انواع مصاحبه در مدیریت منابع انسانی(راهنمای جامع)

خودمان مصاحبه را انجام می‌دهیم، کاری نداره که، چهارتا سواله که می‌پرسیم، با یک نگاه می‌فهمم طرف چند چنده و ….

احتمالا این جملات را شنیده‌اید یا در آینده خواهید شنید و یا حتی شاید خودتان گفته باشید. وقتی صحبت از مصاحبه می‌شود خیلی از همکاران‌تان در سازمان این گونه حرف‌ها را می‌زنند اما در واقعیت چه چیزی وجود دارد؟ شاید مصاحبه به ظاهر یک گفت و گوی ساده باشد که در خیلی از زمان‌ها و توسط مصاحبه‌کننده این گفت و گو محور بودن هم رعایت نمی‌شود. مصاحبه به ذات خودش یک کند و کاو و یک جست و جو از طریق گفت و گو است. مصاحبه‌گری پرسیدن سوالات تکراری و روتین نیست و نیاز به دانش زیاد و تجربه عمیق دارد. در این مقاله در مورد انواع مصاحبه صحبت خواهیم کرد.

مصاحبه چیست؟

مصاحبه شغلی مکالمه‌ای است دو طرفه بین کارفرمای احتمالی و متقاضی کار. در طول مصاحبه کارفرما صلاحیت، شایستگی، توانایی و تناسب عمومی‌ فرد را با شغل و فرهنگ سازمان مورد ارزیابی قرار می‌دهد. از آن طرف متقاضی شغل سعی می‌کند بیشتر کارفرما و سازمان را بشناسد تا بتواند یک انتخاب صحیح داشته باشد.

دسته بندی مصاحبه

مصاحبه سبک‌های مختلفی دارد که این سبک‌ها را می‌توان در سه دسته بندی عمده ذیل قرار داد.

مصاحبه ساختاریافته structured interview

یک مصاحبه ساختاریافته معمولاً رسمی ‌و سازماندهی شده است. مصاحبه‌کننده که سبک ساختارمندتری دارد، معمولاً با سؤالی که به عنوان سؤال «یخ‌شکن» شناخته می‌شود، شروع می‌کند. سوالات یخ شکن برای آرام کردن فضا قبل از پرسیدن سوالات جدی‌تر استفاده می‌شود. ممکن است در خصوص آب و هوا باشد یا در مورد ترافیک. بعد مصاحبه کننده چند دقیقه در مورد شرکت صحبت خواهد کرد. ممکن است از فرهنگ، محیط، ماموریت و … بگوید. بعد روند مصاحبه بر مبنای ساختار خاصی پیش می‌رود. این نوع مصاحبه کاملا رسمی ‌و ساختارمند است. در نهایت مصاحبه کننده می‌خواهد اگر متقاضی سوالی یا ابهامی ‌دارد بپرسید و یا عنوان کند. مصاحبه ساختار یافته مصاحبه‌ای است که در تحقیقات و نظرسنجی‌های مختلف از آن استفاده می‌شود و هدف اصلی اطمینان از این مورد است که هر مصاحبه دقیقا با همان سوال‌ها برگزار گردد. مصاحبه‌های ساختاریافته روشی موثر برای ارزیابی کاندیداها از نظر تناسب شغلی، غلبه بر محدودیت‌ها و سوگیری‌های مصاحبه‌های سنتی است. تحقیقات نشان می‌دهد که مصاحبه‌ها قابلیت اطمینان محدودی در پیش‌بینی عملکرد حین کار دارند. بنابراین، با اتخاذ یک رویکرد ساختاریافته، مدیران می‌توانند تعصب شخصی را کاهش دهند و تصمیمات استخدام منصفانه‌تری اتخاذ کنند.

 مصاحبه بدون ساختار Unstructured interview

مصاحبه کننده علاقه‌مند است که از شما بشنود، بنابراین ممکن است سوالات مختلف و متفاوتی از شما بپرسند. محاوره‌ای است و لحن کمتر رسمی ‌دارد. یک مکالمه عادی است. بسیاری از کاندیدها این سبک آرام را ترجیح می‌دهند. اما کارفرمایان این فضا را گاهی برای راحتی شرایط به وجود می‌آورند تا کاندید خود واقعی، خود را نشان دهد. در این نوع مصاحبه باید دوستانه رفتار کنید ولی حرفه‌ای بودن و اهداف خود را فراموش نکنید. این یک گفت و گوی معمولی است ولی باید در زمان این گفت و گو به مهارت‌ها و شایستگی‌های کاندید پی ببرید. این نوع مصاحبه به دلیل نداشتن هدف خاصی جزو گزینه‌های مناسب برای مصاحبه محسوب نمی‌گردد و شما را به نتیجه مطلوب نمی‌رساند.

