چگونه بعد از مصاحبه استخدامی بازخورد دهیم؟+مثال

فرایند مصاحبه می‌تواند برای بسیاری از کاندیداهای شغل عصبانی‌کننده، آسیب‌زا و یا حتی ترسناک باشد و ما با بازخورد ندادن طی مراحل مختلف مصاحبه و ارزیابی، این فرایند را با تنش بیشتری برای متقاضیان استخدام پیش می‌بریم.

بازخورد مصاحبه یک عنصر حیاتی و در عین حال کمیاب در فرایند جذب و استخدام است. در کارگاه‌های آموزشی مصاحبه‌گری حرفه‌ای، شرکت‌کنندگان همواره از من می‌پرسند که چگونه بعد از هر مرحله از مصاحبه استخدامی به متقاضیان استخدام، بازخورد دهیم؟

در این مقاله قصد دارم ضمن تشریح اهمیت این موضوع مثال‌هایی از بازخورد سازنده در فرایند مصاحبه استخدامی را با شما به اشتراک بگذارم.

بازخورد مصاحبه چیست؟

بازخورد مصاحبه نوعی بازخورد است که به یک متقاضی پس از پایان مصاحبه با شرکت شما ارائه می‌شود. ارائه بازخورد مصاحبه اثربحش، برای برند کارفرمایی و شهرت کلی شرکت، می‌تواند مفید باشد.

با این حال، اغلب بازخورد مصاحبه به دلیل زمان‌بر و دشوار بودن آن، ارائه نمی‌شود. به گونه‌ای که تنها حدود 7% از متقاضیان، تماس تلفنی در مورد رد شدن مصاحبه دریافت می‌کنند. اما اگر بازخورد به درستی انجام شود، می‌تواند بسیار مفید باشد. متقاضیان استخدام می‌توانند از آن یاد بگیرند و شانس موفقیت خود در مصاحبه‌های شغلی آینده را بهبود ببخشند.

اهمیت بازخورد مصاحبه

بازخورد سازنده می‌تواند به متقاضیان استخدام کمک کند تا در مرحله بعدی مصاحبه خود احساس قدرتمندی و اعتماد بیشتری داشته باشند. حتی اگر نتوانسته‌اند به شغل رویایی خود دست پیدا کنند، به آنها کمک می‌کند تا به تجربه خود ساختار بدهند و کاندیدای قوی‌تری در مرحله بعدی باشند.

به همین دلیل 91 درصد از کاندیداها به طور قاطعانه بازخورد را ترجیح می‌دهند و معتقدند این بازخورد می‌تواند به آنها کمک کند تا شغل بعدی خود را بدست آورند.

از سوی دیگر برند کارفرمایی شما یک جزء حیاتی در حفظ روابط خوب بین شرکت شما، کارمندان بالقوه و کارمندان فعلی است. فرایند مصاحبه برای هر کاندیدایی بخشی از چرخه تجربه کارکنان است. بر اساس گزارش لینکدین، 52 درصد از داوطلبانی که بازخورد مصاحبه دریافت کردند، احتمال برقراری رابطه با شرکت در آینده را دارند.

انواع مختلف بازخورد مصاحبه

بازخورد غیرسازنده

بازخورد غیرسازنده به بهبود عملکرد مصاحبه کاندیدا کمک نمی‌کند. به طور کلی، بازخورد غیرسازنده ممکن است بسیار منفی، بی‌فایده یا نامفهوم باشد. به عنوان مثال، ممکن است شامل بازخوردی باشد که به عملکرد کاندیدا مرتبط نباشد یا انتقاد شخصی که به شغل مرتبط نیست.

بازخورد سازنده

یک نمونه از بازخورد خوب، بازخورد سازنده است. بازخورد سازنده به این هدف می‌پردازد که کاندیدا را در بهبود عملکردش در مصاحبه‌ها حمایت کند. این نوع بازخورد، راهکارها و مشاوره‌های عملی و خاصی را برای متقاضیان در مصاحبه‌های بعدی ارائه می‌دهد.

نمونه‌هایی از بازخورد مصاحبه

1- بازخورد مصاحبه به متقاضیان در طول فرآیند ارزیابی و مصاحبه

مصاحبه‌های غربالگری مثل مصاحبه تلفنی، یک مرحله اولیه ارزیابی است. مصاحبه‌های غربالگری کاندیداهای مناسب و شایسته را قبل از مصاحبه اصلی انتخاب می‌کند، برای بازخورد دادن در هر مرحله از غربالگری:

چه بگویید؟

*از کاندیداها برای وقتی که صرف کردند، سپاسگزاری کنید. درخواست شغل، ویرایش رزومه و انجام مصاحبه تلفنی زمان‌بر است. به کاندیدا اعلام کنید که برای زمانشان ارزش قائلید.

