چطور یک ارزیابی سریع از فرهنگ سازمانی خودمان داشته باشیم؟

چیزهای کمی در یک سازمان وجود دارند که به اندازه فرهنگ اهمیت دارند. رهبران سازمان می‌خواهند بدانند فرهنگ چیست تا از طریق آن روی رفتار افراد تاثیر بگذارند، کارکنان می‌خواهند بدانند فرهنگ چیست تا از این طریق بفهمند آیا فضای یک به شکلی هست که بتوانند در آن کار کنند یا خیر. و مشتری می‌خواهد بداند که فرهنگ چیست تا متناسب با آن از کارکنان انتظار داشته باشد.

مفهوم فرهنگ برای نخستین بار در سده‌های هیجدهم و نوزدهم میلادی در اروپا به کار گرفته شد و بر فرایند کشت و زرع یا ترویج در کشاورزی و باغبانی دلالت داشت. چنان که واژه انگلیسی این مفهوم از واژه لاتین Cultura و از ریشه Colere گرفته است که به معنای کشت،زراعت و ترویج است. تعاریف بسیاری برای فرهنگ ارایه شده است که چند نمونه از معروف‌ترین آن‌ها به این شرح است:

• فرهنگ سازمانی به سیستمی از معانی مشترک که بوسیله اعضای یک سازمان حفظ می‌شود و یک سازمان را از سازمان‌های دیگر جدا می‌کند اطلاق می‌شود. این سیستم از معانی مشترک و مجموعه‌ای از ویژگی‌های کلیدی تشکیل شده است که سازمان برای آن ارزش قایل است (رابینز 1993)
• فرهنگ سازمانی الگویی از مفروضات است که توسط گروه معینی کشف و اختراع شده یا توسعه یافته به طوری که انطباق با محیط خارجی و انسجام درونی را به آنها می‌آموزد. اگر این الگو در طی زمان کارآیی خوبی داشته باشد اعتبار می‌یابد به طوری که شیوه صحیح ادراک، اندیشه و احساس اعضای جدید را درباره مشکلاتشان شکل می‌دهد. (شاین 1999)

وجه مشترک انواع تعاریف ارایه شده وجود یک سلسله از باورها، اعتقادات و ارزش‌های مشترک بین اعضای یک سازمان است که رفتار اعضای آن را هدایت می کند. هر سازمان الگوهاي اعتقادي، افسانه‌ها، داستان‌ها، آداب و رسومي دارد كه خود متأثر از فرهنگ جامعه‌اي است كه سازمان را احاطه كرده است و وجود آن باعث مي‌شود اعضا شناختي مشترك پيدا كنند و نوعي يكرنگي و همسويي بين آن‌ها مشاهده شود.

فرهنگ سازماني بر همۀ جوانب سازمان تأثيرگذار است. فرهنگ بر تدوين اهداف و استراتژي‌ها، رفتار فردي و عملكرد سازماني، انگيزش و رضايت شغلي، خلاقيت و نوآوري، نحوة تصميم‌گيري و ميزان مشاركت كاركنان در امور، ميزان فداكاري و تعهد، سخت كوشي و سطح اضطراب و مانند آن مؤثر است. به طور كلي، در سازمان پديده‌اي به دور از نقش و اثر فرهنگ سازماني وجود ندارد.
در یک جمع‌بندی فرهنگ در هر سازمانی به شکل منحصر به فردی تعریف می‌شود و نشان می‌دهد که “چه چیزی سازمان ما را از سایر سازمان‌ها متفاوت کرده است؟”

چالش‌های فرهنگ

فرهنگ برای سازمان مثل هواست، وجود دارد ولی دیده نمی‌شود. همه چیز را در برمی‌گیرد و تا زمانی که سالم است هیچ‌کس به آن توجهی نمی‌کند. اما وقتی سمی می‌شود همه متوجه آن می‌شوند، عملکرد فردی و سازمانی را تحت تاثیر قرار می‌دهد و منجر به کاهش بهره‌وری، احساس ناخوشایند برای کارکنان، از دست دادن سود و افت سایر شاخص‌های سازمان می‌شود. اینجاست که رهبران توجهشان به مشکل جلب می‌شود و به جستجوی علت‌ها می‌روند. رهبرانی که در طولانی مدت نبض سازمان را در دست دارند زودتر از به محقق شدن این نتایج متوجه این می‌شوند که جایی مشکل وجود دارد.

سازمان‌ها هزینه زیادی برای شناخت فرهنگ می‌کنند و در خیلی از موارد از پرسشنامه‌های استاندارد برای آن استفاده می‌کنند اما واقعیت این است که این پرسشنامه‌ها نمی‌تواند ویژگی‌های منحصر به فرد فرهنگ را نشان دهد. فرهنگ خوب و بد ندارد و در هر سازمانی برآیندی از گذشته و اهداف و برنامه‌های آینده است.
فرهنگ‌های سالم می‌توانند یک مزیت رقابتی آشکار برای سازمان‌ها به وجود آورند. وقتی کارمندان به یکدیگر اعتماد کرده و احساس ارزشمندی می‌کنند، مشتاقانه مشارکت می‌کنند و سطوح بالای انگیزه و اشتیاق به موفقیت شرکت بیشتر تبدیل می‌شود.

