برای کارکنان جدیدالاستخدام، برنامه‌های آموزش توجیهی بدو استخدام وجود دارد؟
37- آیا مدیران شرکت و سرپرستان مستقیم کارکنان جدید، سهم موثری در آموزش‌های استخدام دارند؟
38- آیا دوره استخدام آزمایشی بصورت جدی و قابل قبول وجود دارد؟
39- آیا در طی دوره استخدام آزمایشی و در پایان دوره، ارزیابی رفتاری و عملکردی دقیقی از استخدام‌شدگان جدید انجام می‌شود؟
40- آیا برای تکمیل پرونده پرسنلی استخدام شدگان جدید استعلام‌های لازم در مورد سوابق و مدارک آنها انجام می‌شود؟
41- آیا در فرآیند استخدام، ارزش ها، اخلاقیات و مقررات و قوانین موضوعه بصورت دقیق رعایت می‌شود؟
42- آیا در طراحی یا بازطراحی فرآیند استخدام از بهترین تجارب جهان الگوبرداری می‌گردد؟
حال که با سوالات ارزیابی فرآیند استخدام آشنا شدید پیشنهادم این است که یک‌دور با دقت و تمرکز فرآیند استخدام سازمان خود را با این پرسشنامه ارزیابی کنید. برای سوالاتی که پاسخ شما به آنها خیر است یک اقدام یا پروژه بهبود تعریف کرده و آن را در بازه زمانی عمشخص اجرایی کرده و اثربخشی آن را پایش نمایید، اینکار باعث می شود که فرآیند استخدام سازمان شما طی زمان بهبود قابل ملاحظه‌ای پیدا کند.
منابع: شرکت‌های موفق جهان چگونه استخدام می‌کنند؟/ دکتر بهزاد ابوالعلایی
تجربیات شخصی نویسنده در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی
نویسنده: سونیا جلالی
دیدگاهتان را بنویسید