معرفی فرایند تجزیه و تحلیل شغل

در این مقاله فرایند تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یکی از پایه‌ای‌ترین موضوعات مدیریت منابع انسانی معرفی شده است، اهمیت و روش تهیه آن شرح داده شده و یک نمونه از آن هم به اشتراک گذاشته شده است.

در انتهای این مقاله نیز یک دوره‌ آموزشی که به شما کمک می‌کند دانش خود را در در زمینه تجزیه و تحلیل شغل توسعه دهید، پیشنهاد شده است 

اگر فرصت مطالعه این مقاله را ندارید، میتوانید وویس زیر را از سرکار خانم سونیا جلالی بشنوید (مدت زمان 5:14)

تجزیه و تحلیل شغل چیست؟

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن، شغل مورد نظر به تفصیل و با توجه به جزئیات بررسی و مطالعه شده و وظایف و الزامات، انتظارات و مسئولیت‌ها، و همچنین ویژگی‌های مورد انتظار از شاغل آن کشف می‌شود.

شرح شغل پایه و هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. به همین دلیل تهیه شرح شغل‌ها و شرایط احراز به عنوان یکی از مهمترین ورودی‌های ماژول‌های مختلف منابع انسانی از قبیل جذب و استخدام، جبران خدمت و مزایا، آموزش و مدیریت عملکرد و … می‌باشد.

تجزیه و تحلیل شغل به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به طور کامل ماهیت یک شغل را درک کنند. این کمک می‌کند تا توصیف‌های شغلی بهتری تهیه شود و برنامه‌های آموزش و توسعه موثرتری طراحی شود، منجر به فضای کاری ایمن‌تر و برنامه‌ریزی نیروی انسانی کارآمدتر می‌شود و در مدیریت عملکرد اهمیت بسیاری دارد.

موارد استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل به چندین عملکرد کلیدی منابع انسانی مرتبط است که در شکل زیر نمایش داده شده است. بنابراین باید آن را به طور مؤثری انجام داد تا داده‌های دقیق و قابل اعتمادی جمع آوری شود. 

ارتباط تجزیه و تحلیل شغل با سایر فرایندهای منابع انسانی

استفاده از تجزیه و تحلیل شغل در انتخاب و استخدام

تجزیه و تحلیل شغل به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نیازمندی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای یک شغل را به دقت تعیین کنند و از این طریق فرآیند ارزیابی و استخدام خود را بهبود بخشند و افرادی با مهارت‌های مناسب را جذب کنند.

استفاده از تجزیه و تحلیل شغل در کارمندیابی

اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به عنوان راهنمایی برای کارمندیابی مؤثر و تطابق بیشتر با نیازهای شغلی عمل کند. فهم دقیقتر از وظایف و مهارت‌های مورد نیاز، به متولیان منابع انسانی کمک می‌کند تا در کانال های کارمندیابی را متناسب‌تر انتخاب کنند.

استفاده از تجزیه و تحلیل شغل در آموزش

اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای طراحی برنامه‌های آموزشی مؤثر برای کارکنان باشد. شناخت دقیق از وظایف و مهارت‌ها، امکان ارائه آموزش‌های هدفمند را فراهم می‌کند و به افراد اجازه می‌دهد مهارت‌های لازم را برای اجرای وظایف خود توسعه دهند.

استفاده از تجزیه و تحلیل شغل در ارزیابی عملکرد

تجزیه و تحلیل شغل برای مدیران اطلاعاتی دقیق از مسئولیت‌ها و انجام وظایف توسط کارکنان فراهم می‌کند که در ارزیابی عملکرد، می‌توان از این اطلاعات استفاده کرد.

استفاده از تجزیه و تحلیل شغل در جبران خدمات

از نتایج تجزیه و تحلیل شغل در گریدینگ شغلی و تعیین ساختار پرداخت استفاده می‌شود.

