معرفی فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی

اگر فرصت مطالعه این مقاله را ندارید، میتوانید وویس زیر را از سرکار خانم سونیا جلالی بشنوید (مدت زمان 6:00)

برنامه‌ریزی نیروی انسانی یکی از استراتژیک‌ترین اقدامات مدیریت منابع انسانی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تعداد و کیفیت نیروی کار مورد نیاز خود را پیش‌بینی و برای تامین آن برنامه‌ریزی کنند.

به عبارت دیگر برنامه‌ریزی نیروی انسانی تضمین می‌کند که افراد مناسب با شایستگی و توانمندی مناسب و در زمان مناسب در عناوین شغلی مورد نیاز سازمان قرار می‌گیرند.

تعریف و اهمیت برنامه‌ریزی منابع انسانی 

برنامه‌ریزی منابع انسانی یعنی سازمان ما در آینده به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد و این نیازها را از چه منابعی باید تامین کند؟

برنامه‌ریزی منابع انسانی یکی از فرآیندهای اصلی مدیریت منابع انسانی در سازمان است که به عنوان پیش نیاز فرآیند جذب و استخدام اهمیت بسیاری دارد که البته متاسفانه در بسیاری موارد مغفول می‌ماند.

این برنامه‌ریزی مجموعه تلاش‌ها، تحلیل‌ها و تدابیری است که کمک می‌کند، تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف، برنامه‌ها، چالش‌ها و قوت و ضعفهای سازمان از یک سو و روند(نرخ) خروج از خدمت کارکنان سازمان(که به دلایل مختلف مثل استعفا، بازنشستگی، اخراج، از کارافتادگی و … اتفاق می‌افتد) داریم، نیاز سازمان به نیروی انسانی برای ماه‌ها و سال‌ها آینده برآورد و تعیین شود.

برنامه‌ریزی منابع انسانی قرار است به این سوال پاسخ دهد:
سازمان ما در آینده به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد و این نیازها را از چه منابعی باید تامین کند؟

برنامه‌‌ریزی منابع انسانی در سازمان

برنامه‌ریزی نیروی انسانی در یک سازمان بر 2 پایه اصلی استوار است که عبارت است از:

برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی

تحلیل عرضه منابع انسانی

تحلیل عرضه منابع انسانی شامل تعداد کارکنان موجود، مهارت‌ها و قابلیت‌هایی آن‌ها، استعدادها و آمادگی آن‌ها برای جابجایی افقی و عمودی و اطلاعاتی از این قبیل است.
در تحلیل عرضه منابع انسانی، داشتن یک نظام اطلاعاتی دقیق و جامع می‌تواند موثر و مفید باشد به کمک اطلاعات و گزارشات تولیدی چنین نظامی است که می‌توانیم بدانیم

تعداد کارکنان موجود چه اندازه است؟

آن ها در حال حاضر چه می‌کنند؟ چه مهارت‌ها و دانشی دارند؟

تا چه اندازه از آمادگی (تمایل و توانایی) لازم برای جابجایی برخوردارند؟

چه استعدادهایی دارند و برای انجام چه حجم و یا چه سطح جدیدی از مشاغل و نقش‌ها مناسبند؟

تحلیل تقاضای منابع انسانی

تحلیل تقاضای منابع انسانی، نیازهای آتی سازمان به تعداد بیشتری از کارکنان و مهارت‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز را تعیین می‌کند.

در تحلیل تقاضای نیروی انسانی باید از منابع اطلاعاتی محتلفی کمک بگیریم. اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان، برنامه‌های سازمان برای کاهش یا گسترش حد و مرز کسب و کار برای مثال تصمیم برای ایجاد خطوط تولید جدید یا متوقف کردن برخی خطوط تولید) و استراتژی‌های سازمان در استفاده از تکنولوژی و… از جمله این منابع اطلاعاتی هستند همچنین می‌توان برای این پیش بینی از روش‌های کمی مثل نرخ روند و یا روش‌های کیفی مثل استفاده از نظر خبرگان استفاده کرد.