بزرگترین مزیت رقابتی ناشی از فرهنگ‌ پایدار است. سازمان‌هایی که فرهنگ‌ پایدار دارند این حس قدرتمند را القا می‌کنند که خودشان می‌دانند چه کسی هستند. این عقیده که وظیفه دارند نقش مثبتی در جامعه داشته باشند، برای هویت آنها اساسی است. ارزش‌ها راهنمای تصمیم‌گیری و همکاری با افراد و گروه‌های خارج از مرزهای سازمانی است. سازمان‌های دارای فرهنگ پایدار همچنین در جذب استعداد نسبت به رقبا موفقیت بیشتری دارند.
از آنجا که فرهنگ سازمانی برای موفقیت یک شرکت بسیار مهم است ، رهبران خردمند برای درک آن قدم بر می‌دارند. اگر شما هم از آن گروه‌ هستید که می‌خواهید قدم‌های اولیه برای شناخت فرهنگ خود را بردارید پیشنهاد می‌کنیم از این راهنمای 4 مرحله‌ای استفاده کنید:

راهنمای شناخت فرهنگ سازمانی

مرحله 1: داستان‌های خود را مرور کنید.

داستان‌هایی که شما می‌گویید سرنخ هایی برای فرهنگ موجود ارائه می‌دهد. به داستان‌ها و افسانه‌هایی فکر کنید که افراد درون سازمان شما بارها و بارها بازگو می‌کنند. آنها در مورد محیط کار شما چه می‌گویند؟
به عنوان نمونه، حکایات ذکر شده توسط کارکنان یک شرکت حمل و نقل مشهور را در نظر بگیرید. آنها توصیف می‌کنند که چگونه افرادی که به طور معمول خوب کار نمی‌کردند، در طول بحران 11 سپتامبر و طوفان سندی، یکپارچه با هم همکاری کردند. داستان‌های آنها به عنوان قهرمانان به تصویر کشیده شد، کسانی که خستگی ناپذیر و فراتر از توان خود کار می‌کردند. این روایات نشان می‌دهد که فرهنگ آنها بحران محور و قهرمان محور است. رهبران سازمان پس از تأمل، این سؤال را مطرح كردند كه آیا فرهنگ موجود آن‌ها از موفقیت طولانی مدت حمایت می‌كند یا خیر. آنها ویژگی‌های را که معتقد بودند به پیشرفت سازمان کمک می‌کند، کشف کردند و داستان‌های مختلفی را ساختند که امیدهایشان به آینده را نشان می‌داد.
پس از بازگو کردن داستان‌های خود، از اینكه آیا آنها فرهنگ را برای پشتیبانی از اهداف و تعهدات بلندمدت در مورد ذینفعان سازمان استفاده می‌كنند، بررسی كنید. سپس داستان آنچه را که امیدوارید مردم در مورد سازمان شما در آینده بگویند را خلق کنید. این داستان‌ها تصویر مفصلی از فرهنگ مورد نظر شما را تشکیل می‌دهند.

مرحله 2: بررسی کنید که کارمندان شما چگونه شما را می‌بینند!

درک رهبران برای فرهنگ اساسی است. بنابراین، دومین قدم در ارزیابی فرهنگ این است که دریابید که کارمندان چگونه شما را مشاهده می‌کنند. فکر نکنید که جواب های خود را از قبل دریافت کرده‌اید. رهبران غالباً درباره آنچه کارمندانشان فکر می‌کنند اشتباه می‌کنند.
به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ جهانی مشاوران را برای تعیین اینکه آیا فرهنگ آن‌ها به استراتژی پایداری بلندمدت کمک می‌کند یا مانع است، مشاورانی استخدام کرد. آنها به مشاوران اطمینان دادند كه همه افراد در شركت تعهدات رهبران سطح بالا را می‌فهمند. آن‌ها پیشنهاد کردند كه مشاوران در جنبه‌های فرهنگ غیر مرتبط با رهبری متمرکز شوند.
وقتی ارزیابی مشاوران، شک و تردید کارکنان را نشان داد، رهبران شوکه شدند. کارمندان گفتند که رفتارهای رهبران با تعهدات بیان شده آنها مطابقت ندارد.
بین ارائه یک چشم انداز روشن شخصی و داشتن دیدی واضح که منجر به تصمیم گیری می‌شود، تفاوت وجود دارد. من می‌دانم که رهبران ما در مورد پایداری اهداف بلند مدت خود صحبت می‌کنند. اما من ندیده‌ام که آنها به دلیل تعهدات خود، سود کوتاه مدت را پشت سر بگذارند.
به دنبال شواهد عینی درباره چگونگی مشاهده کارمندان در بسیاری از موارد، لازم نیست مشاور استخدام کنید. شما می‌توانید با بررسی آنچه کارمندان در مورد شما و سازمان خود در رسانه‌های اجتماعی یا وب سایت‌هایی می‌گویند که به مردم امکان می‌دهد در مورد کارفرمایان خود اظهار نظر کنند، شروع کنید.
در نظر بگیرید یک فضای آزاد ایجاد کنید که کارمندان بتوانند درمورد آنچه مشاهده کرده‌اند در مقابل آنچه دوست دارند ببینند صحبت کنند. اگر گمان می‌کنید عدم احساس امنیت باعث جلوگیری از ابراز نظر می‌شود، یک روند ثبت نظر ناشناس را امتحان کنید. یک لینک پیشنهادی ایجاد کنید و یک نظرسنجی کوتاه انجام دهید.

