فیلم یک جلسه ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد یکی از سخت‌ترین و چالشی‌ترین وظایف مدیریتی است.

تحقیقات مرسر نشان می‌دهد که هر مدیر به طور متوسط 200 ساعت در سال را صرف ارزیابی عملکرد می‌نماید. مواردی مثل پر کردن فرم‌ها، برگزاری جلسات، ارائه بازخورد به کارکنان و … اما با این وجود نتایج چندان رضایت بخش نیست و همچنان 72 درصد سازمان‌ها معتقدند که فرایندهای مدیریت عملکرد آن‌ها موثر نیستند.

از سوی دیگر کارکنان هم از جلسات ارزیابی عملکرد که فقط به آن‌ها گفته می‌شود کجاها درست کار نمی‌کنند متنفرند.

در این ویدئو یک جلسه ارزیابی عملکرد غیر اثربخش را مشاهده می‌کنید. ویدئو را مشاهده کرده و در ادامه مقاله، پیشنهاداتی برای برگزاری اثربخش‌تر جلسات ارزیابی عملکرد را مطالعه کنید.

فیلم جلسه ارزیابی

ایرادات سیستم ارزیابی عملکرد

ما معمولا برای طراحی سیستم ارزیابی عملکرد یک تعداد فرم طراحی می‌کنیم و در اختیار مدیران قرار می‌دهیم و از آن‌ها می‌خواهیم جلسات ارزیابی را برگزار و فرم‌های ارزیابی را تکمیل کنند. بدون این که به آن‌ها در خصوص چرایی این فرایند و نقش بسیار کلیدی‌شان در توسعه عملکرد کارکنان، آموزش‌های کافی را بدهیم. نتیجه چنین رویکردی می‌شود برگزاری جلسات ارزیابی عملکرد ظاهری و بی‌فایده شبیه آن چیزی که در فیلم مشاهده کردید و خروجی آن بی‌اعتمادی نسبت به سیستم مدیریت عملکرد کارکنان است.

نکته قابل توجه این است که زمانی که این سیستم کار نمی‌کند و باعث کاهش بازدهی، بدبینی و آسیب به اعضای تیم می‌شود سعی می‌کنیم روش و فرم‌های جدیدی را جایگزین فرم‌های قدیمی ارزیابی کنیم. احساس می‌کنیم با تغییر مدل ارزیابی عملکرد مساله ناکارآمدی این فرایند حل خواهد شد، غافل از این که ارزیابی عملکرد فراتر از فرم‌ها و رویه‌ها، به مهارت‌های ارزیابی و مربی‌گری مدیران سازمان‌ها بستگی دارد.

درون مایه چگونگی مدیریت عملکرد افراد که مهارتی ضروری برای همه مدیران است، به جای تکیه کردن بر ارزیابی‌های عددی و تکمیل فرم‌ها، ساختن فضای اعتماد بین مدیران و کارکنان از طریق برگزاری یک گفتگوی صریح و شفاف، آزادانه و مبتنی بر صداقت است.

اگر به این موضوع علاقمند هستید مقاله مدیریت عملکرد سنتی موثر نیست را هم مطالعه کنید.

در ادامه پیشنهاداتی برای اثربخشی بیشتر جلسات ارزیابی عملکرد پیشنهاد شده است.

پیشنهاداتی برای بهبود جلسات ارزیابی عملکرد

1-پیش از جلسه ارزیابی عملکرد به طور کامل آمادگی کسب کنید. به طور مثال قبل از برگزاری جلسه به فرد اطلاع رسانی کنید و زمان مفیدی(حداقل یک ساعت) را به جلسه اختصاص دهید.

2- با فرد در مورد هدف جلسه و خروجی آن صحبت کنید و نگرانی‌های وی را برطرف نمایید.

3- محیطی غیر رسمی که در آن تبادل نظر کامل، صریح اما دوستانه اتفاق بیفتد فراهم کنید.

4- همه مدارک مربوط به جنبه‌های مثبت و منفی عملکرد فرد را جمع آوری کرده و برای آن شواهد و مصداق‌های روشن داشته باشید.

5- برای ارائه بازخورد به شکل اثر بخش در جنبه‌های مثبت و منفی عملکرد، چهارچوب و مدل داشته باشید.

برای آگاهی از نحوه ارائه بازخورد اثربخش، مقاله معرفی مدل IDEA در ارائه بازخورد به کارکنان را مطالعه کنید.

6- از فرد بخواهید خود ارزیابی از عملکرد خود، طی دوره گذشته ارائه دهد.

7- طی جلسه فرصتی را برای بحث آزاد در خصوص عملکرد فرد و نیازهای توسعه‌ای او فراهم کنید و تمرکز جلسه بر اهداف و اقدامات بهبود در آینده باشد.

8- آموزش و توسعه‌ای که فرد برای انجام کارش یا توسعه مسیر شغلی‌ش نیاز دارد را مشخص کنید.

9- اگر کارمند توانمند است و آمادگی پذیرش مسئولیت‌های بیشتری را دارد، در مورد حوزه‌های مسئولیتی جدید با وی گفتگو کنید.

10- انتظارات و اهداف آتی خود را به صورت دقیق مطرح کنید و اجازه دهید کارمند هم انتظاراتش را طرح کند.

11- مسائل، موانع و نگرانی‌های کارمند را در مسیر بهبود عملکرد بشنوید و اقدامات لازم را برای حل آن طراحی کنید.

سخن آخر

در انتها فراموش نکنیم مدیریت عملکرد یک فرایند مبتنی بر تعامل، بین مدیران و افراد تیم است. جوهره چگونگی مدیریت عملکرد، مهارتی که همه مدیران به آن نیاز دارند، وابستگی به ارزیابی، رتبه بندی، برگزاری جلسات بازخورد عملکرد صوری و تکمیل فرم‌های ارزیابی عملکرد نیست. بلکه توانایی ایجاد نوعی اعتماد است که در آن صداقت، احترام متقابل، بازخورد پیوسته و دوطرفه به منظور رشد و توسعه عملکرد کارکنان وجود دارد.

نویسنده: سونیا جلالی

منبع: دانش و تجربیات شخصی نویسنده