*به کاندیداهایی که به مرحله بعد رفتند، بازخورد مثبت مصاحبه را ارائه دهید، با برجسته کردن اینکه متقاضی چه چیزهایی را در مصاحبه درست انجام داده است یا چه قدر مناسب برای مرحله اولیه فرآیند مصاحبه است.

*به آنها اطلاع دهید که این مرحله اولیه فرآیند مصاحبه است و آنها هنوز باید از مراحل بیشتری عبور کنند.

*اطلاعات مربوطه را در مورد نحوه آماده شدن برای مصاحبه اصلی ارائه دهید. به عنوان مثال، هرگونه اطلاعاتی در مورد شرکت که برای کاندیدا مفید باشد یا مروری بر فرآیند مصاحبه پیش‌رو

مثال

“ما فکر می‌کنیم که تخصص شما با آنچه ما به دنبال آن هستیم در یک راستاست و تمایل داریم شما را به مرحله بعدی مصاحبه دعوت کنیم. این مرحله شامل یک فعالیت است که قبل از مصاحبه با مدیر استخدامی و رئیس تیم باید تکمیل شود. در صورت موفقیت در این مرحله، مصاحبه نهایی با رئیس دپارتمان برگزار خواهد شد.”

چه نگویید؟

*اگر در این مرحله موفق شده‌اند، نگذارید متقاضی فکر کند که شغل را به دست آورده است. روشن و واضح باشید و به آنها بگویید که هنوز باید مصاحبه اصلی را تکمیل کنند.

*اگر در این مرحله ناموفق شدند، نباید خیلی منفی باشید. آنها را تشویق کنید که در صورت وجود شغل دیگر مناسب، مجدداً درخواست دهند.

2- بازخورد مصاحبه به متقاضیان ناموفق

ارائه بازخورد مصاحبه به متقاضیان ناموفق می‌تواند وظیفه‌ای مهیب باشد. در ادامه چند راهکار برای این موقعیت آمده است.

چه بگویید؟

*روشن و صریح باشید و به آنها بگویید که شغل را به دست نیاورده‌اند. اما همچنین نکات مثبتی مانند موفقیت در رسیدن به مرحله مصاحبه را نیز منتقل کنید.

*برای آنها موفقیت در جستجوی شغل را آرزو کنید و بگویید که اگر تمایل داشته باشند، می‌توانند برای یک نقش دیگر دوباره درخواست دهند.

*نمونه‌های ملموسی از جایی که می‌توانند در مصاحبه بهبود بخشند، ارائه دهید و از بازخورد عمومی مانند نداشتن “انگیزه” یا “ارتباطات” خودداری کنید.

*در صورتی که فکر می‌کنید مهارت‌هایشان برای این نقش مناسب نیست به آنها اطلاع دهید که و اگر امکانش وجود دارد، آنها را به نوعی از شغل‌ها که به نظر شما مناسب هستند، هدایت کنید.

 مثال

“از زمانی که برای درخواست این نقش گذاشتید، قدردانی می‌کنیم. متأسفانه در حال حاضر با ارزیابی که انجام دادیم موقعیت شغلی مد نظر ما با تخصص و توانمندی شما منطبق نگردید.
با این حال، ما فکر می‌کنیم که شما یک کاندیدای عالی برای [X] هستید و توصیه می‌کنیم در صورت وجود شغل مربوطه درخواست دهید.”

“از زمانی که برای مصاحبه اولیه گذاشتید سپاسگزاریم. متاسفانه قادر به همکاری با شما در این موقعیت شغلی نیستیم. تمایل، شما به یادگیری و رشد، تحسین‌برانگیز است و این به شما در پیشرفت حرفه‌ای کمک خواهد کرد. اما ما نیاز به یک فرد با تجربه‌ی مشخصتر در [مهارت مورد نیاز] برای این نقش داریم. برایتان در مسیر حرفه‌ای پیش رو بهترین‌ها را آرزومندیم”

“از زمانی که برای مصاحبه اولیه گذاشتید سپاسگزاریم. متاسفانه قادر به همکاری با شما در این موقعیت شغلی نیستیم. پیش زمینه تحصیلی شما برای این نقش بسیار عالی است، اما شما تجربه کاری مورد نیاز ما را ندارید. احتمالاً مفید خواهد بود که قبل از دوباره اقدام برای درخواست یک شغل مشابه، تعدادی کارآموزی در این حوزه را امتحان کنید.”