 نیمه ساختاریافته Semi-structured interview

مصاحبه نیمه ساختاریافته یک روش گردآوری داده است که شامل پرسیدن مجموعه‌ای از سؤالات باز و پیگیری آنها با سؤالات تحقیقی برای بررسی بیشتر پاسخ آنها و موضوع مورد علاقه است. مصاحبه‌های نیمه ساختاریافته به شما این امکان را می‌دهد که بر روی موضوع مورد علاقه متمرکز شوید و در عین حال این اختیار را به شما می‌دهد تا ایده‌های مرتبطی را که ممکن است در طول مصاحبه مطرح شود را بررسی کنید.

این مقاله را هم مطالعه کنید: چگونه مصاحبه کنیم؟ (راهنمای مصاحبه کاری) (+ویدیو)

انواع مصاحبه

مصاحبه غربالگری Screening Interviews

مصاحبه غربالگری مرحله اولیه فرآیند استخدام است که متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا تعداد زیادی از نامزدها را ارزیابی کنند و تعیین کنند که آیا حداقل شرایط لازم برای این موقعیت را دارند یا خیر. غربالگری معمولا بین 15 تا 30 دقیقه است. این مصاحبه در ابتدای فرآیند استخدام به دلایل ذیل انجام می‌گردد:

• همسو بودن انتظارات متقاضی و کارفرما. (حقوق و مزایا، سمت شغلی، محل شرکت، همکاران، تجربه و مهارت کاری و …)
•  کاندید واجد شرایط شغل باشد.
• کاندید همسو با فرهنگ سازمان باشد.

مصاحبه غربالگری عمدتا به چهار شیوه برگزار می‌گردد:

1. مصاحبه غربالگری تلفنی A phone screening interview

برای محدود کردن بسیاری از افراد بسیار عالی است. روشی راحت و بدون دردسر است. زمان کمتری می‌برد و استرس کمتری دارد. اما اشکال آن این است که شما نمی‌توانید افراد را ببینید و این فقدان مشاهده زبان بدن است. به دلیل کمبود زمان یخ شکن وجود ندارد. افراد شاید در شرایط مناسب نباشند و این باعث می‌شود افراد پاسخ‌های درست ندهند. از سوی دیگر شما چون تنها صدای طرف مقابل را می‌شنوید دچار سوگیری‌های مختلف مصاحبه نخواهید شد.

2. مصاحبه ویدئویی A video screening interview

دو نوع مصاحبه ویدئویی وجود دارد. به صورت آنلاین و آفلاین. آنلاین اجازه می‌دهد شما زبان بدن فرد را مشاهده کنید. از مصاحبه تلفنی رسمی‌تر است و نسبت به مصاحبه حضوری زمان و رسمیت کمتری دارد. آفلاین به صورت یک طرفه است که داوطلبان به سوالات از پیش تعیین شده پاسخ می‌دهند. مصاحبه آنلاین می‌تواند با قطعی و کندی اینترنت همراه باشد.

3. پرسشنامه A questionnaire screening interview

پرسشنامه‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا تعداد زیادی از کاندیداها را بدون نیاز به صحبت با هر فرد جداگانه بررسی کنند. کافی است سوالاتی در خصوص فرهنگ، مهارت‌ها، شایستگی و … از افراد بپرسید. سازمان‌های نوآور و پیشگام از ربات برای این کار استفاده می‌کنند. در این نوع مصاحبه نمی‌توان متوجه صداقت افراد شد و هیچ تعاملی نیز وجود ندارد.

4. مصاحبه غربالگری فنی A technical screening interview

مصاحبه غربالگری فنی به طور خاص برای ارزیابی مهارت‌ها و دانش فنی یک نامزد در یک زمینه یا صنعت خاص استفاده می‌شود. مانند توسعه دهندگان نرم افزار، مهندسان و …. در خصوص رابطه مهارت‌های فنی، تجربه و دانش افراد است. در این مصاحبه ممکن است در لحظه یک چالش به فرد ارائه شود.