 

یک مثال

به عنوان مثال فرض کنید که می‌خواهیم یک کارشناس منابع انسانی جذب کنیم:

برای این کار باید بدانیم این شغل چه وظایفی را بر عهده دارد و همچنین برای عملکرد مطلوب در شغل مورد نظر فرد متقاضی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، بر اساس این مبنا آگهی استخدام را به گونه‌ای تنظیم می‌کنیم که ویژگی‌های شاغل مورد نظر را تعریف نماید و کانال‌های کارمندیابی مناسبی انتخاب نماییم پس از ورود فرد به سازمان هم تجزیه و تحلیل شغل چراغ راه ما در تعیین دوره‌های آموزشی، تعیین سطح پرداخت و پاداش و همچنین شاخص‌های ارزیابی عملکرد می‌باشد.

 

تجزیه و تحلیل شغل چه بخش‌هایی دارد؟

در مورد اجزای یک تجزیه و تحلیل شغل دیدگاه‌های مختلفی وجود دارد، اما یک تجزیه و تحلیل شغل کارآمد می‌بایست حداقل در برگیرنده بخش‌های زیر باشد:

هدف شغل: این شغل برای چه در سازمان ایجاد شده است؟

شرح وظایف و مسئولیت‌ها: این شغل چه وظایفی را شامل می‌شود و چه مسئولیت‌هایی بر عهده‌ این شاغل این شغل است؟

شرایط احراز(تحصیلات، تجربه، ویژگی‌ها): کسی که در این موقعیت شغلی قرار بگیرد باید چه تحصیلاتی داشته باشد؟
آیا به سابقه کار نیاز داریم؟ این سابقه کار در چه حوزه‌هایی مهم است؟

دقت شود در برابر روش‌های سنتی تحلیل شغل، نیمرخ شایستگی یا نمای شغلی روشی برای شناسایی دانش‌ها، مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های لازم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل یا وظیفه است. که در بخش شایستگی‌ها به آن خواهیم پرداخت.

نحوه گزارش دهی: متصدی شغل به چه بخش‌هایی می‌بایست گزارش دهد؟

شایستگی‌ها: برای انجام درست وظایف شغلی به چه شایستگی‌هایی نیاز داریم؟

شرایط محیط کاری: شرایط فیزیکی محیط کار چطور باید باشد؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد: عملکرد موفق در این شغل با چه شاخص‌هایی ارزیابی می‌شود؟

یک نمونه سند تجزیه و تحلیل شغل 

در ادامه یک نمونه سند تجزیه و تحلیل شغل برای شغل نماینده فروش آورده شده است.

سند تجزیه و تحلیل شغل نماینده فروش

عنوان شغل: نماینده فروش
نوع فعالیت: کارمند تمام وقت
واحد سازمانی: فروش
محل فعالیت: تهران

خلاصه‌ی شغل: اطمینان حاصل کردن از اینکه مشتریان فعلی محصولات و خدماتی که نیاز دارند را در اختیار دارند. شناسایی و پیگیری بازارها و مشتریان جدید

 ساختار گزارش‌دهی: مستقیماً به مدیر فروش گزارش می‌دهد.
باید در جلسه فروش سالیانه حضور داشته باشد.

 

وظایف شغلی:تولید لیدها
ایجاد لیست مشتریان
تماس با مشتریان احتمالی و مذاکره با آنها
پیگیری مشتریان بالقوه و مشتریان فعلی
بستن معاملات فروش
حفظ سوابق مشتریان
تهیه و ارائه گزارش‌های فروش هفتگی، ماهیانه و سه ماهه

شرایط احراز کارمند:
تحصیلات: درجه کارشناسی در رشته‌های تجارت، مالی، بازاریابی، اقتصاد یا رشته‌های مرتبط

تجربه: حداقل پنج سال سابقه کار فروش

شایستگی‌ها و مهارت‌ها:

تسلط بر برنامه‌های آفیس
تسلط بر نرم‌افزار CRM
مهارت‌های مشتری مداری و بین‌فردی 
مهارت‌های ارتباطی 

