مصاحبه تلفنی: بایدها و نبایدها(به همراه ویدئو)

مصاحبه استخدامی یک هدف عمده دارد: فراهم آوردن فرصت برای مصاحبه گر و متقاضی برای به دست آوردن اطلاعاتی که جهت اخذ بهترین تصمیم به آن نیاز دارند. چون زمانی که برای هر متقاضی صرف می‌شود محدود است، وجود یک رویکرد سازمان یافته به شما کمک می‌کند تا حداکثر بهره را از زمان برده و اطلاعات بیشتر و بهتری را به دست آورید.

مصاحبه تلفنی یکی از انواع شیوه‌های مصاحبه‌گریست که به ما کمک می‌کند غربال گری متقاضیان را قبل از ورود به مصاحبه حضوری انجام دهیم و این موجب صرف زمان کمتر و راه یافتن متقاضیان با کیفیت‌تر به فرایند مصاحبه نهایی ما خواهد شد.

در این ویدئو و مقاله بایدها و نبایدهای مصاحبه تلفنی را با شما به اشتراک گذاشته‌ام.

مصاحبه تلفنی چیست؟

مصاحبه تلفنی روش ساده و موثری است که در سازمان‌های خوب دنیا رایج است و می‏‌توان قبل از مصاحبه نهایی از آن استفاده کرد.

به طور مثال در شرکت مایکروسافت بعد از ارزیابی رزومه‌های داوطلبان کارشناس استخدام از طریق یک مصاحبه تلفنی، اطلاعات لازم را بیش از آنچه که در رزومه آمده است در مورد کاندیدای استخدام جمع آوری می‌کند. موضوعات مورد علاقه کارشناسان استخدام در این شرکت که از طریق مصاحبه تلفنی درصدد کشف آن هستند عبارتند از:
سوابق کاری فرد و عملکرد او در کارهای قبلی
خلاقیت و ابتکارات کاری فرد
شخصیت و نگرش فرد
بعد از این مصاحبه اولیه است که بعضی کاندیداها مورد پذیرش مقدماتی قرار می‌گیرند.

بنابراین مصاحبه تلفنی روش مقرون به‌صرفه‌ای برای کوتاه کردن فهرست کارجویان برای یک موقعیت شغلی به خصوص زمانی که تعداد متقاضیان اولیه زیاد است می‌باشد. و کمک می‌کند که متقاضیانی که با معیارهای شغل و یا سازمان همخوانی ندارند از ابتدا حذف شوند. کوتاه شدن فهرست داوطلبان این امکان را به سازمان می‌دهد که فرایند ارزیابی و انتخاب را دقیق‌تر و کامل‌تر برای افرادی کم تعدادتر طراحی و اجرا کند.

نکات مهم در طراحی مصاحبه تلفنی(بایدها و نبایدها)

1- میزان ساخت یافتگی مصاحبه تلفنی نباید از مصاحبه رودررو کمتر باشد. به عبارت دیگر پرسش‌های مصاحبه تلفنی دقیقاً مانند سوالات مصاحبه حضوری از پیش تعیین شده هستند.

2-از همه کارجویان سوالات یکسان پرسیده شود و پاسخ‌ها یادداشت شود تا امکان ارزیابی و مقایسه(با معیارها و استانداردهای شغل و سازمان) وجود داشته باشد.

3-سوالات مطرح شده در مصاحبه تلفنی بایستی کوتاه و دقیق باشد. هدف انجام مصاحبه شغلی نیست، هدف چک کردن موارد مهم قبل از مصاحبه است. زمان این مصاحبه به طور میانگین حدود 15دقیقه می‌‏باشد.

4-مصاحبه تلفنی قرار نیست جایگزین مصاحبه اصلی و رو در روی ما با متقاضیان استخدام و حذف این مرحله مهم از فرآیند استخدام شود.

5-در این مصاحبه قضاوت تنها بر اساس شنیده‌های مصاحبه کننده انجام می‌شود و معمولا منجر به ارزیابی ضعیف‌تر متقاضیان توسط مصاحبه کنندگان می‌شود، بنابراین جایی که در خصوص حذف متقاضی تردید وجود دارد بهتر است فرصت حضور در مصاحبه حضوری را از وی دریغ نکنیم.

6- پیش از تماس تلفنی یک محیط راحت ایجاد کنید. به خصوص اگر تجربه زیادی با مصاحبه‌های تلفنی ندارید، حواس پرتی‌ها را متوقف و سر و صدای پس زمینه را از بین ببرید.

7- مصاحبه تلفنی باید کوتاه باشد. اختصاص زمان 15 تا 20 دقیقه برای انجام این مصاحبه کافی به نظر می‌رسد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: جذب و استخدام چیست؟(به همراه فرم‌های مورد نیاز)

چه سوالاتی را در مصاحبه تلفنی بپرسیم؟

مصاحبه تلفنی را می‌توان در سه بخش شروع مصاحبه، بدنه مصاحبه و پایان مصاحبه دسته بندی کرد:

شروع مصاحبه

با معرفی خود/ سازمان/ نحوه دریافت رزومه متقاضی شروع کنید و مناسب بودن زمان فعلی و همچنین طول مدت مصاحبه را با متقاضی چک کنید.

بدنه مصاحبه

در این بخش سوالات اصلی پرسیده می‌شود. نمونه سوالات مناسب برای یک مصاحبه تلفنی در ادامه آمده است.

از چه طریق با شغل و سازمان ما آشنا شدید؟
در مورد این شغل چه می‌‏دانید؟
چرا می‌خواهید تغییر کار دهید؟
از چه زمانی قادر به شروع به کار هستید؟
حقوق و دستمزد فعلی/ حقوق و دستمزد مورد نظر؟

و همچنین پرسیدن سوالاتی که جنبه غربالگری را در مشاغل مورد نظر ما دارد. مثل داشتن گواهینامه خاص، یا امکان سفر به شهرستان و یا ارزیابی سطح زبان انگلیسی

پایان مصاحبه

در انتها اجازه دهید متقاضی شغل نیز یکی دو سوال کلیدی مد نظر خود را بپرسد، و زمان اطلاع رسانی و یا مصاحبه‌های بعدی را تعیین نمایید.

سخن آخر

سخن آخر این که مصاحبه تلفنی همانقدر که فرصت مناسبی برای دستیابی به برخی برداشت‌های اولیه از متقاضی است و به ما در غربال‌گری اولیه کمک می‌کند نمی‌تواند جایگزین مصاحبه حضوری و چهره به چهره شود، بنابراین هدف اصلی از انجام این مصاحبه باید رساندن ما به تعدادی افراد باشد که برای مصاحبه رودررو به سازمان دعوت خواهند شد.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع:

کتاب استخدام و حفظ بهترین کارکنان/ دکتر علی شیرازی

کتاب شرکت‌های موفق جهان چگونه استخدام می کنند؟/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

تجربیات شخصی نویسنده در طراحی و اجرای مصاحبه‌های استخدامی

نویسنده: سونیا جلالی