 مصاحبه پنل Panel interview

مصاحبه پنلی به نوعی از مصاحبه اشاره دارد که شامل یک متقاضی و چند مصاحبه کننده است. که مصاحبه‌کنندگان اغلب شامل مدیر و سرپرست استخدام و مدیر یا سرپرست تیم درخواست کننده نیرو می‌شود. در این نوع مصاحبه، هر یک از اعضای میزگرد مجموعه‌ای از سوالات را می‌پرسند که ممکن است مربوط به زمینه‌های مختلف باشد. حتی مواردی وجود دارد که فقط یک نفر از پنل مصاحبه را انجام می‌دهد در حالی که دیگران مشاهده می‌کنند. مصاحبه پنل می‌تواند به یک مصاحبه استرس تبدیل شود زیرا نامزد را تحت فشار قرار می‌دهد. تعداد نفرات مصاحبه پنل را فرد (ترجیحا 3 نفر) در نظر بگیرید، زیرا در زمان ارزیابی می‌توانید راحت‌تر بررسی و رای گیری نمائید و پیشنهاد می‌شود میز مصاحبه پنل را گرد انتخاب کنید، زیرا هم استرس کاندید را کم می‌کند و هم همسانی را تداعی می‌کند.
بزرگترین مزایای مصاحبه پنل این است که امکان انجام یک مصاحبه به جای چند مصاحبه یک به یک را فراهم می‌کند. زیرا افراد می‌تواند همان پاسخی را که از طرف نامزد داده می‌شود بشنود در حالی که فرصتی برای پرسیدن سؤالات مرتبط با شرایط خود دارند. زمان‌بندی مصاحبه‌های پنل معمولا آسان‌تر و سریع‌تر از مصاحبه‌های فردی است. از نظر هزینه به صرفه‌تر است. این مصاحبه از سوگیری تا حد بالایی جلوگیری خواهد کرد.

مصاحبه رفتاری Behavioral Interviewing Model

مصاحبه رفتاری از چالشی ترین مصاحبه‌ها است. این مصاحبه بر این نظریه مبتنی است که تجربیات گذشته به جای موقعیت‌های فرضی، شاخص بهتری برای رفتار آینده است. به جای اینکه یک کارفرما از شما بپرسد که چگونه با موقعیت‌های خاص کنار می‌آیید؟ از شما می‌پرسد که چگونه موقعیت‌ها را مدیریت کردید؟ نمونه‌های خاص مهم است. در این نوع مصاحبه اهمیت سکوت و تفکر کاندید بسیار بالا است. یکی از تکنیک‌های رایج این مصاحبه تکنیک STAR است Situation -Task- Action- Result.

مصاحبه گروهی Group interview

مصاحبه گروهی زمانی است که یک کارمند یا تیمی ‌از کارمندان با چندین نامزد به طور همزمان مصاحبه می‌کنند. مصاحبه‌های گروهی بیشتر در صنایعی مانند خدمات غذایی، مهمان نوازی و خرده فروشی رایج است. مصاحبه‌های گروهی کارآمد هستند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند با چندین نامزد به طور همزمان مصاحبه کنند و در نتیجه باعث صرفه‌جویی در ساعات کار می‌شود. مصاحبه‌های گروهی به شما نشان می‌دهد که چه کسی تحت استرس و فشار عملکرد خوبی دارد.

مصاحبه سنتی Traditional Interview

این مصاحبه‌ای است که عمدتاً بر روی کشف و تعیین نحوه عملکرد کاندید تمرکز دارد. در یک مصاحبه سنتی از نامزد شغل یک سری سوال پرسیده می‌شود و عموما به صورت یک به یک است. سوالات این مصاحبه در اینترنت به راحتی قابل جست و جو است و این شاید باعث شود کاندید جواب‌های آماده ارائه دهد. سوالات متداول آن این است:
– در مورد خودتان به من بگویید.
– 5 سال بعد خودت را کجا می‌بینی؟
– بهترین شغلی که تا به حال داشته اید را توصیف کنید.
– یک رئیس خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
– چرا باید شما را استخدام کنیم؟
– یک دوست خوب شما را چگونه توصیف می‌کند؟
– آیا تا به حال اخراج یا مجبور به استعفا شده اید؟
– چرا شما می‌خواهید برای این شرکت کار کنید؟
– نقاط قوت شما چیست؟ نقاط ضعف؟
– چرا شغل فعلی خود را ترک می‌کنید؟

