ارزیابان در طول یک کانون ارزیابی چه می‌کنند؟

اگر به خاطر داشته باشید در مقاله ارزیابان رکن کلیدی موفقیت کانون‌های ارزیابی و توسعه گفتیم، تیم ارزیاب آموزش دیده و توانمند یکی از عوامل اصلی موفقیت کانون‌های ارزیابی و توسعه است، با توجه به نقش کلیدی و تعیین کننده ارزیابان، در این مقاله به دنبال پاسخ این سوالیم که ارزیابان در طول یک کانون ارزیابی چه وظایفی را بر عهده دارند و برای انجام چه فعالیت‌هایی باید آموزش ببینند تا بتوانند نقش کلیدی خود را به درستی ایفا نمایند؟

وظایف ارزیابان در کانون ارزیابی

وظیفه ارزیابان کانون ارزیابی در دو کلمه خلاصه می‌شود: ارزیابی رفتار

به طور ساده می‌توان گفت که رفتار هر چیزی است که می‌گوییم و انجام می‌دهیم. ارزیابی رفتار دو کلمه به ظاهر ساده است که طی یک فرآیند چهارمرحله‌ای پیچیده اتفاق می افتد، این چهار مرحله عبارتند از مشاهده، ثبت، طبقه بندی و ارزیابی رفتار که در شکل زیر نمایش داده شده‌اند.

چهار مرحله ارزیابی رفتار

شکل هرمی نشاندهنده این موضوع است که هر مرحله بر مرحله قبلی استوار است. بنابراین در نهایت تمامی ارزیابی‌ها باید بر رفتار مشاهده شده استوار باشند و ارزیاب‌ها همیشه باید بتوانند شواهد مناسبی برای ارزیابی خود ارائه کنند، در ادامه تک تک این مراحل را با هم مرور می کنیم:

مشاهده

اولین و مهم‌ترین وظیفه ارزیاب در هر یک از تمرینات، مشاهده رفتار است و به عنوان بنیان مراحل بعدی تلقی می‌شود. مشاهده به هر آن چه که کاندیدای مورد ارزیابی می‌گوید و یا انجام می‌دهد دلالت دارد، رفتار را می‌توان با تمام حواس پنج گانه مشاهده کرد؛ اما ما به طور معمول از چشم و گوش خودمان برای این منظور استفاده می‌کنیم. واضح است که افراد به سادگی در مورد آنچه مشاهده می‌کنند گیج می‌شوند؛ چون بسیاری از مشاهدات ما با قضاوت‌های ناشی از پیش داوری و تعابیر ما درهم آمیخته‌اند. ماهیت آدمی این است که در هنگام ارزیابی رفتار افراد، نتیجه بگیرد و آنچه را مشاهده کرده است مورد ارزیابی قرار دهد. این دامی است که فرآیند ارزیابی رفتار گرا می‌خواهد از آن پرهیز کند.

مهمترین نکته این است که مشاهده رفتار مبتنی بر واقعیت است و نه تعبیر.

ثبت

هر چند فرآیند ارزیابی رفتار در چهار مرحله نمایش داده می‌شود، دو مرحله نخست مشاهده و ثبت مستقل نبوده و همزمان انجام می‌شود. یعنی ارزیاب هم می‌بیند و توجه می‌کند و هم می‌نویسد و ثبت می‌نماید، در نتیجه نقش ارزیاب در حین تمرین، ارزیابی شرکت کننده نیست و تنها باید اطلاعات جمع کند. طبقه بندی و ارزیابی پس از تمرین انجام می‌شود.
در این مرحله ارزیاب رفتارها(هر انچه کاندیدای ارزیابی می‌گوید و یا انجام می‌دهد)را ثبت و یادداشت می‌نماید.

ثبت رفتار مشاهده شده، ثبت تمام مواردی است که مشاهده کرده‌ایم، نه چیزهایی که فکر می‌کنیم مشاهده کرده‌ایم. 