چه نگویید؟

*از ارائه بازخورد بدون ساختار خودداری کنید. از هر موضوعی که با عملکرد واقعی آنها مربوط نیست، دوری کنید.

*به نقص مهارت‌های فنی یا توانایی‌هایشان برای کار در نقش انتقاد نکنید.

*درباره رزومه‌شان یا دلایل درخواست شغلی منفی نباشید.

3- بازخورد مصاحبه به متقاضیان موفق

سرانجام کاندیدای ایده‌آل خود را پیدا کرده و آماده اعلام خبر خوب به آنها هستید. در ادامه تعدادی نکته برای اعلام نتیجه به متقاضی موفق آمده است.

چه بگویید؟

*بیان کنید تایید شده‌اند و برخی از نکات عالی که در مصاحبه یا فرایند ارزیابی آنها برجسته شده را بیان کنید.

*همچنین بازخورد سازنده ارائه دهید. با وجود موفقیت آنها، هنوز هم مهارت‌هایی است که باید توسعه یابد و این می‌تواند فرصتی باشد تا نقاط ضعف آنها را مشخص کرده و نحوه کمک به پشتیبانی و توسعه آنها را بیان کنید.

مثال

“با خرسندی به شما اعلام می‌کنیم که در مصاحبه پذیرفته شده‌اید و این شغل را به دست آورده‌اید. ما از نحوه‌ای که دانش تخصصی خود را در جلسه ارائه به ما نشان دادید، بسیار تحت تأثیر قرار گرفتیم. ارتباط شما واضح، مختصر و مبتنی بر دانش بود. همچنین خوشحالیم که می‌بینیم شما به خوبی با فرهنگ شرکت سازگار خواهید بود. انتظار داریم که به راحتی با تیم هماهنگ شوید، زیرا ارزش‌های ما به طور قابل توجهی مشابه است.”

چه نگویید؟

*ابهام برانگیز نباشید. از ابتدا به آنها اطلاع دهید که برای شغل مورد نظر پذیرفته شده‌اند و به چه دلیلی.

*به آنها بازخورد در مورد اینکه چرا شغل را گرفته‌اند و چه مهارت‌های برجسته‌ای دارند بدهید.

جمع بندی

با رعایت رهنمودهای بالا، می‌توانیم یک قالب ساده برای بازخورد مصاحبه ایجاد کنیم که هر مصاحبه‌گری بتواند از آن استفاده کند. در اصل، بازخورد مصاحبه شما باید شامل موارد زیر باشد:

تصمیم واضح: آغاز بازخورد مصاحبه شما باید تصمیم را روشن سازد. برای هرچه تصمیمی که می‌گیرید، باید روشن و مطمئن باشید، نیازی نیست تا تا آخر بازخورد، کاندیدا را درباره تصمیم در تاریکی نگه دارید.

دلیل تصمیم: پس از تصمیم نهایی، باید توضیح دهید چه چیزی منجر به آن تصمیم شده است. در اینجا، می‌توانید مزایا و معایبی را که باعث انتخاب یا عدم انتخاب کاندیدا شده‌اند، بررسی کنید. می‌توانید نقاط قوتی را که باعث اعتماد به نفس شما در انتخاب آنها شده است، برجسته کنید.

پیشنهادات مربوطه: در پایان بازخورد مصاحبه خود، می‌توانید پیشنهادهایی ارائه دهید تا به کاندیدا در رشد کمک کنید. می‌تواند در قالب توصیه‌ها یا ایده‌هایی باشد که آنها می‌توانند بررسی کنند؛ کلید اینجاست که رشد آنها را تسریع کنید.

و در نهایت تلاش کنید که بازخورد خود را در مدت زمان کوتاه پس از مصاحبه ارائه دهید و دقیق و بی‌ابهام باشید. این نوع ارتباط صادقانه و واضح می‌تواند به شما به عنوان یک حرفه‌ای مدیریت منابع انسانی کمک کند تا رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد برقرار کنید و برند کارفرمایی سازمان خود را بهبود بخشید.

اگر به توسعه مهارت‌های مصاحبه گری خود علاقمند هستید دوره آموزشی مصاحبه گری حرفه‌ای برای شما مفید خواهد بود.

منابع

https://www.aihr.com/blog/interview-feedback-examples/

https://www.personio.com/hr-lexicon/interview-feedback-examples/

https://www.betterup.com/blog/interview-feedback

دانش و تجربیات شخصی نویسنده

نویسنده: سونیا جلالی