این مقاله را هم مطالعه کنید: سوالات مصاحبه استخدامی : ۲۱ سوال رایج به همراه پاسخ آنها

مصاحبه موردی Case Interview

مصاحبه موردی نوعی مصاحبه شغلی است که در آن داوطلب باید یک سناریوی تجاری مشکل ساز “مطالعه موردی” را تجزیه و تحلیل و حل کند. برای شبیه سازی وضعیت در محل کار و برای یافتن اینکه آیا داوطلب مربوطه مهارت‌های تحلیلی و ارتباطی لازم برای این حرفه را دارد یا خیر استفاده می‌شود. مطالعه موردی اغلب براساس مشکلی است که مصاحبه کننده در زندگی واقعی روی آن کار کرده است. هنگام تلاش برای نزدیک شدن به نتیجه گیری مصاحبه شونده باید فعال باشد و چگونگی رسیدن به جواب از خود جواب مهم‌تر است. مصاحبه‌های موردی همیشه بخشی از مصاحبه‌های مشاوره مدیریت، هئیت مدیره، مدیرعامل و اصطلاحا مدیران ارشد بوده است. امروزه، بازاریابی، استراتژی، عملیات یا موقعیت‌های خرده‌فروشی نیز تمایل به استفاده از قالب‌های مشابه دارند، زیرا ابزاری عالی برای بررسی مهارت‌های کمی ‌و کیفی متقاضی هستند. این به مصاحبه‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا بینش عمیق‌تری در مورد نحوه معرفی خود به عنوان نامزد دریافت کنند و اطلاعات محدودی را که به شما داده می‌شود به کار گیرند. مهارت‌های مورد نیاز در خصوص مصاحبه موردی: مهارت حل مسئله، خلاقیت و مهارت‌های کسب و کار، ساختار ذهنی، مهارت ریاضی و محاسبات، مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های تصمیم گیری، مهارت‌های تحلیلی و ….

این مقاله را هم مطالعه کنید: موردکاوی در مصاحبه چیست؟ (+نمونه)

 مصاحبه استرس Stress interview

مصاحبه استرس برای قرار دادن متقاضیان تحت تنش شدید استفاده می‌شود. آنها قصد دارند ظرفیت شما را برای فکر کردن ارزیابی کنند و واکنش شما در شرایط دردسرساز و سایر شرایط را مشاهده نمایند. این نوع مصاحبه اغلب برای شغل‌‌های استرس‌زا استفاده خواهد شد. شغل‌هایی مانند: آتش‌نشان، کارشناسان و مدیران فروش سازمانی و به صورت کلی تیم فروش، مهندس تعمیر و نگهداری، کارگر ساختمانی، راننده، دستیار مدیر عامل، کارشناس مرکز تماس یا پشتیبانی و …. این شرایط می‌تواند شامل مواردی این چنینی باشد:
– منتظر گذاشتن بیش از اندازه کاندید.
– راه اندازی یک درگیری در زمان انتظار کاندید.
– عدم تمرکز و بی ادبی مصاحبه کننده در زمان مصاحبه.
– و شرایطی این چنینی که شما را از حالت عادی خارج می‌کند.
استفاده از این مصاحبه توصیه نمی‌شود و در صورت استفاده مصاحبه‌کننده‌ها در انتهای مصاحبه استرس باید برای ایجاد یک برند کارفرمایی خوب و تجربه کاندیدا شرایط و هدف را به کارجو توضیح دهند.

مصاحبه شایستگی‌محور Competency-based

مصاحبه‌های شایستگی محور از سؤالاتی استفاده می‌کنند که هدفشان این است که بفهمند شما چگونه از مهارت‌های خود در تجربه قبلی استفاده کرده‌اید و چگونه با مشکلات، وظایف و چالش‌ها برخورد می‌کنید. این سوالات رفتاری نیز نامیده می‌شوند و اغلب در مصاحبه‌های اول استفاده می‌شوند.

مصاحبه ویدئویی ساختار یافته Video Conferencing Interview

مصاحبه ویدئو کنفرانس نوعی کنفرانس آنلاین است که نامزدها را با افرادی که در مکان‌های مختلف هستند ارتباط می‌دهد. این هزینه‌های سفر و سایر هزینه‌ها را به حداقل می‌رساند. مصاحبه ویدئو کنفرانس درست مانند هر مصاحبه چهره به چهره دیگری است. این در راحتی فرد مقابل، زمان و هزینه صرفه جویی خواهد کرد.