شرایط محیط کار:

نشستن طولانی پشت یک میز
سفر برای ملاقات با مشتریان

شاخص‌های کلیدی موفقیت:

رشد فروش مبتنی بر 10% در سال
رشد نفوذ در کانال بازار به میزان 12% در سال اول
آموزش حداقل یک همکار فروش جوان جدید طی سال اول

 

روش‌های تهیه تجزیه و تحلیل شغل

برای انجام تجزیه و تحلیل شغل روش‌های متعددی نظیر مشاهده، مصاحبه، ثبت جریان کار، فوکس گروپ و نشست متخصصان، پرسشنامه تحلیل شغل (PAQ) و ONET، استفاده می‌شود. که هر سازمان می‌بایست با توجه به شرایط و انتظارات خود روش یا روش‌های مناسب را انتخاب نماید.

در ادامه برخی از این روش‌ها معرفی شده‌اند:

مصاحبه

در مصاحبه حضوری، مصاحبه‌گر اطلاعات مورد نیاز را از کارمند درباره وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های لازم برای انجام شغل به دست می‌آورد. مصاحبه‌گر از سوالات پیش‌تعیین شده استفاده می‌کند و بر اساس پاسخ کارمند، سوالات تکمیلی را نیز مطرح می‌کند. این روش برای شغل‌های حرفه‌ای به خوبی کار می‌کند.

مشاهده

در این روش، کارمندان در حین انجام وظایف شغلی مورد نظر مشاهده می‌شوند و مشاهدات به مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های لازم برای شغل تبدیل می‌شوند. مشاهده نمای جامعی از وظایف روزانه و فعالیت‌های شغلی را ارائه می‌دهد و برای شغل‌های مهارتی مفید است.

پرسشنامه

در این روش افراد سازمان به پرسش‌نامه‌ای درباره وظایف، مهارت‌ها، دانش و وضعیت ضروری برای انجام شغل پاسخ می‌دهند. بخش منابع انسانی پاسخ‌ها را جمع‌آوری کرده و سند تجزیه و تحلیل شغل را منتشر می‌کند. این روش با همکاری کارمندان و مدیران، وظایف و نیازمندی‌های شغل، تولید شده و در تجزیه و تحلیل بسیاری از شغل‌ها موثر است.

تجزیه و تحلیل شغل با روش O*NET

ONET (Occupational Information Network)  شبکه اطلاعات مشاغل است که در ایالات متحده فعالیت می‌کند. ONET به عنوان یک منبع جامع اطلاعات در مورد مشاغل، مهارت‌ها، و ویژگی‌های مختلف مرتبط با بازار کار آمریکا شناخته می‌شود.

O*NET اطلاعات جامع و دقیق در مورد مشاغل مختلف را فراهم می‌کند، از جمله توصیف دانش مورد نیاز، وظایف، ابزارها و نرم‌افزارهایی که فرد در آن موقعیت شغلی باید بر آن‌ها مسلط باشد، مهارت‌های عمومی مثل کار تیمی، حل مساله، ویژگی‌های فضای کار مثل میزان ساعات کاری، آموزش‌های رسمی مرتبط با شغل، علاقمندی‌ها، اصول و ارزش‌های مرتبط با شغل و میزان حقوق متوسط بازار کار.

ONet، یک پایگاه داده جامع است که شامل اطلاعاتی درباره صدها شغل است که کارفرمایان می‌توانند از این منبع برای تهیه شرح وظایف و تعریف مهارت‌ها و عوامل موفقیت خاص شغلی استفاده کنند. 

 

مراحل تجزیه و تحلیل شغل 

در نهایت پیشنهاد من استفاده از ترکیبی از روش‌های بالا و طی کردن مسیر زیر برای برای نوشتن شرح شغل در سازمان است:

  1. تکمیل پرسشنامه توسط شاغل: در این مرحله، شاغل یا کارمند مربوطه پرسشنامه‌ای را تکمیل می‌کند. این پرسشنامه معمولاً شامل سوالاتی در مورد وظایف، مهارت‌ها، نیازمندی‌ها و سایر جنبه‌های مرتبط با شغل است. اطلاعات حاصل از این پرسشنامه به درک تجربیات و دیدگاه‌های شاغل درباره شغل فعلی‌ کمک می‌کند.