اکثر ارزیاب‌ها ثبت رفتار شرکت کننده را وظیفه‌ای خسته کننده و دشوار می‌دانند. البته آن‌ها بر اهمیت فوق العاده آن نیز وقوف دارند، همانطور که پیش تر عنوان شد، کیفیت هر مرحله‌ای از فرآیند ارزیابی بر مراحل قبلی متکی است. اگر ثبت رفتار به اندازه کافی دقیق و درست نباشد، توانایی طبقه بندی عملکرد شرکت کننده افت شدیدی خواهد کرد.

طبقه بندی

پس از پایان تمرین، ارزیاب‌ها می‌توانند طبقه بندی رفتارهای مشاهده شده و تخصیص آن به شایستگی‌های مورد ارزیابی را آغاز کنند. بهتر است که طبقه بندی موارد ثبت شده بلافاصله بعد از تکمیل مشاهده و ثبت رفتارها صورت بگیرد. در این صورت ارزیاب نسبت به اتفاقات در حین تمرین حضور ذهن داشته و می‌تواند یادداشت‌هایش را در صورت لزوم تکمیل کند. منظور ما از تکمیل یادداشت‌ها، اضافه کردن موارد فراموش شده یا ناقص است و نباید به دنبال چیزهای جدید بود.

در طبقه بندی رفتار مشخص می‌کنیم که هر یک از رفتارها به کدام شایستگی‌ها مربوط است؟و مثبت است یا منفی؟

ارزیاب‌ها باید توجه داشته باشند که از آنها انتظار می‌رود وقایع را گزارش کنند و نباید اجازه دهند تعبیر شخصی بر قضاوت آن‌ها از واقعیت تاثیر بگذارد. حتما باید در برنامه‌ریزی کانون، فاصله‌ای بین دو تمرین در نظر گرفت تا ارزیاب فرصت تکمیل ثبت رفتار خود را داشته باشد.

 یک نمونه از طبقه بندی رفتار در شکل زیر نمایش داده شده است.

نمونه طبقه بندی رفتار

ارزیابی(امتیازدهی)

بخش پایانی فرآیند ارزیابی رفتار، امتیازدهی به هر یک از شایستگی‌ها برای کاندیدای مورد ارزیابی است، در این مرحله بر اساس مراحل قبل و با توجه به شواهد مثبت و منفی طبقه بندی شده برای هر شایستگی، امتیازی به فرد می‌دهیم که توانمندی وی را در آن شایستگی نشان دهد.

ارزیابی(امتیازدهی)، توانمندی داوطلب مورد ارزیابی را در شایستگی‌های مورد ارزیابی در تمرینات نشان می‌دهد.

بدیهی است که تمام ارزیاب‌ها باید از مقیاس یکسانی استفاده کنند و مهم‌تر این که تعبیری مشابه از مقیاس خود داشته باشند، نمونه ای از مقیاس‌ها در ادامه آمده است:

5: مطلوب
4: بالاتر از حد انتظار
3: در حد انتظار
2: پایین تر از حد انتظار
1: ضعیف

به عنوان مثال وقتی ارزیاب در کار گروهی به فردی در شایستگی رهبری امتیاز 3 می دهد، به این معناست که شرکت کننده در مقایسه با نیازهای شغل، سطح قابل قبولی از رهبری را در کار گروهی نشان داده است.
ارزیابان باید تمام شواهد معیارها را مرور کرده و کیفیت نمونه‌ها را در نظر بگیرند و بر اساس آن به شایستگی‌ها امتیاز بدهند.
با انجام این مرحله فرآیند چهار مرحله‌ای ارزیابی رفتار به پایان می‌رسد.

با توجه به حساسیت انجام مراحل فوق، توجه به وجود تیم ارزیاب آموزش دیده که توانایی ارزیابی رفتار را با حداقل خطا دارا باشند، اهمیت بسزایی می‌یابد، موضوعی که می‌بایست در دوره‌های آموزشی تربیت ارزیاب کانون‌های ارزیابی، مورد توجه قرار گیرد.

منابع: کتاب کانون ارزیابی بالانتاین و پوآ

تجربیات شخصی نویسنده در زمینه طراحی و اجرای کانون‌های ارزیابی و توسعه

نویسنده: سونیا جلالی