ساختار سازمانی چیست و چطور طراحی می‌شود؟

هر کسب‌وکاری، خواه آگاهانه طراحی شده باشد یا به‌مرور زمان شکل گرفته باشد، دارای یک ساختار سازمانی است. ساختاری که انتخاب می‌شود، بر موفقیت سازمان در اجرای استراتژی‌ها و اهدافش تأثیر می‌گذارد بنابراین با افزایش تعداد کارکنان و پیچیده‌تر شدن فرآیندهای کاری، ضروری است که سازمان‌ها ساختار خود را به‌طور هدفمند مدیریت کنند. در این مقاله، به بررسی مفهوم ساختار سازمانی پرداخته، انواع مختلف آن را معرفی کرده و مراحل طراحی آن را بررسی می‌کنیم.

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی(Organizational Structure) مجموعه‌ای از اصول و روابط است که وظایف، مسئولیت‌ها، روابط و فرآیندهای ارتباطی درون سازمان را به‌طور منظم و منطقی سازمان‌دهی می‌کند. هدف اصلی ساختار سازمانی، استفاده بهینه از منابع انسانی، مالی و فیزیکی برای تحقق اهداف و استراتژی‌های سازمانی است. این ساختار شامل تعیین جایگاه‌های شغلی، تقسیم وظایف و روابط سلسله‌مراتبی است. سازمان‌های بزرگ معمولاً ساختارهای پیچیده‌تری دارند، در حالی که سازمان‌های کوچک‌تر ممکن است ساختار مسطح‌تری داشته باشند. در دنیای امروزی، ساختار سازمانی باید قابلیت انطباق با تغییرات محیطی و استراتژیک را داشته باشد. بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه با پیشرفت فناوری و در پی نیاز به انعطاف‌پذیری بیشتر، به سمت ساختارهای چابک‌تر حرکت می‌کنند تا بتوانند سریع‌تر به تغییرات بازار پاسخ دهند و کارایی خود را افزایش دهند.

چگونه می‌توان یک ساختار مناسب و کارآمد برای سازمان ایجاد کرد؟

1. شناخت اهداف و استراتژی‌های سازمان 

برای طراحی یک ساختار سازمانی مؤثر، نخستین قدم شناخت دقیق اهداف و استراتژی‌های سازمان است. این اهداف باید به‌طور واضح مشخص شوند تا ساختار سازمانی بتواند به بهترین شکل از آن‌ها پشتیبانی کند. این مرحله شامل بررسی موارد زیر است:

• مأموریت و چشم‌انداز سازمان: مأموریت مشخص می‌کند که سازمان برای چه هدفی وجود دارد و چشم‌انداز تعیین می‌کند که در آینده چه جایگاهی خواهد داشت. این دو عامل تأثیر زیادی در شکل‌گیری ساختار دارند.
• اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت: اهداف کوتاه‌مدت به اقدامات اجرایی فوری اشاره دارند، در حالی که اهداف بلندمدت برنامه‌های استراتژیک سازمان برای رشد و توسعه هستند.
• استراتژی‌های کسب‌وکار: این استراتژی‌ها روش‌هایی هستند که سازمان برای دستیابی به اهداف خود انتخاب می‌کند. نوع استراتژی تعیین می‌کند که آیا ساختار سازمانی باید انعطاف‌پذیر، مقیاس‌پذیر یا پیچیده باشد.

این موارد تعیین می‌کنند که سازمان به چه نوع ساختاری نیاز دارد. برای مثال، اگر سازمان به دنبال نوآوری و توسعه سریع است، یک ساختار مسطح و چابک مناسب خواهد بود، در حالی که سازمان‌های بزرگ‌تر با فرآیندهای پیچیده، به ساختار سلسله‌مراتبی نیاز دارند و با شناخت دقیق این موارد، می‌توان ساختاری را طراحی کرد که همسو با اهداف و استراتژی‌های سازمان باشد.