  2. برگزاری جلسه مصاحبه مشترک با حضور شاغل و مدیر مستقیم: در این مرحله، اطلاعات حاصل از مرحله قبل جمع بندی شده و یک جلسه مصاحبه بین شاغل و مدیر مستقیم برگزار می‌شود. هدف این جلسه شناسایی اصلی‌ترین جنبه‌های شغل و نیازمندی‌ها از دیدگاه هر دو طرف است که به کامل‌تر شدن اطلاعات حاصل از مرحله قبل کمک می‌کند.
  3. اخذ نظر خبرگان آگاه نسبت به شغل: در این مرحله فرمت اولیه تجزیه و تحلیل شغل آماده شده و در اختیار خبرگان سازمان قرار می‌گیرد و نظر خبرگان و افراد ذی‌صلاح در زمینه مورد نظر جمع‌آوری می‌شود. این افراد ممکن است تجربیات فنی و تخصصی خود را در زمینه شغل مورد بررسی به اشتراک بگذارند و اطلاعات مهمی ارائه کنند.
  4. الگوبرداری از O*NET در این مرحله، ممکن است از اطلاعات O*NET برای مقایسه و تحلیل ویژگی‌ها و نیازمندی‌های شغلی استفاده شود. به عبارت دیگر مدیران منابع انسانی می‌توانند از چارچوب O*NET برای تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل ایده بگیرند.
  5. نوشتن شرح شغل نهایی: با توجه به اطلاعات جمع‌آوری شده از مراحل قبلی، یک شرح شغل نهایی تهیه می‌شود. این شرح شامل جزئیات مهم شغل، وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، نیازمندی‌ها و سایر جنبه‌های مرتبط با شغل است که یک نمونه از آن در بخش‌های قبلی این مقاله به اشتراک گذاشته شد.

دقت شود تجزیه و تحلیل شغل باید وضعیت فعلی انجام شغل را گزارش کند، نه آن چه که در گذشته انجام شده یا آن چه در آینده باید انجام شود یا در سازمان‌های مشابه انجام می‌شود.

چه کسی تجزیه و تحلیل شغل را انجام می‌دهد؟

در تجزیه و تحلیل شغل، ممکن است متخصصان منابع انسانی، کارکنان، مدیران یا تحلیلگران شغلی یا مشاوران حرفه‌ای و متخصص وظایف شغلی نقش داشته باشند. این بستگی به هدف و رویکرد سازمان به تجزیه و تحلیل شغل دارد.

نکته‌ای که بعنوان متولیان منابع انسانی در سازمان‌ها می‌بایست به آن توجه کنیم این است که تجزیه و تحلیل شغل را به عنوان کاری کم ارزش به بی‌تجربه‌ترین افراد در حوزه منابع انسانی واگذار نکنیم(اتفاقی که بسیار شایع است!)

زیرا تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیت‌‌های مدیر منابع انسانی مطرح است. در صورتی که این زیر بنا را درست طراحی و اجرا کنیم می‌‌توانیم انتظار داشته باشیم سایر فرآیندهای منابع انسانی نظیر جذب، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و … بر پایه مناسبی سوار خواهند شد.

 

منابع:

https://www.shrm.org/

https://www.aihr.com/

مدیریت منابع انسانی پیشرفته طراحی ، تجزیه و تحلیل ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل/ آرین قلی پور

تجارب شخصی نویسنده(سونیا جلالی) در حرفه مشاوره مدیریت منابع انسانی

اگر نیاز به توسعه دانش و مهارت خود در زمینه تجزیه و تحلیل شغل دارید دوره آموزشی تجزیه و تحلیل شغل برای شما مفید خواهد بود.