مصاحبه فنی Technical interviews

مصاحبه‌های فنی بخشی از فرآیند استخدام برای متخصصان فنی است: این یک فرآیند بسیار متمرکز و دقیق است که مهارت‌های فنی و توانایی‌های حل مسئله را ارزیابی می‌کند. هدف از مصاحبه این است که ببینند چگونه با مشکلات دنیای واقعی برخورد می‌کنید، مانند مشکلاتی که ممکن است پس از استخدام با آنها روبرو شوید. به‌عنوان یک متقاضی، احتمالاً با برخی از سؤالات استاندارد مصاحبه فنی از دسته‌های مختلف مواجه خواهید شد.

مصاحبه ناهار Lunch interview

مصاحبه‌های ناهار معمولاً در یک مکان عمومی‌ مانند رستوران یا کافه انجام می‌شود. اگرچه این نوع مصاحبه کمی ‌غیرمتعارف است، اما به مصاحبه کننده این فرصت را می‌دهد که شخصیت و مهارت‌های اجتماعی شما را بهتر بشناسد. آن‌ها از مصاحبه‌های ناهار استفاده می‌کنند تا ببینند چگونه می‌توانید در یک محیط معمولی رفتار کنید. این نوع مصاحبه اغلب برای افرادی استفاده می‌شود که در شغلشان نیاز به مذاکره با افراد مختلف از فرهنگ‌های مختلف دارند.

 مصاحبه موقعیتی Situational interviews

مصاحبه کننده یک موقعیت فرضی را مطرح می‌کند و از داوطلب انتظار می‌رود که توضیح دهد که چگونه با این موقعیت برخورد خواهد کرد. برای مثال، می‌توان از نامزدی که برای شغل فروش درخواست می‌کند، درخواست کرد که فروش کالایی را نشان دهد که در آن مصاحبه‌گر ممکن است به عنوان یک مشتری ظاهر شود. (مانند همان مثال معروف: این خودکار را به من بفروش.)

نکات پایانی

مصاحبه انواع مختلف دارد که شما بنا به شرایط سازمان خود می‌توانید از آن‌ها بهرمند شوید. هر کدام از این مصاحبه‌ها در شرایط مختلف به شما کمک خواهد کرد ولی در نهایت هدف همه‌شان یک مورد است:
تناسب کاندید با شغل و فرهنگ سازمانی‌تان.
این مهم‌ترین مورد است و در طول مصاحبه باید به هدف اصلی فکر کنید. در کنار مصاحبه می‌توانید از آزمون‌ها و پروژه‌های مختلف نیز استفاده کنید. ولی به یاد داشته باشید همچنان مصاحبه بهترین راه برای شناخت کارجو است.
مصاحبه اولین برخورد فرد به صورت رسمی ‌با سازمان شما است و باید تمام تلاش خود را به کار گیرید تا برند کارفرمایی خوب و تجربه کاندید خوبی از خود به جا بگذارید. فراموش نکنید که کارجو هم در حال ارزیابی شما به عنوان کارفرمای احتمالی آینده است. باید به گونه‌ای برخورد کنید تا وی تجربه خوبی بدست آورد و در صورت ارائه پیشنهاد شغلی حاضر به همکاری با سازمان شما باشد.

اگر در حال حاضر در حوزه جذب و استخدام مشغول به کار هستید و یا آینده حرفه‌ای خود را در این حوزه ترسیم کرده‌اید دوره آموزشی جذب و استخدام و مصاحبه‌گری حرفه‌ای به شما دانش و مهارت لازم برای ایفای نقش به عنوان متخصص جذب و استخدام را می‌دهد.

منابع

• کتاب حرفه‌ای مصاحبه کنید/دکتر اکبر عیدی/سازمان مدیریت صنعتی
• کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی/گری دسلر/دفتر پژوهشهای فرهنگی
• کتاب مدیریت منابع انسانی/دکتر اسفندیار سعادت/سازمان سمت
• تجربیات شخصی نویسنده مقاله
• https://www.aihr.com/blog/interview-guide/
• https://www.aihr.com/blog/comparing-interview-formats/
• https://www.linkedin.com/pulse/types-interview-styles-jena-vargas-mba-cmr-pcr/
• https://www.aihr.com/blog/screening-interview https://www.talentlyft.com/en/resources/what-is-panel-interview/

نویسنده: میثاق خوش‌خوی