2. تحلیل فرآیندهای سازمانی

پس از مشخص کردن اهداف و استراتژی‌های سازمان، گام بعدی تحلیل و شناسایی فرآیندهای کلیدی است که برای دستیابی به این اهداف ضروری هستند. این فرآیندها عبارتند از:

• فعالیت‌های اصلی و جانبی سازمان: شناسایی و تفکیک فعالیت‌های اصلی که مستقیماً بر تحقق اهداف استراتژیک سازمان تأثیر دارند و همچنین فعالیت‌های جانبی که ممکن است در پشتیبانی و تسهیل فرآیندهای اصلی ایفای نقش کنند. این تفکیک باعث می‌شود تا تمرکز سازمان بر فعالیت‌های کلیدی بیشتر شود و منابع به‌درستی تخصیص یابد.
• نحوه ارتباط بین تیم‌ها و واحدهای مختلف: تحلیل چگونگی تعامل و هماهنگی میان تیم‌ها و دپارتمان‌های مختلف سازمان بسیار حائز اهمیت است. درک این روابط کمک می‌کند تا مسیرهای ارتباطی بهینه، هماهنگی بین واحدها و تبادل اطلاعات به‌طور مؤثرتر انجام شود. این فرآیندها نقش بسزایی در بهبود سرعت پاسخ‌دهی و هم‌راستایی اهداف دارند.
• فرآیندهای تصمیم‌گیری و سطوح اختیار: تعیین فرآیندهای تصمیم‌گیری و سطح اختیارات در سازمان، به ویژه در سطوح مختلف مدیریتی، به سازمان کمک می‌کند تا میزان تمرکز و عدم تمرکز در فرآیندها را درک کند. برای مثال، در ساختارهای متمرکز، تصمیم‌گیری بیشتر در سطوح بالای مدیریتی انجام می‌شود، در حالی که در ساختارهای غیرمتمرکز، اختیار بیشتری به مدیران میانه‌و پایین‌دست داده می‌شود.

شناخت دقیق این فرآیندها باعث می‌شود که سازمان به‌درستی نیازهای خود از نظر هماهنگی، تمرکز و انعطاف‌پذیری را تشخیص دهد و ساختاری مؤثرتر طراحی کند که به سرعت تغییرات و چالش‌های محیطی پاسخ دهد.

3. انتخاب نوع ساختار سازمانی

برای انتخاب نوع ساختار سازمانی، ابتدا باید نیازهای خاص سازمان مورد بررسی قرار گیرد. انواع مختلف ساختارهای سازمانی وجود دارند که بسته به شرایط، اهداف و ویژگی‌های سازمان می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. در اینجا به اصلی‌ترین و شناخته‌شده‌ترین ساختارهای سازمانی رایج اشاره می‌شود:

• ساختار وظیفه‌ای (Functional Structure): در این ساختار، سازمان بر اساس وظایف تخصصی مختلف مانند بازاریابی، منابع انسانی، مالی و تولید تقسیم‌بندی می‌شود. هر دپارتمان مسئول انجام وظایف خاص خود است. این نوع ساختار برای سازمان‌هایی که فعالیت‌های استاندارد و پایداری دارند، بسیار مناسب است.

• ساختار بخشی (Divisional Structure): در این مدل، سازمان به بخش‌هایی تقسیم می‌شود که هر بخش مسئولیت خاصی را به‌طور مستقل بر عهده دارد، مانند محصولات، بازار یا منطقه جغرافیایی خاص. این ساختار برای سازمان‌های بزرگ و پیچیده مناسب است که فعالیت‌های متنوع دارند و به بخش‌بندی نیاز دارند.

• ساختار ماتریسی (Matrix Structure): این مدل ترکیبی از ساختارهای وظیفه‌ای و بخشی است. کارکنان ممکن است به دو مدیر مختلف گزارش دهند؛ یکی بر اساس تخصص و دیگری بر اساس پروژه. این نوع ساختار در سازمان‌هایی که نیاز به انعطاف‌پذیری بالا دارند و پروژه‌محور هستند، بسیار کاربردی است.

• ساختار مسطح (Flatarchy Structure): در این ساختار، سازمان دارای سطوح مدیریتی کمتری است و تصمیم‌گیری‌ها به کارکنان نزدیک‌تر می‌شود. این ساختار برای استارتاپ‌ها و سازمان‌های نوپا مناسب است که نیاز به سرعت و چابکی دارند. کارکنان در این نوع ساختار آزادی عمل بیشتری دارند.

• ساختار شبکه‌ای (Network Structure): در این ساختار، سازمان عمدتاً از چندین سازمان مستقل یا شرکا برای انجام فعالیت‌ها استفاده می‌کند. به‌جای کنترل مستقیم بر تمام فرآیندها، سازمان از ارتباطات خارجی بهره‌برداری می‌کند. این مدل برای شرکت‌هایی که نیاز به انعطاف‌پذیری بالا و منابع مشترک دارند، مناسب است.