استراتژی مدیریت برنامه‌ریزی منابع انسانی

بعد از برآورد عرضه و تقاضای نیروی انسانی و مقایسه آن ها با یکدیگر یکی از دو حالت زیر اتفاق می‌افتد:

1- سازمان با مازاد نیروی انسانی مواجه است

مثلا وقتی سازمان در حال کوچک سازی، کاستن از تولید و فروش و یا ثابت نگه داشتن ابعاد فعالیت خود است و هم زمان در حال بهره‌گیری از تکنولوژی‌های سرمایه بر هم هست. در چنین صورتی باید از طریق متوقف کردن استخدام‌ها، برکنار کردن کارکنان پاره وقت یا موقتی، تشویق بازنشستگی‌های پیش از موعد قانونی و… مازاد نیروی انسانی را مدیریت کرد.

2- سازمان با کمبود نیروی انسانی مواجه است

مثلا وقتی سازمان در حال توسعه بازار و افزودن بر دامنه فعالیت‌های خود است و تعداد قابل توجهی از کارکنانش را نیز به دلیل رسیدن به سن بازنشستگی از دست داده یا در حال از دست دادن آن‌هاست در چنین شرایطی باید به شیوه‌های مختلف به تامین این نیاز و برطرف کردن این کمبود پرداخت.
برخی از رایج‌ترین روش‌هایی که به این منظور بکار گرفته می شود عبارتند از:

استخدام کارکنان جدید
فراخوان مجدد کارکنانی که اخیر از سازمان جدا شدند.
افزودن موقت بر ساعات کار و افزایش اضافه کاری‌ها
کاستن از مرخصی‌ها
واگذاری بخشی از کار به پیمانکاران واجد شرایط
آموزش کارکنان موجود
افزودن بر بهره وری و…

فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی وقتی کامل می‌شود که علاوه بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان حاوی اطلاعات دقیقی در مورد دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروی انسانی هم باشد، یعنی علاوه بر کمیت، کیفیت را نیز لحاظ نماید. و همچنین حاوی اطلاعات دقیقی درباره بازار کار هدف باشد.

مراحل برنامه‌ریزی منابع انسانی

1- تعیین اهداف سازمان

موفقیت در برنامه‌ریزی نیروی انسانی به ارتباط آن با اهداف کسب و کار بستگی دارد، بنابراین باید تعیین کنید که سازمان در آینده به چه می‌خواهد دست‌ یابد و چگونه قصد دارد این هدف را محقق کند و نقش تلاش‌های نیروی انسانی در این موفقیت چیست.  بهترین حالت این است که منابع انسانی به طور نزدیک با مدیریت همکاری کند و درک واضحی از هدف هر حوزه از شرکت داشته باشد. بعد از شناختن این موضوع، می‌توانید تعیین کنید که نیروی انسانی چگونه به تأمین این نیازها پاسخ خواهد داد. 

2- ارزیابی وضعیت فعلی منابع انسانی(تحلیل عرضه)

قبل از تعریف برنامه‌های آینده، باید وضعیت کنونی نیروی کار سازمان را ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کنید. آیا تعداد مناسبی از کارکنان با تجربه دارید؟ کدام مهارت‌ها در چه سطحی در کادر فعلی شما وجود دارد؟ برای انجام این ارزیابی، باید به موارد زیر توجه کنید:

تعداد کل کارمندان شما چیست؟

چند نفر در هر بخش شاغل هستند؟

چند نفر در هر پست شغلی مشغول به کار هستند؟

آموزش، مهارت‌ها، توانمندی‌های کارکنان شما چیست؟

کارکنان در ارزیابی عملکرد چه جایگاهی دارند؟

چند نفر در حال نزدیک شدن به بازنشستگی هستند؟

3-پیش‌بینی نیازهای آینده نیروی انسانی(تحلیل تقاضا)

پیش‌بینی تقاضا مرحله حیاتی در فرآیند برنامه‌ریزی نیروی انسانی است. با در نظر گرفتن اهداف آینده سازمان و وضعیت فعلی عرضه، تقاضای کارکنان واجد شرایط را تخمین بزنید. پیش‌بینی تقاضا شامل تعیین تعداد افراد و سطح دانش و مهارت مورد نیاز می‌شود. برای انجام این پیش‌بینی، از داده‌های داخلی و روندهای بازار و صنعت استفاده کنید.