مرحله 3: رفتارها را مشاهده کنید.

فرهنگ در رفتارها دیده می‌شود. توجه داشته باشید که چگونه کارکنان هنگام جلسات جمعی یا تیمی عمل می‌کنند. آیا آن‌ها سؤال می‌کنند؟ آیا آنها نظرات خود را ارائه می‌دهند؟ آیا آنها به دنبال نظرات دیگران هستند؟ آیا آنها وضع موجود را به چالش می‌کشند؟ اگر جواب همه این سوالات منفی است، ممکن است اعتماد در سازمان شما مشکل داشته باشد.
یا شاید، در فرهنگ شما تنوع دیدگاه ارزش نیست. بررسی کنید که رهبران شما هنگام مخالفت با ایده‌هایی که با وضع موجود متفاوت است چگونه واکنش نشان می‌دهند.
رهبران ارشد یک شرکت جهانی اتومبیل‌سازی تیم‌های خود را گرد هم آوردند تا در مورد برخی از چالش‌های مربوط به کیفیت صحبت کنند. آنها به افراد گفتند که می‌خواهند افکار و عقاید را بشنوند، مهم نیست که چقدر با نظرات آنها متفاوت باشد. بیشتر حاضران چیزی نگفتند. و هنگامی که چند نفر شجاعانه پیشنهاداتی را خلاف هنجارها مطرح کردند، رهبران برای آنها استدلال کردند که ایده‌های آن‌ها شایسته نیست. این رفتار نشان داد كه فرهنگ از دیدگاه‌های متنوع و چالش‌هایی برای وضع موجود استقبال نمی‌كند.

مرحله 4: در مورد چگونگی تفسیر مردم از ارزش‌های سازمان بحث کنید.

از کارمندان خود بخواهید بگویند که چگونه ارزش‌های سازمان را در رفتارها نشان می‌دهند. پاسخ‌های آنها می‌تواند معنی فرهنگ را روشن کند. اگر کارمندان نتوانند بگویند که ارزش‌ها چگونه روی تصمیمات و اقدامات اثر می‌گذارد، در واقع این ارزش‌ها در فرهنگ گنجانده نشده‌ند.
ارزش‌هایی که سازمان‌ها ادعا می‌کند در بسیاری از موارد، هسته مبهمی دارند. اصطلاحات مبهم مانند احترام ، صداقت ، کار تیمی ، مسئولیت در لیست ارزش سازمان‌ها نشان داده شده است. اما این کلمات در سازمان شما به چه معنی است؟ پیامدهای گفتگوی ارزشی را با کارمندان خود در میان بگذارید. در جهت ایجاد توافق در مورد معیارهای رفتاری تلاش کنید.
به عنوان مثال ، اگر یک ارزش بیان شده احترام است ، تعیین کنید که چگونه باید در عمل ظاهر شود.
در مقابل، رفتارهایی را توصیف کنید که هرگز نباید در یک فرهنگ محترم اتفاق بیفتد. آیا این ارزش فقط در مورد نحوه برخورد کارکنان با یکدیگر اعمال می شود یا پیامدهای آن گسترده‌تر است؟ این بحث‌ها نه تنها به ارزیابی فرهنگ فعلی شما کمک می‌کنند. همچنین می‌توانند منجر به توافق بیشتر در مورد فرهنگ آینده مطلوب شوند.

در بعضی از مواقع، شما می‌توانید با استخدام اشخاص ثالث ، ارزیابی عمیق‌تری از محیط کار خود انجام دهید. آنها می‌توانند نظرسنجی را انجام دهند، گروه های متمرکز را تشکیل دهند یا رفتارهایی را مشاهده و تفسیر کنند. البته همانطور که گفته شد، برای تدوین عکس فوری از فرهنگ فعلی خود ، این چهار قدم ساده را دنبال کنید. درک اینکه کجا هستید بهترین مرحله برای شروع است.

منابع:
Assessing Organizational Culture Made Simple (Kathy Miller Perkins)
Gallup’s Approach to Culture (Building a Culture That Drives Performance)

نویسنده: سیما لبیبی