• ساختار تیمی (Team-based Structure): در این مدل، سازمان بر اساس تیم‌های مستقل و خودگردان کار می‌کند. هر تیم مسئولیت‌های مشخصی دارد و تصمیمات به‌طور مشترک گرفته می‌شود. این نوع ساختار معمولاً در سازمان‌های پروژه‌محور و نوآورانه استفاده می‌شود که نیاز به همکاری نزدیک بین اعضا دارند.

• ساختار متمرکز و غیرمتمرکز (Centralized vs Decentralized Structure): در ساختار متمرکز، تصمیم‌گیری‌ها در سطوح بالای سازمان انجام می‌شود، در حالی که در ساختار غیرمتمرکز، اختیار تصمیم‌گیری به سطوح پایین‌تر واگذار می‌شود. انتخاب بین این دو ساختار بستگی به نیاز به کنترل یا انعطاف‌پذیری در سازمان دارد.

• ساختار پروژه‌ای (Project-based Structure): در این ساختار، سازمان به‌طور کامل حول پروژه‌ها سازمان‌دهی می‌شود. هر پروژه دارای تیم‌های اختصاصی است که به آن پروژه اختصاص داده می‌شوند و پس از پایان پروژه، تیم‌ها به پروژه‌های دیگر منتقل می‌شوند. این مدل برای سازمان‌هایی که تمرکز اصلی آنها بر روی انجام پروژه‌های متنوع است، مناسب است.

• ساختار چابک (Agile Structure): ساختار چابک بر اساس اصولی است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به سرعت و به‌طور مداوم به تغییرات محیطی و نیازهای بازار پاسخ دهند. این نوع ساختار معمولاً در سازمان‌های فناوری و استارتاپ‌های نوآورانه استفاده می‌شود که نیاز به انعطاف‌پذیری و تغییرات سریع دارند.

4. عناصر و اجزای مؤثر در طراحی ساختار سازمانی

در این مرحله، باید به طور مؤثر از عناصر کلیدی مانند تخصص کار، دپارتمان‌سازی، زنجیره فرماندهی، محدوده کنترل، تمرکز و عدم تمرکز، و رسمیت در طراحی ساختار سازمانی استفاده شود. این عناصر به گونه‌ای عمل می‌کنند که هم‌راستایی ساختار با اهداف سازمانی و نیازهای اجرایی سازمان را تضمین کنند.

• تخصص کار: به معنای این است که هر فرد در سازمان باید مسئول انجام یک نوع خاص از کار باشد که به مهارت‌های او مرتبط است. این کار باعث می‌شود وظایف به‌طور مؤثر و کارآمد انجام شوند.
• دپارتمان‌سازی: سازمان به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر کدام مسئولیت خاص خود را دارند. این تقسیم‌بندی به سازمان کمک می‌کند تا در پاسخ‌گویی سریع‌تر و مؤثرتر به نیازها و تغییرات عمل کند.
• زنجیره فرماندهی: این ساختار مشخص می‌کند که چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد. در ساختارهای مسطح، این زنجیره کوتاه‌تر و ساده‌تر است تا ارتباطات سریع‌تر و مستقیم‌تر انجام شود.
• محدوده کنترل: به تعداد افرادی اشاره دارد که یک مدیر می‌تواند به‌طور مؤثر آنها را مدیریت کند. در ساختارهای مسطح، معمولاً این محدوده وسیع‌تر است، زیرا مدیران معمولاً مسئول تیم‌های کوچکتری هستند.
• تمرکز و عدم تمرکز: تمرکز یعنی تصمیمات در سطوح بالا اتخاذ می‌شود، در حالی که عدم تمرکز به این معنا است که مدیران در سطوح پایین‌تر نیز اختیار تصمیم‌گیری دارند. در ساختارهای مدرن و چابک، تمایل به عدم تمرکز بیشتر است، زیرا این به سازمان‌ها انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد.
• رسمی‌سازی: به قواعد و رویه‌های مشخص در سازمان اشاره دارد. هرچه رسمی‌تر باشد، قوانین و دستورالعمل‌ها دقیق‌تر و الزامی‌تر هستند. در ساختارهای سریع‌تر و مسطح، رسمیت معمولاً کمتر است تا انعطاف‌پذیری بیشتری ایجاد شود.

استفاده صحیح از این عناصر به‌طور همزمان می‌تواند به‌طور چشمگیری به تسهیل فرآیندها و افزایش پاسخگویی سریع در برابر تغییرات محیطی کمک کند.