حتماً عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

محصولات یا خدمات جدید در آینده

 جای خالی پیش‌بینی شده کارکنان و نرخ خروج و بازنشستگی

پیشرفت‌های فناوری و اتوماسیون

4- تجزیه و تحلیل شکاف بین وضع موجود و مطلوب

تجزیه و تحلیل شکاف به شما امکان می‌دهد تا تعداد و سطح مهارت کارکنان کنونی را با آنچه برای دستیابی به اهداف سازمان لازم است مقایسه کنید. 

پس از اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی، شما باید تعیین کنید که آیا این برنامه نتایج مطلوب را به همراه دارد یا خیر. ارزیابی کنید که تا چه حد برنامه به شما در اجرای استراتژی سازمانی و دستیابی به اهداف در حوزه‌هایی مانند بهره‌وری، نگهداشت کارکنان و رضایت آن‌ها کمک می‌کند.  

مدل‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی

مدل تجزیه و تحلیل روند

این روش در برنامه‌ریزی نیروی انسانی به تحلیل روند‌ها و تجربه‌های گذشته می‌پردازد. از اطلاعات و داده‌های مربوط به تاریخچه نیروی کار سازمان در دوره‌های گذشته استفاده می‌شود تا الگوها و روندهای نیاز به نیروی کار در آینده شناسایی شوند. مثلا روند نیاز به نیروی انسانی در 5 سال گذشته بررسی شده و بر اساس این تحلیل، نیروی انسانی مورد نیاز آینده سازمان برآورد می‌شود.

مدل تجزیه و تحلیل نسبت

تحلیل نسبت در برنامه‌ریزی نیروی انسانی به معنای تحلیل ارتباط و نسبت‌ بین عوامل مختلف است که ممکن است بر تقاضای نیروی انسانی تأثیر بگذارند. این تحلیل ممکن است بر اساس داده‌ها و اطلاعاتی که در دسترس هستند، انجام شود. برای مثال: تحلیل نسبت بین حجم فروش و تعداد فروشندگان می‌تواند مشخص کند که سازمان با افزایش یا کاهش حجم فروش به چه تعداد فروشنده نیاز دارد.

یک نمونه برنامه‌ریزی منابع انسانی

در ادامه می‌توانید یک نمونه برنامه‌ریزی منابع انسانی را که بر اساس مراحل بالا شکل گرفته است، مشاهده کنید.

 

عوامل موثر بر برنامه‌ریزی منابع انسانی

  • استراتژی‌های کلان سازمان با برنامه‌ریزی نیروی انسانی هماهنگ باشند.
  • شناخت و درک عمیق از نیازهای سازمان در آینده
  •  هماهنگی برنامه‌ریزی نیروی انسانی با بخش‌های مختلف سازمان مثل استخدام
  •  بهره‌گیری از فناوری‌های نوین برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها به منظور پیش‌بینی و برنامه‌ریزی نیروی انسانی.
  • توجه به چالش‌ها و تغییرات پیش روی سازمان مثل تغییر اندازه و محصولات سازمان
  • توانایی سازمان در سازگاری با تغییرات ناگهانی و انعطاف‌پذیری در اجرای برنامه‌ریزی نیروی انسانی.

جمع‌بندی

برنامه‌­ریزی منابع انسانی نقشه راهی برای درک مهارت‌های مورد نیاز و چگونگی کسب آن توسط کسب و کار را فراهم می‌کند. برنامه‌های کارآمد منابع انسانی مبتنی بر تجزیه و تحلیل دقیق منابع فعلی، پیش‌بینی نیازهای آینده، شناسایی شکاف‌ها و تدوین استراتژی‌هایی برای پر کردن این شکاف‌ها و همسو کردن نیازهای استعدادها با اهداف تجاری است.

یادتان باشد برنامه ریزی منابع انسانی یک تمرین یکباره نیست. این طرح باید به طور منظم بررسی و به روز شود و منابع انسانی باید از اجرای آن اطمینان حاصل کند.

 منابع:

twww.aihr.com/blog/human-resource-planning-process

شرکت‌های موفق جهان چگونه استخدام می‌کنند؟/ دکتر بهزاد ابوالعلایی

مدیریت منابع انسانی/ گری دسلر