5. ارزیابی و اصلاح مستمر ساختار سازمانی

ساختار سازمانی باید به‌طور مداوم با تغییرات محیطی، تکنولوژیکی و بازار به‌روزرسانی شود تا سازمان بتواند به‌سرعت و به‌طور مؤثر به نیازها و چالش‌های جدید پاسخ دهد. این بازنگری‌های منظم به سازمان کمک می‌کند تا همواره در مسیر رقابت و نوآوری پیشرو باشد و از انطباق با شرایط جدید اطمینان حاصل کند.

• بازبینی دوره‌ای ساختار سازمانی: سازمان‌ها باید به‌طور منظم ساختار خود را بررسی کنند تا از هم‌راستایی آن با اهداف و استراتژی‌های تغییر یافته اطمینان حاصل کنند.
• دریافت بازخورد از کارکنان و مدیران: جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات از کارکنان و مدیران به شناسایی نقاط قوت و ضعف ساختار کمک می‌کند تا اصلاحات لازم اعمال شود.
• استفاده از فناوری‌های جدید: فناوری‌های نوین می‌توانند فرآیندهای مدیریتی و ارتباطی را بهبود بخشیده و به سازمان کمک کنند تا سریع‌تر و کارآمدتر به تغییرات پاسخ دهد.

این مقاله را هم مطالعه کنید: داشبورد منابع انسانی چیست و چطور ساخته می‌شود+ نمونه

رویکردهای جدید در طراحی ساختار سازمانی

مفاهیم Fitter, Flatter, Faster, Finer به‌عنوان رویکردهایی جدید در طراحی ساختارهای سازمانی معرفی شده‌اند که هدف آن‌ها افزایش چابکی و کارایی سازمان‌ها است. این رویکردها عمدتاً به کاهش پیچیدگی‌ها، تسهیل در فرآیند تصمیم‌گیری و بهبود پاسخ‌گویی سازمان‌ها به تغییرات محیطی متمرکز هستند. این مفاهیم به‌ویژه توسط McKinsey & Company مورد بررسی قرار گرفته‌اند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به‌طور مؤثر و سریع‌تری به تغییرات بازار و شرایط رقابتی واکنش نشان دهند.

• Fitter: ساختار باید کاملاً با استراتژی و اهداف سازمان هماهنگ باشد تا سازمان بتواند به ‌طور مؤثر و کارآمد به اهداف خود دست یابد.
• Flatter: ساختار باید ساده و بدون سلسله‌ مراتب پیچیده باشد تا ارتباطات داخلی را تسهیل کرده و از پیچیدگی ‌های غیرضروری جلوگیری کند.
• Faster: ساختار باید به سازمان این امکان را بدهد که به سرعت تصمیم‌گیری کند و پاسخ‌گویی سریع‌ تری به تغییرات محیطی و داخلی داشته باشد.
• Finer: ساختار باید دقیق، شفاف و منظم باشد تا وظایف و مسئولیت‌ها به ‌طور واضح و مشخص تقسیم شده و کارکردهای سازمانی به درستی تعریف شوند.

این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ساختارهای ساده‌تر، فرآیندهای تصمیم‌گیری سریع‌تر و توان رقابتی بالاتری داشته باشند.

سخن پایانی

در نهایت، طراحی یک ساختار سازمانی مناسب و مؤثر، کلید موفقیت در پاسخ‌گویی به چالش‌های پیچیده دنیای کسب‌وکار امروزی است. انتخاب ساختار سازمانی باید با اهداف استراتژیک و نیازهای سازمان هم‌راستا باشد تا بتواند منابع را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و سرعت پاسخ‌گویی به تغییرات محیطی را افزایش دهد. این امر به سازمان کمک می‌کند که علاوه بر حفظ کارایی در شرایط فعلی، برای مقابله با تحولات آینده نیز آماده باشد. به همین دلیل، ساختار سازمانی باید به‌طور مداوم ارزیابی و در صورت لزوم بازبینی شود تا همواره با شرایط متغیر محیطی و استراتژیک هم‌خوانی داشته باشد و به سازمان کمک کند در مسیر رشد و نوآوری پیشرو باقی بماند.

منابع 

مدیریت منابع انسانی پیشرفته ، طراحی ساختار سازمانی / دکتر آرین قلی پور

https://www.investopedia.com/terms/o/organizational-structure.asp

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/organizing-for-the-future-nine-keys-to-becoming-a-future-ready-company

https://www.aihr.com/hr-glossary/

نویسنده: امیرحسین کاظمی